Meer cash

Accountant Rudi Leys gebruikt sinds enige tijd de diensten van The Invoice Managers, die hem helpen om uitgaande facturen beter op te volgen en sneller te doen betalen. Eén van de instrumenten is, naast persoonlijk contact met de debiteur, de webapplicatie CashflowByWeb®.

"Het spreekwoord zegt dat de kinderen van de schoenmaker blootvoets lopen, en zo was het ook bij ons een beetje met de opvolging van onze facturen", zegt accountant Rudi Leys. "Het is zo dat de accountant altijd als laatste wordt betaald. Hierdoor hadden wij voor een enorm bedrag aan openstaande facturen. Bovendien beroepen sommige klanten zich op het feit dat ik als accountant als eerste moet zien dat zij betalingsproblemen hebben. Een brouwer levert geen bier als je niet betaalt, maar een accountant moet blijven verder werken als de mensen in de problemen zitten. Om aan die situatie wat te doen, ben ik met The Invoice Managers in zee gegaan. Met resultaat."

Werklast vermindert

"Een van de grote voordelen van The Invoice Managers powered by CashflowByWeb® is dat het bij ons een flinke dosis werklast wegneemt. Er kruipt veel tijd in het opvolgen van slechte betalers, wat dan weer ten nadele is van de core business van mij en mijn medewerkers. Daarnaast heeft het systeem een systematiek ingevoerd binnen het kantoor die ons verplicht om op tijd te factureren. Die discipline is in kleinere kantoren toch soms wel een probleem. Men factureert wanneer men tijd heeft. Het systeem is een trigger om de eerste stap te doen, namelijk facturen buitensturen. En dan weet je dat daarna de volgende stappen komen. Het systeem zit heel goed in elkaar."

Meer cash op de rekening

"Een andere reden om een beroep te doen op The Invoice Managers was om meer cash ter beschikking te hebben in functie van investeringen. Je kunt naar de bank stappen voor een financiering, maar je kunt ook zorgen dat je klanten sneller betalen, waardoor je rentelasten uitspaart.

Wij hadden een traditie waarbij de klant geacht werd op 14 dagen te betalen. Toen we met The Invoice Managers begonnen, hebben we die termijn verlengd tot 30 dagen, maar er wel bij gezegd dat we kordaat zouden optreden bij gebrek aan betaling. We hebben duidelijk gecommuniceerd dat we nu een systeem hebben dat op gang komt, zo gauw de factuur buitengaat. Dat systeem is heel gestructureerd. Er wordt diverse keren gemaild, daarna wordt er gebeld. Indien dat niks oplevert volgt er een aangetekende brief en daarna eventueel juridische stappen."

Rudi Leys: "Commercieel gezien is het interessant dat Henri De Swaef van The Invoice Managers belt in zijn hoedanigheid van tussenpersoon. Vaak levert hem dat boze e-mails op, maar hij heeft een brede rug...
Nog een groot voordeel van zijn systeem is dat alle stappen van het traject genoteerd worden in een logboek.
Zo weten we wanneer de klant een e-mail opent, ook al beweert hij pertinent dat hij deze niet gekregen heeft. Wij kunnen tot op de seconde na aantonen wanneer hij de bewuste mail geopend heeft en eventueel opnieuw geopend heeft...
Het systeem verwittigt ons bij het inbrengen van de facturen ook onmiddellijk welke klanten hun factuur absoluut per post willen krijgen. Dan weet je, die en die facturen moet ik afdrukken en onder omslag opsturen."

Gestructureerde opvolging

"Keurt een klant een factuur niet goed, dan stuurt The Invoice Managers een mail met de melding 'klant heeft niet goedgekeurd, wat is het probleem?' Fouten maken is menselijk en deze kunnen dank zij het systeem snel rechtgezet worden.
Is er werkelijk een probleem, dan stopt Henri zijn interventie en meldt dit aan ons. Hij werkt echt heel nauwgezet en gestructureerd."

"De resultaten hebben niet op zich laten wachten. We hebben toch gemerkt dat we nu een flink pak meer cash op onze rekening hebben staan. De Return On Investment is dus OK. De eerste kinderziektes zijn ondertussen ook overwonnen, dus het systeem doet wat het moet doen. Onze klanten weten dat en hebben er eigenlijk geen problemen mee."

Technologie en
een menselijke aanpak

"The Invoice Managers combineert eigenlijk een technologische en een persoonlijke aanpak. Alles gebeurt zoveel mogelijk automatisch, maar zo één keer per maand bellen zij over een probleemgeval - een klant die niet betaalt. Dan kan ik reageren naargelang de situatie – denk maar aan een echtscheiding, of iemand die nog een erfenis te goed heeft waarop wij onze factuur kunnen afhouden. Zulke dingen... Maar The Invoice Managers powered by CashflowByweb® houdt dat wel systematisch bij en vraagt dan bijvoorbeeld 'is die klant zijn vrouw er nu weer uitgetrokken?' Op die manier word je wel met de neus op de feiten gedrukt. Naar onze klanten toe stelt Henri De Swaef zich ook heel menselijk op. Daar maakt hij zeker het verschil met de meeste incassobureaus die minder vriendelijk optreden.

Goede Return on Investment

Zoals je facturatiesoftware kunt kopen, doen wij een beroep op The Invoice Managers. De kostprijs is te relativeren. Het past ook perfect binnen de tendens naar een bredere dienstverlening naar onze klanten. We evolueren naar een zero kostprijs voor pure boekhouding. Dat wil zeggen dat wij onze kost moeten verdienen met extra diensten. Hoe meer we kunnen automatiseren op routinetaken, hoe meer tijd we overhouden om meerwaarde te bieden aan onze klanten. The Invoice Managers powered by CashflowByWeb® is daarvoor een ideaal instrument." (TM)