KMOinsider Breakfast: events en bedrijfsincentives

De meer-waarde van events en incentives

De unanieme uitgelatenheid van het goedgemutste gezelschap lijkt een bevestiging van mijn vermoeden dat het goed gaat in de sector. Toch zag ik als gast op heel wat events een verschuiving de laatste jaren: naast mijn fysieke honger werd ook mijn trek naar verhalen steeds vaker en beter gestild op evenementen die iets te vertellen hadden.

Conceptuele storytellers

Ferre beaamt: “Wij profileren onszelf als conceptuele storytellers. Bedrijven willen er  nog steeds een leuke dag van maken, maar ze willen ook meer en meer een boodschap en waarden overbrengen. Ook zij beseffen dat een duurzame dynamiek langer doorwerkt dan een duur diner, al is er niets mis met de combinatie van de twee. Wij proberen de waarden van een bedrijf te vertalen naar waarden-volle verhalen.”

Bert treedt zijn collega bij: “Klanten beseffen steeds vaker dat een event de beste manier is om een boodschap over te brengen. Om die belangrijke doelstelling te realiseren, nemen ze ons onder de arm als architect van hun wensen. Onze taakinvulling is veel breder en uitdagender geworden, maar daardoor ook boeiender. We duiken elke keer opnieuw in de inside kitchen van de opdrachtgever.”

Francis is het volledig eens met zijn twee concullega’s. “Evenementen zijn het moment bij uitstek om in rechtstreekse communicatie te gaan met een gerichte doelgroep. De boodschap zal veel beter blijven hangen omdat je inhoudelijk kan fragmenteren en op vlak van media kan variëren. Het feit dat je ook écht een praatje kan slaan, is een absolute meerwaarde.”

Een event als een inspirerende inleiding

Brend merkt op dat events hoe langer hoe minder geïsoleerde gebeurtenissen zijn: “Veel events zijn een spectaculair startschot van een hele resem gebeurtenissen. Op een evenement worden een filosofie geschetst en doelen uitgezet. Het is geen afgerond verhaal, maar wel een inspirerende inleiding. Pas als de targets zijn gehaald is het verhaal af, met een incentive als spetterend slot.”

Instemmend geknik van een kwartet dat tot nu toe alleen geluisterd heeft. Nathalie gaat wat dieper in op de stelling van Brend: “Incentives zijn inderdaad een beloning van een lang traject, dat vaak met een evenement startte. Het ontspanningsgehalte is uiteraard belangrijk, maar dikwijls zijn ook de waarden waaraan en waarrond maandenlang gewerkt is, prominent van de partij. Ook wij proberen onze klanten en hun boodschap te doorgronden en leveren elke keer maatwerk.”

Discrete duizendpoten

Ik zie alleen maar energiek enthousiasme, maar de job lijkt me verre van vanzelfsprekend: veelzijdige vaardigheden zijn volgens mij een basisvoorwaarde om aan de veeleisende verwachtingen te kunnen voldoen. Hoe moet ik me de job voorstellen?

Helena komt voor het eerst aan het woord. Als organisator van canyoningactiviteiten runt zij geen ‘full optionkantoor”, maar ze heeft wel een bijzonder klare kijk op de zaken. “ Deze sector bevestigt een aantal stereotiepen waarmee ondernemers zich profileren. Hoewel oefening zeker kunst baart, moet je organiseren echt in de genen hebben: als je het niet bent, kan je het ook niet worden. Wie van een nine to five droomt, is sowieso aan het foute adres. Het is ook echt heel hard werken en je staat op en gaat slapen met je ‘werk’, maar als je het graag doet, is het heerlijk. Wat mij betreft, is er geen mooiere job!”

Inspannend, intensief, inspirerend

Ferre zet de puntjes op heel wat i’s als hij de job definieert: inspannend, intensief, maar ook en vooral inspirerend en interessant. “ De job vreet veel energie, maar de instant appreciatie zorgt voor een boost van positieve energie die nog lang blijft nazinderen.”

Kevin vergelijkt de job met die van een ontwerper die een nieuwe collectie voorstelt: aan de show gingen weken en soms maanden voorbereiding vooraf en je blijft als organisator tot op het allerlaatste moment beschikbaar om alles ‘in de juiste plooi’ te leggen. Op het moment zelf verdwijn je echter uit beeld en geniet je vanop de achtergrond van de tevredenheid van de mensen.”

Zo goed als de zwakste leverancier

Kevin haalt een belangrijk punt aan: een nauwgezette voorbereiding is essentieel, maar op een bepaald moment moet je toch vol vertrouwen de touwtjes durven loslaten en rekenen op een sterk team. Dat lijkt me allesbehalve een sinecure.

Brend bevestigt: “ Als organisator dragen we de verantwoordelijkheid van begin tot einde: zodra een klant de opdracht geeft, legt hij zijn vertrouwen in onze handen en als er iets misloopt, zijn wij ook het aanspreekpunt. Ook als er zaken anders lopen dan verwacht, of elementen last-minute bijgestuurd worden, dragen wij de eindverantwoordelijkheid. Het vertrouwen is essentieel in onze relatie naar de klant toe, maar minstens even belangrijk in de relatie naar onze partners toe.”

Francis beaamt dat vertrouwen en wederzijds respect bijzonder belangrijk zijn in de sector.

De impact en het prijskaartje van evenementen zorgen voor een relatie die het gebruikelijke klant-aanbiederstramien overstijgt.

“Klopt volledig”, vervolgt Ferre. “De klant gaat gericht op zoek naar een betrouwbare partner met een goede en lange reputatie. Het is dus fijn dat je als organisator kan bogen op een rijk verleden, maar daarnaast is het in een snel veranderende sector ook belangrijk om met vernieuwende voorstellen te komen. Een enthousiaste equipe die qua samenstelling  jong en oud combineert en qua aanpak ervaring en experimenteerdrang samenbrengt, is ideaal. Op onze beurt gaan wij dan weer op zoek naar externe leveranciers met een specifieke specialisatie en een robuuste reputatie. Als we bijvoorbeeld jeeps willen huren voor een incentive activiteit op het strand van Dakar, gaan we niet over één nacht ijs.”

Veiligheid en betrouwbaarheid

Veiligheid en betrouwbaarheid blijken hete hangijzers voor buitenlandse belevenissen of grootschalige evenementen. Als ik de stelling poneer dat sommige activiteiten al wat gevaarlijker zijn dan andere, richten 7 paar ogen zich op Helena, die een verrassend antwoord heeft op die benieuwde blikken: “Klanten zijn inderdaad op zoek naar een partner die ze kunnen vertrouwen. Veiligheid is voor ons gewoon absolute topprioriteit en we zijn er permanent op een professionele manier mee bezig, waardoor we ons ook als echte experts kunnen profileren. Door ons zo te presenteren, krijgen we zelden of nooit vragen over risico’s of veiligheid: klanten voelen aan dat ze bij ons safe zitten.”

Dynamische doe-het-zelver

De aanpak van Mark verschilt fundamenteel met die van zijn gesprekspartners: Mark is de enige met een eenmanszaak, waardoor hij een dynamische doe -het-zelver is die het hoofd, het hart en de handen is van elk onderdeel in zijn incentives. “Ik vind het heerlijk om alles zelf in handen te hebben. Het is mijn manier om veiligheid in te bouwen: geen enkele stap is gebouwd op anonieme afspraken, maar werd telkens gefundeerd door onderling overleg op basis van persoonlijke gesprekken.“

Lees het volledige verslag van KMOinsider breakfast in KMOinsider mei vanaf p. 42.