Een factuur opmaken volgens de regels van de kunst

Wat zet je allemaal op je factuur?

De vermeldingen die je op je factuur moet zetten zijn het woord ‘factuur’, de factuurdatum, de plaats waar de factuur wordt opgemaakt, een volgnummer, je identiteit (adres maatschappelijke zetel, rechtsvorm, btw-nummer en bankrekeningnummer (met BIC-code), de identiteit van je klant, eventueel met btw-nummer, een omschrijving van de diensten of producten die je hebt geleverd, de leveringsdatum, het bedrag voorschotfacturen verwijs je naar vorig stukken en ben je vrijgesteld van btw, dan vermeld je dit, met veerwijzing naar de btw-wetgeving. Vergeet ook je algemene voorwaarden niet te vermelden, op de voorkant, tenzij je daar een vermelding zet dat ze op de achterkant staan.

Wanneer maak je je factuur op?

Normaal maak je je factuur op op de dag van de levering van je diensten of goederen, maar voor of na de prestatie is ook mogelijk wanneer je dit contractueel voorziet of wanneer je opeenvolgende prestaties levert. Bij verkoop van goederen dien je de btw in de aangifte van dezelfde maand of hetzelfde kwartaal door te storten dan de goederen geleverd zijn. Je verkoopfactuur maakt je uiterlijke de 15de dag van de daaropvolgende maand op. Bij diensten is de btw opeisbaar wanneer deze volledig geleverd zijn. Zet je jaarlijks minder dan 25.000 euro om, dan hoef je geen btw aan te rekenen. Op beroepskosten kan je dan ook geen btw terugvorderen.

Hoe bewaar je je facturen?

Bewaar je facturen in een overzichtelijke mapstructuur, op je eigen server of in een clouddienst zoals Dropbox of Google Drive. Hou je uitgaande facturen gescheiden van je inkomende factuur en let erop  dat je voor elke kost die je maakt een document hebt. Je dient je facturen 7 jaar te bewaren.

Hoe maak je een creditnota op?

Heb je teveel gefactureerd? Betwist je klant de factuur (doordat je levering onvolledig, beschadigd, verkeerd,… was)? Dan dien je een creditnota of een negatieve factuur op te maken. In plaats van het woord ‘factuur’ zet je het woord ‘creditnota’, je verwijst naar de oorspronkelijke factuur (nummer en datum) en je vermeldt ‘btw terug  te storten aan de Staat in de mate waarin ze oorspronkelijk in aftrek werd gebracht” (art. 4 §1 3° KB nr. 4).