Draaiboek voorziet alle veiligheidsprocedures

Bij de organisatie van een bedrijfsfeest, event, braderie, festival of sportwedstrijd komt nogal wat kijken. Vandaag is veiligheid meer dan voorheen een absolute topprioriteit. Hoe je ervoor zorgt dat je event vlot en veilig verloopt en je bezoekers veilig kunnen genieten laat je daarom liever aan specialisten over. Het platform SeSaME staat in dit opzicht voor een totaalaanpak. "We nemen de organisatoren van evenementen het veiligheidsbeleid uit handen zodat ze zich voluit kunnen concentreren op de feestelijkheden zelf," zegt Bert Bruyninckx van SeSaME.

Samen met zijn collega's Pascale Wienk en Thierry Van Keirsbilck heeft Bert Bruyninckx er al vele jaren op zitten in de veiligheidssector. Enige tijd terug namen ze met z'n drieën het initiatief om het platform SeSaME op te zetten dat alle aspecten van het veiligheidsbeleid zou dekken. Bij de organisatie van een evenement is vandaag nu eenmaal veel meer nood aan veiligheid. Dit dan zowel in de voorbereidende fase als tijdens het event zelf.
Het gaat dan telkens om maatwerk. Elk evenement heeft nu eenmaal zijn specifieke karakter. "Tijdens een open-deur-dag ligt de focus voor een bedrijf op de veiligheid van de bezoekers," zegt Bert Bruyninckx. "Bij een muziekfestival ligt de praktische uitvoering van een algemeen veiligheidsplan dan weer helemaal anders. De organisatie van een toezicht- en bewakingsplan, de communicatie, safety briefings en coördinatie voor een productie-installatie vergt een heel eigen aanpak."
SeSaME biedt de klanten in dit opzicht een totaalpakket aan. SeSaME staat als letterwoord voor Security & Safety, Management on Events. SeSaME: the gateway to safer events. De dienstverlening omvat zelfs de nodige contacten met (lokale) overheden zoals politie, brandweer, burgemeester. Het volledig uitgeschreven veiligheidshandboek omvat een signalisatie- & mobiliteitsplan, het draaiboek voor de operationele werking van alle veiligheidsmedewerkers, alle info betreffende crowd management, de nood- en evacuatiescenario's inclusief brandveiligheid en medische assistentie en eventueel een evacuatieplan. SeSaME levert indien gewenst ook de veiligheidsverantwoordelijke en de nodige coördinatoren.

Noden

Maar het advies kan ook inzoemen op een deelaspect van de hele organisatie. Met een risico-analyse, advies rond crowdmanagement of een degelijk evacuatieplan. "In een eerste contact peilen we samen met de klant naar de echte noden bij de organisatie. Indien gewenst kan een specifiek knelpunt aangepakt worden. Onze capaciteitsanalyse zal bv. nagaan in hoeverre de beschikbare ruimte volstaat. De fabrieksdirecteur wil 500 klanten uitnodigen voor een event in de bedrijfskantine maar moet na ons onderzoek vaststellen dat er zich hooguit 250 man op een veilige manier kunnen bewegen naar en in de bewuste ruimte.

SeSaME vult dergelijke studies aan met het gebruik van crowd simulatie software. Dankzij deze krachtige kwantitatieve tool kunnen verschillende loopstromen of evacuatie scenario's worden gesimuleerd en worden zwakke punten blootgelegd." Bij complexe evenementen zoals een muziekfestival wordt een CP-OPS uitgebouwd. Het gaat om een centrale commandopost van waaruit alle hulpdiensten opgevolgd en gecoördineerd worden. Er wordt een logboek bijgehouden van alle meldingen en mogelijke interventies. Indien nodig kan er een crisismeeting georganiseerd worden. SeSaME vertegenwoordigt hier de organisatie bij de coördinatie van de veiligheid.

Koning op bezoek

Het zal je maar overkomen. Wanneer door het Hof het bezoek van de koning aan je bedrijf wordt aangekondigd gaat meteen een heel apparaat aan het rollen. "Wij hebben enkele tijd terug voor Solvay de hele veiligheidsprocedure uitgewerkt," zegt Bert Bruyninckx. "Bij de viering van de 150ste verjaardag van het chemiebedrijf kwamen heel wat VIP's over de vloer en dan moet je als onderneming op alles voorbereid zijn. Wij hebben in dit opzicht als beveiligingsplatform de hele procedure uitgerold. Inclusief mobiliteitsplan, signalisatie en evacuatiefaciliteiten."