Tips voor efficiënt debiteurenbeheer

Tip 1: Goede afspraken maken goede vrienden

Maak op voorhand duidelijke afspraken over de betaling van je factuur. Wanneer dient het bedrag op jouw rekening te staan? Ga je een voorschot aanrekenen? Zet de afspraken ook op papier in een officieel document, zoals een offerte, een contract of een verkoopsovereenkomst. Op je factuur vermeld je ook best algemene voorwaarden, waarnaar je op officiële documenten kan verwijzen.

Tip 2: Screenen op solvabiliteit

Voor je in zee gaat met een nieuwe klant, kan je deze laten screenen op zijn solvabiliteit, zeker wanneer het om grote bedragen gaat.

Tip 3: Maak tijdig je factuur op

Wacht niet te lang na levering met het opmaken van je factuur en zorg ervoor dat deze correct is.

Tip 4: Zorgvuldig debiteurenbeheer

Voer een zorgvuldig debiteurenbeheer, zodat je op elk ogenblik op de hoogte bent van welke facturen over hun vervaldag dreigen te gaan. Zo kan je tijdig ingrijpen en beginnen aanmanen.

Tip 5: Reageer op elke achterstal

Bij goede of regelmatige klanten zal je enkele dagen achterstal wellicht door de vingers zien. Toch is het raadzaam om op elke achterstal formeel te reageren. Je klant zal je leren kennen als iemand die zijn zaken goed en nauwgezet opvolgt en die erop staat dat gemaakte afspraken nagekomen worden.

Tip 6: Overleggen over betalingsachterstand loont

Loopt de achterstal hoog op? Vrees je dat je het risico loopt geen geld te zien? Neem dan zo snel mogelijk persoonlijk contact op met je klant. Toon begrip voor zijn problemen, maar blijf al je rechten vrijwaren en spreek desnoods een afbetalingsplan af. Dat is vaak voor zowel je eigen onderneming als voor je klant de beste oplossing.

 Tip 7: Via de juridische weg

Wanneer de betaling van je facturen echt uitblijft, zit er niets anders op dan de juridische weg te bewandelen. Het kan zijn dat een eerste aanmaning door derden je klant reeds over de streep trekt om toch te betalen. Een juridische procedure heeft meer kans op slagen wanneer je de voorgaande tips in acht genomen hebt.