Forward Belgium ontwikkelt twee handige tools

Dat Forward Belgium toegevoegde waarde biedt voor haar leden, bewijst de organisatie al meteen met de recente ontwikkeling van twee handige tools voor expediteurs. Met de cloud-based digitale Compliance checklist kan u als douanevertegenwoordiger heel laagdrempelig uw processen controleren in het kader van de samenwerkingsovereenkomst met de Douane en met de e-contracts app is het gedaan met de administratieve rompslomp die komt kijken bij het ondertekenen van de aangiftecontracten door uw klanten.

Eind 2018 tekenden Forward Belgium en de Douane en Accijnzen een samenwerkingsovereenkomst. Deze overeenkomst houdt enerzijds concrete principes in de strijd tegen illegale handel en fraude in, en anderzijds afspraken rond een betere informatie-uitwisseling. 

Forward Belgium heeft in navolging van de samenwerkingsovereenkomst een best practice uitgeschreven voor de sector van douanevertegenwoordigers.

“Zowel de sector als de Douane willen niet dat deze overeenkomst dode letter blijft. Vandaar dat wij een manifest opgesteld hebben rond hoe de job van Douane er vandaag volgens ons uit moet zien en met de ‘spelregels’ tussen de expediteurs en de Douane. De leden van Forward Belgium kunnen ingeval van een claim of een ander probleem rekenen op een bevoorrechte behandeling door de Douane. Met het manifest werken we samen met de Douane aan de omzetting daarvan in de praktijk. Wil je als expediteur door de Douane bevoorrecht behandeld worden, dan dien je aan te tonen dat je de aanbevelingen ter harte neemt”, stelt Olivier Schoenmaeckers, directeur van Forward Belgium. 

Periodieke digitale compliance checklist

Om haar leden hierbij te helpen, heeft Forward Belgium een cloud-based tool laten ontwikkelen, waarmee u als expediteur periodiek een checklist kan doorlopen en kan nagaan (en aantonen) of u nog voldoet aan alle aanbevelingen.

“Hoe screen je best een nieuwe klant zodat je weet dat je niet met een malafide bedrijf in zee gaat? Zitten je contracten goed in elkaar? Heb je rekening gehouden met de oorsprong van je goederen? Zijn alle douane- aangiftes correct ingevuld? Het zijn allemaal vragen die je aan de hand van de digitale checklist kan beantwoorden”, legt Olivier Schoenmaeckers verder uit. 

Contracten digitaal ondertekenen

De tweede tool die Forward Belgium heeft laten ontwikkelen, gaat rond deze tijd online. Het betreft een app waarmee de uitwisseling en ondertekening van contracten met uw klanten een flink stuk eenvoudiger wordt. 
“Het laten ondertekenen van contracten door de klanten brengt vandaag vaak een hele administratieve rompslomp met zich mee: mails die over en weer gaan, contracten die moeten worden ingescand en teruggestuurd,…

Met de app kan je als expediteur je contracten digitaal doorsturen naar je klant. Die krijgt automatisch een berichtje dat er een contract klaar staat. Je klant kan het contract vervolgens aanvinken als ‘gelezen en goedgekeurd’. Deze digitale handtekening wordt juridisch aanvaard en betekent een flinke vermindering van de administratie”, aldus nog Olivier Schoenmaeckers.