Hoe Johan zijn team redde met een stapel post-its en een halve fles wijn
Van frustratie naar flow: één oefening die het verschil maakt
Er was eens… Helaas niet het begin van een sprookje, maar van een saai en voor velen herkenbaar verhaal. Er was eens een team dat niet goed draaide. Waar Johan droomde van een dynamische ploeg, kreeg hij elke dag verveling en zure blikken op zijn bord. Vragen werden teruggesnauwd, neuzen afgebeten. Tenminste, als er niet met fluwelen handschoentjes werd behandeld en niet iedereen op de tippen van de tenen rondliep. De sfeer zat net niet onder het nulpunt.
In dit team was er nood aan verandering. Verbetering, beter! Maar ze hadden al alles geprobeerd. Vorig jaar nog gaan skiën. Shortski. Jammer van die lichtjes uit de hand gelopen ruzie, maar verder wel een topweekend. En elk kwartaal een bonus, bovenop het royale loon. Goed betaald, veel flexibiliteit en niks dan voordelen. En toch.
Wat kan ik nog doen, dacht Johan?
De doorbraak: één vraag verandert alles
Als laatste redmiddel trekt Johan een oud boekje vanonder het stof.
’t Was van zijn vader geweest, boordevol brainstorm- en teamdynamische technieken. Een klein kotske welt op. Maar Johan slikt het dapper weg. Als onze pa dat kon, kan ik dat ook.
Wat volgt is een lange avond vol schetsen op de flipchart, een bestelling post-its en een halve fles wijn. Beschaafd, toch? De volgende ochtend druppelen de collega’s binnen. Een andere vibe hangt in de lucht.
“Hier gaan we toch geen groepswerk doen, hè?” vraagt iemand met een afkeurende blik. “Eikes, brainstormen, dat kan ik niet. Ik heb nooit goeie ideeën.”
Maar Johan laat zich niet uit het veld slaan.
“Kom eens wat dichter,” zegt hij. “Ik wil dat jullie meedenken over hoe we de rest van het jaar beter kunnen maken. Focus op de professionele kant. Maar voor we het beter kunnen maken, moeten we eerst in kaart brengen wat er beter moet of kan. Dus. Schrijf op: wat loopt er hier niet goed?”
Het team kijkt elkaar aan. Van links naar rechts, en terug.
“Wacht. Moeten we echt opschrijven wat er niet goed gaat?”
“Jazeker,” zegt Johan. “En vooral: blijf schrijven. Alles mag op papier. Moet op papier. Als je leeggeschreven bent, schrijf dan nog wat verder. Denk dieper. Schrijf het van je af. Let’s go!”
Johan zet een zacht muziekje op. De stiften krassen op de post-its. Niemand zegt een woord. Johan voelt een zweetdruppel langs zijn zij lopen. Shit. Wat gaat hier allemaal op tafel komen? Een can of worms wordt opengetrokken.
Eerst aarzelend, maar al snel kwamen de frustraties tot leven. Vergaderingen die nergens over gingen. Eindeloze cc-mails. Verwachtingen die nooit uitgesproken werden. De ene frustratie na de andere werd op tafel gegooid.
Na twee minuten vertraagt het gekras. Johan moedigt hen aan.
“Komaan, blijf schrijven. Alles wat er niet goed gaat, moet op die post-its komen.”
De stiften zwijgen.
Iedereen staart naar elkaar.
De muur vol post-its kijkt terug, alsof hij elk geheim en elke frustratie van het team heeft opgeslorpt. Johan kijkt rond, probeert de blikken te lezen. Een mix van onzekerheid, opluchting en… nieuwsgierigheid.
Iemand lacht ongemakkelijk.
Dan breekt de stilte.
“Eigenlijk,” begint Els, “gaat het soms gewoon nergens over. Al die extra vergaderingen. We draaien in rondjes. Niemand beslist en uiteindelijk zijn we terug bij af.”
“En die mails,” voegt Tim toe, “die eeuwige cc’s naar iedereen en z’n kat. Daar krijg ik jeuk van.”
Plots is daar het kantelpunt. Eén voor één volgen de verhalen. Steeds eerlijker en rauwer. Johan knikt. Dit is wat hij nodig had. Geen mooie praatjes, geen oppervlakkige complimenten, maar de pure waarheid.
Pijnlijk? Ja.
Maar noodzakelijk.
Van frustratie naar actie: hoe iedereen wil meebouwen aan de oplossing
“Oké,” zegt Johan uiteindelijk. “Nu we alle frustraties hebben, kunnen we eens nadenken over hoe het beter kan. De vraag is: hoe ga jij daar mee voor zorgen?”
De stilte is bijna voelbaar.
Dan pakt Johan een nieuwe stapel post-its.
Iedereen deinst mentaal terug.
“Geen paniek. Stap voor stap. Het gaat niet om de perfecte oplossing. Denk klein. Wat is één ding dat jij morgen beter kunt doen?”
Eén voor één nemen de collega’s een stift. Een aarzelende stilte volgt, maar al snel verschijnt de eerste zin op een post-it.
“Ik ga vergaderingen korter maken,” schreef Els.
“Meer rechtstreeks praten, minder mailen.”
“Complimenten geven. Echt. Niet alleen als het awkward voelt.”
De eerste stap naar een sterker team
Terwijl de laatste post-its op de muur geplakt worden, kijkt Johan rond. Dit is nog maar het begin. Maar het team is in beweging. En dát, weet hij, is hoe echte verandering start.
“Mooi, hier kunnen we mee bouwen. Dit is ons startpunt.”
Over Oploscafé
Wannes De Loore biedt met Oploscafé teams de mogelijkheid om frustraties naar boven te brengen, én ze ook om te zetten in heel concrete acties. Laagdrempelige quick-wins om te beginnen, uitgewerkte trajecten op langere termijn. Met regelmatige reflectiemomenten, zodat je als team kan zien hoe ver je geraakt wanneer iedereen in dezelfde richting trekt.
