Masterdata uitwisseling op de Belgische markt

Hoe gaat een kmo met zijn masterdata aan de slag en welke rol is daarin weggelegd voor GS1? We vroegen het aan Luc Pieters, die bij peperkoekproducent Vondelmolen administratief en financieel verantwoordelijke is.

Hoe pakt uw bedrijf de uitdaging van masterdata aan?

Sinds vorig jaar hebben wij een nieuwe ERP-toepassing (LISA), waarin wij alle productdata groeperen. Aangezien wij veelal met laaggeschoolde werknemers werken, hebben wij naast de masterdata in ons systeem ook een database met beelden om de mensen op de werkvloer van meer noodzakelijke informatie te kunnen voorzien. Ik denk daarbij aan productfoto's, de stapelwijze van kartons op paletten, labels enzovoort.

GS1 Data Checker

Helpt de GS1 Data Checker goed bij het databeheer?

De Data Checker is een noodzaak. De ingebrachte gegevens worden telkens met de realiteit vergeleken. Je moet je dat praktisch voorstellen: tussen het moment waarop je gegevens op verpakkingen wijzigt, en de ingebruikname van de verpakking in de markt, zitten meestal enkele maanden. De Data Checker countert het risico dat we data nog moeten aanpassen op het moment dat we de nieuwe verpakking in gebruik nemen.

Gebruikt u de GS1 Data Checker-scores ook intern?

Ja, meteen nadat we de behaalde score meegedeeld krijgen, zetten we de nodige stappen om de data aan te passen. In de beginfase gaf de upload van onze productfoto's enkele problemen, waardoor we niet meteen een groene score kregen. Een regelmatige controle van de gegevens blijft trouwens sowieso noodzakelijk.

GDSN-platform

Via welk platform brengen jullie de gegevens in?

Wij werken met het GDSN-platform (Global Data Synchronisation Network van GS1), dat de gegevens automatisch doorstuurt naar trustbox. Tot nu toe geeft die werkwijze zeker voldoening. In GDSN werken wij met een upload via Excel, vermits het aantal referenties bij ons beperkt is (minder dan vijftig producten). Vanuit de markt hebben wij nog geen signalen ontvangen van consumenten of gebruikers die via trustbox informatie over onze producten hebben opgehaald.

Wat kan GS1 nog doen in functie van datakwaliteit?

De rol van GS1 bestaat erin de database up-to-date te houden, de benodigde extra infovelden constant aan te passen, de content regelmatig te checken, en de gebruikers en de markt over nieuwe trends te blijven adviseren. Onlangs hebben wij onze productfoto's opgeladen en een van onze mensen heeft het GS1-webinar gevolgd over technische specificaties en standaarden van die uploads, kwestie van de kwaliteit te waarborgen.