Wat als ik een non-Peppol factuur krijg nu e-facturatie wettelijk verplicht is voor B2B-transacties?

​Veel kmo’s verwachten dat elke factuur automatisch correct binnenkomt. In de praktijk ontvang je nog altijd facturen via e-mail of pdf, terwijl de regelgeving intussen duidelijk is. Dat zorgt voor onzekerheid. Mag je zulke facturen nog verwerken? Moet je ze weigeren? En wat verwacht de overheid concreet van jou als ontvanger? Kortom, ‘wat als ik een non-Peppol factuur krijg’ blijft voor veel bedrijven een moeilijke kwestie.

Het antwoord vraagt nuance. Je mag vandaag nog uitzonderingen verwerken, maar je mag ze niet blijven normaliseren. Wie dat onderscheid begrijpt, vermijdt fouten en bereidt zich correct voor op wat volgt.

​Wat als ik een non-Peppol factuur krijg tijdens de tolerantieperiode?

Peppol is wettelijk verplicht, maar er geldt een tijdelijke tolerantieperiode voor ondernemingen die nog niet volledig mee zijn, maar wel al de nodige stappen hebben genomen. Tijdens die periode mag je non-Peppol facturen nog verwerken. Dat betekent echter niet dat je niets moet doen.

Als ontvanger blijf jij verantwoordelijk voor een correcte verwerking. Je moet dus nagaan of de factuur inhoudelijk klopt, betrouwbaar is en correct wordt geboekt en gearchiveerd. De tolerantieperiode geeft tijd om te schakelen, geen vrijgeleide om oude gewoontes aan te houden.

Hoe ga je tewerk om risico’s te vermijden?

Eerst controleren: is de factuur btw-conform?

Wanneer je een non-Peppol factuur ontvangt, start je altijd met een inhoudelijke controle. De factuur moet alle wettelijk verplichte vermeldingen bevatten, zoals een correcte identificatie van leverancier en afnemer, de juiste btw-nummers, een factuurdatum en -nummer, het btw-tarief en een duidelijke beschrijving van de prestatie.

Ontbreekt er een essentieel element, dan mag je de factuur niet zomaar verwerken. In dat geval moet je ze protesteren of laten crediteren, volledig of gedeeltelijk. Dit geldt voor alle facturen die je ontvangt.

Vervolgens: kijk naar de herkomst en authenticiteit

Naast de inhoud telt ook de herkomst. Je moet redelijke zekerheid hebben over wie de factuur verstuurt en of de inhoud niet gewijzigd werd. Bij facturen via Peppol zit die zekerheid ingebouwd. Bij pdf’s of e-mails niet. Daar moet je manueel controleren, bijvoorbeeld door te kijken naar het e-maildomein, het rekeningnummer of de context van de samenwerking. Net die extra controles tonen waarom Peppol wettelijk verplicht werd. Het systeem neemt onzekerheid weg die vandaag nog veel tijd en risico vraagt.

Verwerken, archiveren en btw aftrekken: wat mag wel?

Is de factuur geldig en betrouwbaar, dan mag je ze verwerken volgens de normale boekhoudregels. Je archiveert ze digitaal of op papier, zolang leesbaarheid en integriteit gegarandeerd blijven gedurende de wettelijke bewaartermijn.

Ook btw-aftrek blijft mogelijk bij een non-Peppol factuur, op voorwaarde dat de factuur correct is, de onderliggende levering of dienst echt is en jij te goeder trouw handelt. Bij een controle moet jij dat kunnen aantonen. De verantwoordelijkheid ligt dus niet alleen bij de verzender, maar ook bij jou.

Wat als ik een non-Peppol factuur krijg? Zijn er zaken die ik expliciet niet mag doen?

Je mag een non-Peppol factuur niet negeren en ook niet weigeren met het argument dat Peppol verplicht is. Facturen zomaar niet betalen of weigeren zonder communicatie kan niet. Evenmin mag je ervan uitgaan dat de verplichting alleen bij de verzender ligt. Beide partijen dragen verantwoordelijkheid.

​Wat verwacht de overheid op korte en langere termijn?

​De overheid verwacht dat je uitzonderingen vandaag correct verwerkt, maar tegelijk actief toewerkt naar structurele e-facturatie. Bij herhaaldelijke non-Peppol facturen moet je leveranciers aanspreken en duidelijk maken dat facturatie via Peppol de norm wordt.

Na de tolerantieperiode, vanaf Q2, verandert de verwachting. Dan is het sterk aangeraden dat je niet-conforme facturen weigert en uitzonderingen elimineert. Betrouwbare e-facturatie en sterke verificatie spelen daarin een cruciale rol.

In een notendop: wat als ik een non-Peppol factuur krijg?

Dan verwerk je die vandaag nog correct, met extra aandacht en verantwoordelijkheid. Tegelijk werk je actief toe naar een situatie waarin uitzonderingen verdwijnen. Als je dat nu al doet, vermijd je discussies, fouten en stress wanneer de tolerantieperiode afloopt. Zo maak je van ‘wat als ik een non-Peppol factuur krijg’ geen probleem, maar een beheersbaar scenario. Verneem je er graag meer over? Neem dan zeker vrijblijvend contact op met onze specialisten.

​Goed om te weten: We gebruiken in dit artikel de term 'Peppol' omdat dit voor de meeste ondernemers de snelste en veiligste weg is naar e-invoicing. Wettelijk gezien volstaat elke gestructureerde digitale factuur (bijvoorbeeld in UBL formaat), zolang de software van jouw klant deze automatisch kan inlezen. Hoewel er andere verzendmethodes zijn, kiezen de meeste Belgische softwareleveranciers en ondernemers voor het Peppol-netwerk als standaardoplossing.