Spanningen op de werkvloer? Tijd voor conflictbemiddeling!

Ingrid Larik van Flexvia is naast organisatiecoach ook familiaal en sociaal bemiddelaar. Als bemiddelaar in professionele situaties werkt ze met een breed spectrum aan mensen en ondernemingen die zich geconfronteerd zien met conflicten: zelfstandige artsen in een groepspraktijk, leidinggevenden en werknemers, familiebedrijven (waarbij vaak meer zaken spelen dan puur de business) of meerdere teams die onderlinge spanningen ervaren. “Wanneer in zulke gevallen een conflict ontstaat, kan soms alleen een derde de lont uit het vuur halen. Mensen vinden me dan onder meer via de verenigingen Uw bemiddelaar of Bemiddeling vzw. Als mediator ben ik een facilitator die tussen de partijen staat en luistert naar de belangen en de behoeften van elke partij. We spreken van ‘meervoudige partijdigheid’ omdat er meer dan één waarheid is. In dat spanningsveld onderzoek ik hoe de dialoog hersteld kan worden en wat er anders kan in de toekomst.” Een conflict is namelijk steeds een kans om te groeien als persoon en als bedrijf.

Klassieke conflicten in bedrijven

Een herstructurering brengt vaak spanningen met zich mee. Mensen gaan weg, teams worden herschikt, de groepsdynamiek verandert, een groep krijgt een andere leidinggevende … “Geen wonder dat mensen dan onzeker of angstig worden en de hakken in het zand zetten. Een bron van conflicten.” Maar zelfs als de verandering wel positief ervaren wordt of wanneer het bedrijf in een positieve flow zit, kunnen er conflicten ontstaan. “Een te snelle opeenvolging van veranderingen en projecten na elkaar heeft vaak tot gevolg dat de medewerkers niet langer alles kunnen verwerken. De ene situatie is nog niet verwerkt en er is alweer iets nieuws.” Ook een te hoge werkdruk of te weinig personeel kunnen de nodige spanningen veroorzaken. “Als je zowel oog moet hebben voor het project management, het change management als het ontwikkeltraject van individuen en teams – de parallelle drievuldigheid – dan moet je niet alleen genoeg tijd kunnen uittrekken maar ook voldoende mensen hiervoor kunnen inschakelen,” vertelt Ingrid. Het is net daar waar het schoentje vaak lijkt te wringen.

Gebrek aan dialoog

Aan de basis van heel wat conflicten in bedrijven ligt het feit dat er in de organisatie in kwestie geen feedback- en dialoogcultuur is. Frustraties en irritaties lopen daardoor al snel hoog op. “Dialoog gaat over veel meer dan gewoon praten met elkaar. Het gaat ook over echt luisteren naar elkaar en trachten te begrijpen waarom iets belangrijk is voor iemand. Te kennen geven dat je begrijpt waarom iets belangrijk is voor iemand, is al een grote stap. Mensen voelen zich dan gezien. We spreken dan over verbindende of geweldloze communicatie. Het zijn vaardigheden die we mogen verwachten van iedereen in de organisatie en van de leidinggevende in eerste instantie.”

In dialoog gaan, is dé manier om conflicten te vermijden of ze constructief te hanteren. Het begint bij de vinger aan de pols te houden. “Stem regelmatig eens af met je teams en met de individuele medewerkers; pols naar hoe alles loopt, welke uitdagingen en problemen zij zien … en luister heel goed, vraag door.”

Zwakke leidinggeving

We lezen wel vaker dat een zwakke of niet voldoende competente leidinggevende aan de oorsprong ligt van spanningen of een conflict waardoor mensen het bedrijf verlaten. “We mogen verwachten dat een leidinggevende het gesprek durft aan te gaan – hoe spannend dat ook is – of dat de leidinggevende zijn of haar werknemers uitnodigt om zelf moeite te doen om hun geschil op te lossen. Ook wanneer leidinggevenden niet duidelijk communiceren over de concrete doelstellingen van hun bedrijf, kan dat aanleiding tot spanningen geven. We mogen echter niet altijd de leidinggevende meteen persoonlijk met de vinger wijzen. Soms heeft hij of zij gewoon niet de juiste bagage om met conflicten om te gaan en dat is de verantwoordelijkheid van de hele organisatie en de bedrijfsleiding in bijzonder. Zet dus in op opleiding en het ontwikkelen van de juiste processen.”

Conflictcoaching

Daar wil Ingrid graag mee over nadenken als conflictcoach. In die rol bemiddelt ze niet, maar coacht ze individuen en teams en leert ze hen de vaardigheden om met conflicten om te gaan. Tegelijk begeleidt ze HR om dat alles mee te integreren in het communicatiebeleid. Als coach vertrekt ze steeds vanuit de specifieke situatie in het bedrijf en zet ze inzichten om in de praktijk in de concrete bedrijfscontext.

Mediëren bij de opstart of groei van je zaak

Een conflictbemiddelaar is ook bijzonder waardevol om je te begeleiden bij de opstart of groei van een zaak of groepspraktijk. De mediator houdt rekening met de belangen van elke partij en helpt de partijen de juiste vragen aan elkaar te stellen voor ze met elkaar in zee gaan. “In groepspraktijken gebeurt het soms dat partijen uit elkaar groeien vanuit een verschil in visie. Het is dan belangrijk dat beide partijen een doorstart in een andere richting kunnen maken en dat er geen ‘losse eindjes’ blijven.”

“Conflictbemiddeling op het werk. Een praktische gids voor managers en hr-professionals”

Om leidinggevenden en hr-managers beter te wapenen voor conflicten, schreef Ingrid Larik samen met Sandra Peeters het boek “Conflictbemiddeling op het werk. Een praktische gids voor managers en hr-professionals” (heruitgegeven bij Die Keure in 2015). “Het doel is om leidinggevend en hr-professionals te laten zien wat er bij conflictbeheer komt kijken en wat ze zelf kunnen doen.”

Tips om conflicten te voorkomen

Voorkomen is nog altijd beter dan genezen. Daarom geeft Ingrid je tot slot nog enkele tips mee om conflicten te voorkomen.

• Eerst en vooral: heb een antenne om spanningen te detecteren, of schakel tijdelijk een collega in om signalen op te pikken.
• Zorg dat je een afgelijnd proces hebt om conflicten aan te pakken en implementeer het in je communicatie- en feedbackcultuur.
• Zorg ervoor dat je vertrouwd bent met de basis van verbindende communicatie.
• Heb een open ingesteldheid
• Ga aan de slag met een conflict: je kunt het niet controleren.
• Zie een conflict als een kans om te groeien als individu, team en onderneming
• Durf op zoek te gaan naar de grondoorzaken van een conflict, zonder te oordelen of te beschuldigen.
• Kies het juiste moment om een conflict aan te pakken.

Groeien met je bedrijf doe je door een sterke dialoog op te zetten. Nood aan iemand die je op de juiste weg zet? Ingrid Larik van Flexvia heeft dé expertise in huis. Neem contact op voor meer informatie of stel je vraag via het formulier hieronder.