Van idee naar actie: hoe dit team hun momentum board slimmer maakte

Van vage plannen naar concrete, haalbare acties

De eerste stappen waren gezet. Het team wist waar ze naartoe wilden: hun eiland in de zon. Ze hadden hun eerste acties op het momentum board gehangen. Maar Johan zag meteen het volgende obstakel: goede bedoelingen zonder concrete uitvoering blijven gewoon... goede bedoelingen.

Het momentum board hing vol, maar de ideeën waren nog te vaag. “Regelmatig evalueren” en “deadlines opdelen” klinkt goed, maar wanneer? Hoe vaak? Hoe weten we dat we het goed doen? Hoe meten we of we in de juiste richting gaan?

PACT: hoe je ideeën omzet in actie

"Als we willen dat dit werkt, moeten we onze ideeën strakker maken," zei Johan. “Hoe kunnen we dat doen? Hoe zou jij hier aan beginnen, Els?”

Els fronste. "Dit doet me wat denken aan SMART-doelen. Specifiek, meetbaar, haalbaar, relevant, tijdsgebonden. Ik heb dat ooit eens geleerd tijdens een timemanagement opleiding.”

“Ahja,” zegt Tim, “ik heb dat ook al wel eens gezien. Maar eigenlijk nog nooit echt gebruikt.” “Tja,” zegt johan, “dat geloof ik graag.” Hij grijpt achter zich naar het boekje van zijn vader, bladert er wat in en citeert dan: “SMART is een fantastische theorie, maar niet altijd even handig. Rigide, wordt vergeten, het wordt geen gewoonte.” “Woorden van ons vader, toen hij in den tijd bezig was met processen optimaliseren. Hij deed dat wel vooral voor productiebedrijven in de industrie, maar toch: ik zie er wel voordelen in voor ons.”

Ok, geen SMART, maar wat dan wel?
Kijk, ik wil een experimentje doen, zegt Johan. Elk idee moet bijdragen tot het doel, ons eiland in de zon. Het moet makkelijk te meten zijn, een gewoonte worden en actiegericht zijn. Kwestie van er regelmatig mee bezig te zijn, er vaak aan herinnerd te worden.

Ik wil dat we elk idee zo omschrijven dat iedereen die het leest direct weet waarom we het belangrijk vinden, hoe we er vaart inhouden, en wat onze maatstaf is.

"We maken van elk idee een PACT-doel: purposeful, actionable, continuous en trackable."

Hij pakte een post-it met Nico’s idee: regelmatig en kort evalueren.

Bon. We willen als team leren van wat goed en minder goed gaat. Daarom krijgt elke wekelijkse teammeeting een korte terugblik, maximaal 10 minuten. Nico, jij zorgt dat dat in de teammeeting komt? Misschien ook goed om de samenvatting toe te voegen aan de roadmap? Dan zien we wat we gedaan hebben.

• Purposeful: waarom doen we dit? Omdat we als team willen leren van wat goed en fout gaat.
• Actionable: wat gaan we precies doen? Elke week een evaluatie van 10 minuten na de teammeeting.
• Continuous: hoe zorgen we ervoor dat dit blijft duren? We plannen het in de agenda, elke week, na de teammeeting.
• Trackable: hoe weten we of we het gedaan hebben? Simpel: de lessons learned hangen tegen de muur, op de roadmap..

"Trackable betekent niet dat je er een cijfer op moet plakken," legde Johan uit. "Het is gewoon: hebben we het gedaan of niet? Dat is makkelijker dan vage KPI’s verzinnen."

Els fronste. "Da’s inderdaad anders dan SMART, maar hoe?"

Johan knikte. "Goede vraag. Het grote verschil? SMART is vaak nogal rigide. Het voelt alsof je in beton giet wat je binnen een bepaalde tijd moet bereiken. En je meet pas op het einde. Of dat kan je doen. PACT speelt korter op de bal. Het is flexibel. We houden het doel levend en passen het aan waar nodig. We focussen niet op wanneer het af moet zijn, maar op of we het consequent blijven doen."

Nico knikte instemmend. "Dus we zetten geen stip op de horizon en sprinten ernaartoe, maar zorgen dat we elke week vooruitgang boeken en kijken dan of we dichter bij ons doel komen?"

"Exact,en dat doen we met het momentum board en de roadmap." "De sleutel is continuïteit," benadrukt Johan. "Het hoeft niet perfect te zijn. Zolang we elke week een stap vooruit zetten, blijven we bouwen. En als we allemaal weten hoe succes eruitziet, kunnen we elkaar helpen om daar te geraken."

Hij keek naar het team. Dit was geen vergaderpunt meer.
Geen loze intenties. Dit is tastbare actie.