10 tips voor een goed debiteurenbeheer

1. Goede afspraken maken goede vrienden. Zorg dat de afspraken over betalingen, voorschotten en termijnen duidelijk en ondubbelzinnig neergeschreven zijn in de officiële documenten zoals offerte, contract en verkoopovereenkomst.

2. Houd informelere communicatie met de klant, zoals mails, briefwisseling en telefoons, goed bij.

3. Screen nieuwe klanten op solvabiliteit, zeker als het om grote bedragen gaat. Leg daar op voorhand concrete maatstaven voor vast.

4. Meld snel laattijdige betalingen dankzij een zorgvuldig debiteurenbeheer. Zo behoud je een overzicht op je cashflow situatie en op de eventuele nadelige impact op de financiële toestand van het bedrijf.

5. Reageer meteen en formeel op elke achterstal. Je geeft daarmee een duidelijk signaal dat je de zaken opvolgt.

6. Besef dat je zeer zelden de klant helpt door achterstal door de vingers te zien of door stilzwijgend uitstel te verlenen. Je creëert bij de klant een illusie over zijn financiële toestand die hem fataal kan worden.

7. Als er een reëel risico van niet-betaling opdoemt, wacht dan niet te lang om de klant persoonlijk aan te spreken. Wat dan voorop staat is de verantwoordelijkheid voor de gezondheid van je onderneming en je personeel.

8. Steek een hand uit en bied overleg als oplossing aan. Toon begrip voor de moeilijke situatie van de klant, maar sta op je rechten.

9. Vaak is een afbetalingsplan de beste oplossing voor je eigen onderneming en voor je klant. Leg er de nadruk op dat een afbetalingsplan een nieuw contract is met na te leven afspraken.

10. Biedt het overleg geen oplossing, of leeft de klant ook de regels van het afbetalingsplan niet na, dan is het beter de relatie te beëindigen en via juridische weg het verschuldigde bedrag te vorderen. Soms blijkt de eerste juridische stap al voldoende om de klant toch tot betaling aan te zetten.