Exotische eilanden

Zou u een auto kopen waarbij u het handschoenkastje moet openen om te weten hoe snel u rijdt, de benzinetank om te weten hoeveel brandstof u nog rest en de motorkap om te weten of uw lichten wel branden? Te gek voor woorden, zegt u? In veel kmo’s is dat nochtans de manier waarop er met informatica wordt omgesprongen.

In den beginne was er een boekhoudpakket. Dat is vaak de eerste stap in de automatisering van de kmo. Er zijn tal van bedrijven die behoorlijke pakketten aanbieden voor die taak, of toch goed genoeg om de eerste groeifase van uw onderneming te ondersteunen. Na verloop van tijd komt daar onvermijdelijk een tweede softwarepakket bij, voor het voorraadbeheer bijvoorbeeld. Hier is de keuze aan leveranciers wat beperkter, waardoor er al eens een beroep wordt gedaan op een onafhankelijke softwareontwikkelaar. Die kan het pakket natuurlijk heel precies op de noden en de werking van uw bedrijf afstemmen.

Anderzijds is zo’n applicatie op lange termijn niet opgewassen tegen de vele veranderingen in de markt of in de activiteiten van het bedrijf. Naarmate de kmo groter wordt, blijven de pakketten zich opstapelen. Software nodig om de verkoop beter te organiseren? Hier is CRM. De HR-afdeling kan de groei niet meer aan? Geen probleem, ook dáár bestaat software voor. Enzovoort. En zo ontstaan allemaal eilandjes in het bedrijf – soms zelfs vrij exotische eilandjes – waar aparte wetten gelden, waar belangrijke informatie een eigen leven leidt, volledig gescheiden van de rest van het bedrijf. Effi ciënt is dat uiteraard niet.

Heel veel werk moet dubbel worden gedaan. Als er nieuwe grondstoffen worden geleverd, moet dat zowel in de software voor voorraadbeheer als in het boekhoudpakket worden ingevoerd. Dat is niet alleen omslachtig, maar de kans is ook groter dat iemand een fout maakt. Het grootste nadeel van die eilanden is dat er geen overzicht is. Om uw bedrijf te leiden en beslissingen te nemen die bepalend zijn voor de toekomst ervan, hebt u inzicht nodig. Strategisch belangrijke informatie – over uw eigen situatie, maar ook over de markt bijvoorbeeld – moet gemakkelijk terug te vinden én op verschillende manieren te combineren zijn.

En dat kan alleen met een geïntegreerde en gestandaardiseerde oplossing zoals een ERP-pakket. Toegegeven, al uw oude software buitengooien en een nieuw pakket installeren is geen geringe investering. Maar door de waarde die het uw onderneming oplevert, is dat snel terugverdiend. Automatiseren moet de groei van uw bedrijf mogelijk maken – niet afremmen. Zoals een auto dient om mee te rijden, niet om voortdurend te stoppen…