Hoe voorkom je als kmo factuurfraude in Peppol?

​Peppol belooft veiligheid. Structuur. Automatisatie. Toch stellen steeds meer kmo’s zich de vraag hoe ze factuurfraude in Peppol voorkomen nu e-facturatie verplicht is. Want hoewel het netwerk als veilig bekendstaat, blijkt misbruik in de praktijk niet volledig uit te sluiten.

Frederik Billiet werkt al zes jaar bij de Banqup Group en is sinds begin 2026 salesdirector voor de Benelux. Vanuit die rol begeleidt hij kmo’s en grotere ondernemingen bij de overstap naar elektronische facturatie via Peppol. Door zijn nauwe samenwerking met klanten, softwarepartners en overheidsinstanties bouwde hij diepgaande expertise op rond e-invoicing, compliance en veiligheid. Die kennis deelt hij actief met ondernemers, zodat zij weloverwogen keuzes kunnen maken in een snel veranderend digitaal landschap.

“Het Peppol-netwerk zelf is zeer goed beveiligd,” zegt Frederik. “Maar veiligheid stopt niet bij technologie. Ze begint bij identiteit, toegang en controle. En net daar zien we vandaag verschillen tussen e-facturatieplatformen.”

Factuurfraude in Peppol: het risico situeert zich vóór het versturen van de factuur

Peppol functioneert als een digitale snelweg voor elektronische facturen. Het netwerk zorgt voor een gestandaardiseerde uitwisseling van gegevens tussen ondernemingen, zonder tussenkomst van e-mail of pdf’s. Die standaardisatie verhoogt de betrouwbaarheid en beperkt technische fouten.

Maar Peppol controleert niet automatisch wie zich op die snelweg begeeft. Die verantwoordelijkheid ligt bij de softwareplatformen en access points die bedrijven toegang geven tot het netwerk.

“Zelfs als jouw eigen software streng controleert, blijft er een risico zolang andere platformen dat niet doen,” legt Frederik uit. “Eén zwakke schakel volstaat om factuurfraude in Peppol mogelijk te maken.” Dat betekent dat fraude niet ontstaat op het moment dat een factuur verstuurd wordt, maar al veel eerder: bij registratie en toegang.

Waarom klassieke controles verdwijnen bij e-facturatie

Bij papieren facturen of pdf’s speelde herkenning een rol. Je zag een logo, een adres, een vertrouwde afzender. Zelfs zonder diepgaande kennis voelde iets ‘juist’ of ‘vreemd’ aan. Bij Peppol ontvang je een gestructureerd XML-bestand dat software automatisch verwerkt. Dat verhoogt de efficiëntie, maar vermindert tegelijk de zichtbaarheid voor de gebruiker.

“Als ondernemer kan je vrijwel onmogelijk zelf controleren of zo’n XML-bestand effectief van de verwachte afzender komt,” zegt Frederik. “Daarom moet die zekerheid vooraf ingebouwd zitten.” Automatisatie versnelt processen. Maar zonder bijkomende controles versnelt ze ook fouten of fraude.

Wat is er concreet veranderd?

Tot voor kort kon je als ondernemer vertrouwen op routine. Facturen kwamen binnen, iemand keek ze na, en bij twijfel ging er een belletje naar de leverancier. Dat proces voelde logisch en herkenbaar. Met e-facturatie via Peppol verschuift dat fundamenteel.

Facturen komen niet langer ‘binnen’, ze stromen door. Vaak automatisch. Soms zonder menselijke tussenkomst. En net daardoor verandert jouw rol, ook al raak je zelf geen enkele factuur aan.

“Wat wij vandaag zien,” zegt Frederik, “is dat ondernemers denken dat e-facturatie vooral een IT-verhaal is. In werkelijkheid is het een governance-verhaal.” De kernvraag verschuift van ‘klopt deze factuur?’ naar ‘wie heeft hier toegang tot wat?’. En dat is geen detail. Als iemand binnen of buiten je organisatie onterecht rechten krijgt, dan verloopt fraude niet opvallend. Eerder geruisloos. Een factuur lijkt correct. Het bedrag wijkt nauwelijks af. De betaling gebeurt automatisch. En pas weken later valt er iets op.

“Daarom hameren wij zo sterk op toegang en mandaten,” zegt Frederik. Banqup vertrekt niet vanuit wantrouwen tegenover medewerkers of partners, maar vanuit een realiteit: digitale processen vragen expliciete afspraken. Wie mag facturen versturen? Wie mag ze ontvangen? Wie mag betalingen initiëren? Door die vragen vooraf te beantwoorden, vermijd je dat je achteraf moet reconstrueren wat er fout liep.

KYC als eerste verdedigingslinie tegen factuurfraude in Peppol

Daarom bouwt Banqup zijn beveiliging niet rond de factuur zelf, maar rond het Know Your Customer-principe (KYC). Niet als administratieve stap, wel als fundament van vertrouwen.

Bij Banqup kan niet zomaar eender wie een bedrijf registeren. De onboarding start altijd bij een wettelijke vertegenwoordiger. Die persoon moet zich eerst ondubbelzinnig identificeren, via itsme® of een live identiteitscontrole. Pas daarna controleert Banqup of die persoon het bedrijf ook effectief mag vertegenwoordigen.

“Wij koppelen altijd drie elementen aan elkaar,” zegt Frederik. “Een persoon, een bedrijf en het mandaat om dat bedrijf te vertegenwoordigen. Ontbreekt één van die drie, dan stopt het proces.” Die aanpak voorkomt dat iemand zich met een bestaand ondernemingsnummer aanmeldt zonder volmacht, een vaak onderschat startpunt van factuurfraude in Peppol.

Waarom Banqup kiest voor een eigen Peppol-access point

Niet elk e-facturatieplatform beheert zijn eigen toegang tot Peppol. Sommige werken via externe partijen. Dat lijkt efficiënt, maar maakt controle complexer.

Banqup kiest daar bewust niet voor. “We baten ons eigen access point uit,” zegt Frederik. “Zo behouden we volledige controle over wie toegang krijgt tot het netwerk en onder welke voorwaarden.”

Dat betekent dat identiteitscontrole, mandaatverificatie en beveiligingsregels niet versnipperd raken. Alles volgt dezelfde logica. En als er iets misloopt, ontstaat er geen grijze zone over verantwoordelijkheid.

Hoe interne processen factuurfraude in Peppol helpen voorkomen

Voor veel kmo’s vormt dit het lastigste stuk. Niet omdat het technisch complex is, maar omdat het raakt aan interne gewoontes. Jarenlang werkte iedereen ‘een beetje voor alles’. E-facturatie maakt die informele aanpak zichtbaar. “Dat is soms confronterend,” geeft Frederik toe. “Maar het is ook een kans.”

Bij Banqup merken ze dat bedrijven die hun rollen scherp afbakenen, niet alleen veiliger werken, maar ook efficiënter. Verantwoordelijkheden liggen vast. Discussies over wie iets had moeten doen verdwijnen. En bij afwezigheid of verloop blijft de continuïteit gegarandeerd.

Belangrijk daarbij: Banqup dwingt die keuzes niet af. Het platform maakt ze mogelijk, maar laat de onderneming beslissen. Dat sluit aan bij de realiteit van kmo’s, waar flexibiliteit cruciaal blijft. “Wij willen bedrijven niet vastzetten,” zegt Frederik. “Wij willen hen inzicht geven, zodat ze zelf bewuste keuzes maken.” Precies dat inzicht vormt een onderschatte hefboom tegen factuurfraude in Peppol.

Is e-facturatie via Peppol veilig? Alleen met context

Veel ondernemers stellen zich terecht de vraag: is e-facturatie via Peppol veilig? Het eerlijke antwoord luidt: ja, mits de juiste controles.

Nieuwe fraudetechnieken zoals quishing (fraude via QR-codes) tonen aan dat snelheid ook risico’s meebrengt. Hoe sneller processen lopen, hoe kleiner de marge voor menselijk toezicht.

“Daarom blijft context cruciaal,” zegt Frederik. “Wie deed wat, wanneer en met welk mandaat?” Banqup bewaart die context door elke actie te koppelen aan een geverifieerde identiteit. Zo blijft duidelijk wie verantwoordelijk is, zelfs in volledig digitale processen.

Traceerbaarheid als vangnet

Zelfs met preventieve maatregelen blijft nul risico onrealistisch. Daarom stopt het verhaal niet bij preventie. Banqup registreert wie een actie initieerde, wanneer dat gebeurde en binnen welk mandaat. Die volledige traceerbaarheid maakt onderzoek mogelijk en versnelt correcties bij betwistingen of fouten.

“Dat is geen luxe,” zegt Frederik. “Dat is een basisvoorwaarde voor vertrouwen in e-facturatie.”

E-facturatie als hefboom voor je kmo

Veel ondernemers ervaren e-facturatie nog als een opgelegde verplichting. Volgens Frederik ligt daar een misvatting. “E-invoicing helpt bedrijven om grip te krijgen op hun processen. En dat loont, ook los van compliance.”

Eenmaal correct ingericht: win je tijd, vermijd je discussies en behoud je overzicht. Bovendien verlaag je structureel het risico op factuurfraude in Peppol.

Factuurfraude in Peppol voorkomen begint bij identiteit

Peppol zelf vormt geen zwakke schakel. Toegang zonder degelijke verificatie wel. Wie factuurfraude in Peppol wil voorkomen, kijkt daarom verder dan de technische verplichting en stelt zich fundamentele vragen. Wie krijgt toegang tot mijn facturatiestroom? Op basis waarvan? En hoe zichtbaar blijft wat er gebeurt?

Banqup vertrekt niet vanuit angst, maar vanuit verantwoordelijkheid. Door identiteit, mandaten en traceerbaarheid centraal te zetten, voorkomt het platform dat risico’s zich opstapelen in stilte. Voor jou als bedrijfsleider betekent dat geen extra complexiteit, maar meer rust. Je weet wie wat kan. Je weet waar controles zitten. En je weet dat e-facturatie niet alleen compliant is, maar ook beheersbaar.

Verneem je graag meer over de aanpak van Banqup? Onze specialisten vertellen je er graag alles over.