Een PDF mailen is nog geen echte e-facturatie

Ondernemingen die facturen maken aan de federale overheid kunnen deze sinds 1 juli jl. elektronisch bezorgen. Daarmee wil de Ministerraad de verzending van papieren facturen terugdringen. Vanaf 1 januari 2020 zal de federale overheid trouwens alleen nog elektronische facturen aanvaarden. Tegen die datum wil ook de Europese Commissie van de elektronische facturatie de meest verspreide facturatievorm maken. Dit zou op zes jaar tijd een besparing van ongeveer 243 miljard euro opleveren. “E-facturatie zal van de grond komen van zodra er een gebruiksvriendelijk standaardplatform is, dat niet te duur is”, stelt Luc Vanhoutte, penningmeester van het Beroepsinstituut van erkende Boekhouders en Fiscalisten.

De Dienst Administratieve Vereenvoudiging heeft berekend dat het versturen van een papieren factuur gemiddeld 4,44 euro kost. Een gemailde factuur kost gemiddeld 2,02 euro. De grootste besparing realiseert u met een factuur die u via een digitaal platform verstuurt. Zo’n factuur kost gemiddeld slechts 1,20 euro.

Luc Vanhoutte: “Echte e-facturatie wil zeggen dat een factuur toekomt als digitaal bestand en onmiddellijk en automatisch ingelezen wordt in uw boekhoudprogramma. Op dat vlak staan we in ons land nog niet echt ver. Mijn inziens dient de overheid hierin een rol te spelen en te zorgen voor één standaardplatform dat zeer simpel en gebruiksvriendelijk is en niet duur is. Minister Alexander De Croo (Open Vld) werkt momenteel aan een standaard. Het is goed mogelijk dat dat Peppol zal zijn.”

Europese standaard

Peppol staat voor Pan European Public Procurement Online en is de Europese standaard om de uitwisseling van elektronische facturen en andere documenten tussen bedrijven en overheidsinstellingen te vergemakkelijken. De Belgische overheidsinstanties zijn aan het Peppolnetwerk geconnecteerd via het Mercuriusplatform.

Bankafschriften worden vandaag automatisch in boekhoudprogramma’s ingelezen via CODA-bestanden. Dat integraal inlezen van de bankafschriften verloopt volgens Luc Vanhoutte vrij vlot. Enkel in het geval wanneer betalingen gegroepeerd worden en ze geen correcte OGM (overschrijving met gestructureerde mededeling) bevatten, wordt het moeilijker om die betalingen onmiddellijk in te lezen. Meestal moeten ze later manueel geboekt worden op de juiste leverancier of klant.

Luc Vanhoutte: “E-facturatie leidt niet alleen tot een vereenvoudiging van uw administratie en tot een besparing, maar heeft ook een positieve invloed op uw debiteurenbeheer. Als boekhouder kunnen wij vroeger beschikken over uw facturen, en ze dus ook vroeger beginnen opvolgen en, wanneer nodig, sneller ingrijpen. Van zodra de standaard gerealiseerd zal zijn, zal e-facturatie in een stroomversnelling geraken en zal iedereen op de kar moeten springen, willen of niet.”

Tekst bij foto:

Luc Vanhoutte (foto Th. Dauwe)