Kies de juiste partner voor je event organisatie!
Werk steeds met een aanleiding en doel
Een goed gestructureerde brainstorming vooraf is noodzakelijk voor de uitbouw van een geslaagd event. Hou hierbij rekening met zowel de bedrijfscultuur als de aanleiding én het doel van het event.
Beheers je budget
Bepaal je budget vooraf (gedetailleerd) en zorg ervoor dat je eventbureau werkt binnen dit budget. Dit geeft je als bedrijf controle en zorgt eveneens voor meer betrokkenheid in de uitbouw van je eventprogramma. Immers , de individuele kost van elk onderdeel is bepalend voor de keuze en dus uiteindelijk voor de uitbouw van je event. Stap niet in een all-inclusive prijssysteem!
Think out of the box
Als event manager heb je geen emotionele binding met het product waardoor het veel eenvoudiger is om vernieuwend te denken, los van gewoontes of gebruiken. De opmerking ‘Dit wordt in onze branche niet vaak gedaan ...’ is een ideaal uitgangspunt voor de creatie van een origineel event. De rol van de event manager Een event bestaat uit een aantal factoren. Je hebt het idee, de locatie, de activiteiten, de catering , de decoratie en de algemene handling. Indien dit niet wordt gestuurd door 1 centrale persoon, loopt het ongetwijfeld fout. De event manager is die ene extra medewerker zonder praktische taak ! Tenzij coördinatie, controle en bijsturen waar nodig. De voorbereiding, gestuurd door de effectieve event manager is alles bepalend voor
het slagen van je event.
De keuze van de inhoud en locatie : “hot spot hunting “
Als event professionals zijn we steeds op zoek naar originele locaties in binnen- en buitenland. Inspelen op trends werkt meestal , doch nieuwe en bestaande technologieën gebruiken uit hun context, geven vaak een veel sterker effect. Ook hier maakt je event manager zeker het verschil! Resultaat meeting en debriefing : Feedback van je gasten is zeer belangrijk Tijdens de start en opbouw hulp van je collega’s inroepen is makkelijker dan wanneer het event in volle activiteit loopt ! Het eventbureau en zijn event manager blijven echter op post tot de laatste gast. Ook het organiseren van een originele goody bag en een stijlvol afscheid aan de uitgang bezorgen je de juiste feedback. Vergeet vooral ook niet de waarde van een goede vestiaire. Ook deze medewerkers bezorgen je waardevolle statistieken , nodig voor een goed onderbouwde debriefing.
