Hoe zorg ik ervoor dat mijn factuur sneller wordt betaald?

Een volledige factuur

Alles begint bij de basis, met een factuur die goed is opgesteld. Niet zelden is een openstaande factuur immers te wijten aan opmerkingen of klachten over de inhoud van de factuur. Hierdoor kan de betaaldatum haast onopvallend opgeschoven worden door een klant. Zorg er dus voor dat alle wettelijk verplichte informatie op de factuur staat: dat zijn onder meer de datum van opmaak, een factuurnummer, de naam, de bedrijfsgegevens van je klant, een omschrijving van elk product of elke dienst die je leverde, de hoeveelheid die je leverde en de prijs per eenheid (per uur, per dag, per stuk, per m² …), de prijs exclusief btw, het btw-tarief, de totaalprijs inclusief btw …

Enkele wetelijke aandachtspunten op een factuur

De elementen in de bovenstaande (niet-exhaustieve) lijst zijn wettelijk verplicht, maar kunnen er ook voor zorgen dat je facturen sneller uitbetaald worden. Daarom gaan we dieper in op een aantal punten.

• Geef een precieze omschrijving

Met een duidelijke en volledige omschrijving van de producten of diensten die je leverde, voorkom je discussies over wat je al dan niet gedaan hebt.

• Schep duidelijkheid over de betalingstermijn

Vermeld zeker een uiterste betaaldatum op je factuur, of voeg algemene voorwaarden toe waarin een betalingstermijn vermeld staat. Dat zijn zaken die je zwart op wit kunt tonen aan een klant die te laat is met zijn betaling.

• Denk aan het PO-nummer

Tegenwoordig werken meer en meer bedrijven met PO-nummers. Een fout of ontbrekend PO-nummer kan ervoor zorgen dat je factuur later betaald wordt. Vraag het dus op bij je klant en vermeld het op je factuur.

• Check de adresgegevens

Controleer goed de adresgegevens van je klanten en kies zoveel mogelijk voor elektronische facturatie. “We hebben de factuur niet ontvangen” blijft een veelgehoord excuus (terecht of onterecht) om facturen te laat te betalen. Met een volledig adressenbestand ben je dit excuus een stapje voor.

• Factureer tijdig

Facturen uitschrijven is, zeker voor kleine ondernemingen zonder administratief personeel, een tijdrovende taak. Toch reserveer je er maar beter maandelijks een dag voor. Hoe sneller na de levering je factureert, hoe verser je in het geheugen van je klant zit en hoe minder kans er is op discussies.

Facturen die vlot worden betaald, zorgen ervoor dat je onderneming de nodige financiële ruimte krijgt om optimaal te groeien. De specialisten van The Invoice Managers beheren je facturen en zorgen er op een menselijke, constructieve en proactieve manier voor dat je klanten hun openstaande facturen tijdig betalen. Zo kun jij je volop concentreren op het runnen van je zaak!

Lees ook

• Hoe je je cashflow verbetert door facturen adequaat op te volgen