Heb jij nog zicht op al je openstaande facturen?

Kort opvolgen voor een snelle liquiditeitsoptimalisatie

Met CashflowByWeb® ontwikkelde The Invoice Managers één complete en overzichtelijke applicatie voor het efficiënt en effectief beheren van je facturen. Met de gebruiksvriendelijke tool verstuur je facturen, volg je ze op en houd je ze bij.

Henri Deswaef van The Invoice Managers: “Waar andere softwarepakketten één lijst met kostenposten opsturen naar een klant, stuurt CashflowByWeb een herinnering per factuur. Door facturen kort op te volgen, creëer je een snellere liquiditeitsoptimalisatie. Klanten zien dus snel verbetering en zullen merken dat de gemiddelde betaaltermijn wordt teruggebracht. Na enkele maanden volgt een zekere stagnatie in de betalingstermijn.” Wanneer dat niveau aangehouden wordt, realiseer je als bedrijf een flinke verbetering in je cashflow.

Eén compleet pakket voor je facturenbeheer

Versturen

In CashflowByWeb® zit de module BillingByWeb. Wanneer je een factuur verstuurt via die module, ontvangt je klant een mail met je factuur. Hij of zij kan ze vervolgens eenvoudig raadplegen. BillingByWeb gaat echter verder, want het biedt je klant ook de mogelijk om te reageren op de factuur en je prestatie. Je klant kan de factuur digitaal aanvaarden of protest aantekenen en een reden opgeven. In dat geval ontvang je onmiddellijk een melding en kun je maatregelen treffen. Als je klant na acht dagen niet heeft gereageerd op je factuur, krijgt hij of zij de melding dat de factuur automatisch werd aanvaard. Dankzij het digitaal aanvaarden voorkom je discussies over de geleverde diensten, wat vaak aanleiding geeft tot openstaande betalingen.

Opvolgen

De module CollectingByWeb laat je toe openstaande facturen te beheren en op te volgen. Is de betalingstermijn bijna verstreken en heeft je klant nog niet betaald? Dan zal CollectingByWeb het rappeltraject automatisch starten en een herinneringsmail aan je klant versturen om te melden dat hij/zij alsnog ‘op tijd’ kan betalen. Is de overeengekomen betalingstermijn verstreken en heeft je klant nog niet betaald? 10 dagen na het verstrijken van de betalingstermijn zal CollectingByWeb automatisch een rappel verzenden per e-mail/post. Heeft je klant nog niet betaald binnen de termijn die in de rappel wordt genoemd? Dan zal CollectingByWeb een beltaak genereren om vervolgens automatisch een tweede rappel per e-mail/post naar je klant te sturen. Al deze parameters kunnen flexibel worden vastgelegd in een rappeltraject-scenario.

Jij blijft steeds de touwtjes in handen houden met CollectingByWeb, zodat de goede relaties met je klant in stand blijven. De functionaliteiten van het systeem en de acties van een externe facturenbeheerder worden afgestemd op jouw wensen en het gedrag van je klanten.

Beheren

CashflowByWeb® bevat steeds een compleet en up-to-date overzicht van alle handelingen en interacties rond elke afzonderlijke factuur. Op basis van zo’n dossier kun je samen met je klant proactief tot een oplossing komen. Het is ook mogelijk CashflowByWeb® aan je boekhoudpakket te koppelen om de invoer van openstaande facturen en betalingsontvangsten te automatiseren.

Syneton: “Een dag werk per week uitgespaard”

Rudi Cleymans, de zaakvoerder van Syneton, is alvast overtuigd van CashflowByWeb®. Zijn bedrijf ontwikkelde het softwareprogramma Admin-IS, dat ondernemingen toelaat hun administratie te automatiseren en een handige tool is tijdsregistratie, facturatie, budgetcontrole projectopvolging … Eén van de klanten van Syneton werkte met CashflowByWeb® en Admin-IS. Hij vroeg Syneton beide programma’s op elkaar af te stemmen, met een volledig geautomatiseerde administratie én facturatie tot gevolg. Rudi geeft toelichting:

“We hebben niet enkel een interface gecreëerd tussen Admin-IS en CashflowByWeb®, maar gebruiken het programma uiteraard ook zelf. Per klant stel je in wanneer er een eerste en tweede aanmaning moet worden verstuurd. Nadien gebeurt alles automatisch. Als een klant niet betaalt, treedt het systeem direct in werking. De debiteur reageert ook sneller wanneer er bijvoorbeeld een fout op de factuur staat. Anders gebeurt dat pas na maanden en ontstaan er frustraties aan beide kanten. Alle partijen hebben er dus voordeel bij en reageren positief. Zoiets werkt aanstekelijk. Verschillende van onze klanten gebruiken naast Admin-IS nu ook CashflowByWeb®.”

 “De kost van het programma is voor mij verwaarloosbaar als je ziet hoeveel tijd en geld we ermee uitsparen. Bovendien is het geen leuke opdracht om achter slechte betalers aan te zitten. Van zodra je 20 facturen per maand maakt, is de opvolging ervan niet meer evident. Gelukkig bestaat daar nu een oplossing voor,” besluit Rudi.

Lees de volledige getuigenis van Rudi Cleymans

Wil je opnieuw een overzicht over al de facturen die je uitstuurt? Wil je zorgen voor een betere cashflow in je bedrijf door een adequaat beheer van je facturen? The Invoice Managers helpt je met oplossingen op maat!

Lees ook

• Hoe je je cashflow verbetert door facturen adequaat op te volgen