Haal competitief voordeel uit uw administratie
Als bedrijf of persoon ontvang je dagelijks heel wat informatie: brieven, mails, post etc… Het wordt stilaan een onmogelijk opgave om dit gestructureerd en op een ordentelijke wijze op te vangen. Onze maatschappij is bovendien uiterst mobiel en flexibel geworden. We zijn hetzij bij klanten, op de baan (files ), en dus op allerlei plaatsen (mobile office) . Overheden, bedrijven, vrienden etc.. overstelpen u met informatie niet alleen meer op papier maar op mail. Over de 80 mails per dag is tegenwoordig geen uitzondering meer.
Tevens vinden we ook dikwijls niet terug wat we nodig hebben of ligt het op de verkeerde plaats etc…. Het zoeken duurt uren/dagen en meestal moeten we copies opvragen etc… . Daar de bewaartermijnen onbepaald zijn en dus zeer lang kunnen zijn is dit beheer een blijvende zorg en kost. Bovendien is er geen back-up plan voor dit papierenarchief en de kostprijs van het archiveren in tijd en werk blijft ieder jaar stijgen. Hiervoor is een digitaal platform een voor de hand liggende oplossing. Een digitale kluis, gecombineerd met het verwerken en creëren van binnekomen en buitengaande documenten zoals facturen, creditnotas, moet echter zorgzaam gebeuren in functie van de typische kenmerken van de aard van activiteiten van het bedrijf in kwestie. Hiervoor heeft Arco een product ontwikkelt voor een kmo-onderneming. Het aanbieden van het platform in een SaaS omgeving, “Software als een Service”, is daar een onderdeel van. Door de aanbieding in SaaS elimineren we de dure aankoop en installatie van licenties en door de eenvoud als troef te gebruiken elimineren we de dure en lange opzetkosten van een Document Management oplossing.
“Bedrijven hebben natuurlijk eigen wensen, specifieke noden en ideeën. Dankzij ons SAAS-platform (Software As A Service) kunnen wij die vragen vaak meteen en pret a porter aanbieden, volgens het plug and play principe. En dat hoeft helemaal niet duur te zijn. Het automatisch verwerken van binnenkomende facturen (maar ook post, klachten, vermeldingen) kost bijvoorbeeld 80 cent per factuur –wat minder is dan een postzegel. Uitgaande facturen worden opgevolgd voor 50 of 60 eurocent. En er zijn geen papier- of drukwerkkosten meer. Elke nieuwe klant betaalt een eenmalig opstartprijs van 1.500 euro en ontvangt vervolgens een maandelijkse afrekening in functie van zijn volume –gemiddeld 100 à 200 euro. Kiest de klant vervolgens ook voor het automatisch archiveren, dan betaalt hij 50 euro per maand extra waarbij de eerste 5 gigabyte in de prijs zijn inbegrepen. Wat helemaal niet duur is. Bovendien bespaart de klant zelf op eigen werkingskosten. De manuele arbeid die nodig was om alles zelf op te volgen, valt namelijk weg.
Arco zorgt er dus voor dat de papierstroom tot het verleden behoort of alleszins tot een minimum beperkt wordt. In plaats van elke muur vol kasten houdt een bedrijf slechts één digitale kast over. Iedere werknemer heeft er een sleutel van maar heeft slechts toegang tot wat hij nodig heeft. Zo worden fouten en vergissingen al op voorhand uitgesloten”.
