Solliciteren in het digitale tijdperk: wat mag en wat kan niet?

Sociale media bieden sollicitanten kansen om in het oog te lopen

Sociale mediakanalen kunnen sollicitanten net dat beetje voor geven op ‘concurrenten’ die alleen een motivatiebrief en een cv stuurden. Op LinkedIn kunnen ze vaardigheden, diploma’s en werkervaring in de verf zetten. Op Instagram kunnen ze eigen werk tonen. Op Twitter en Facebook kunnen ze zichzelf profileren met publieke posts die duidelijk maken wie ze zijn en wat hen boeit.

Werkgevers willen zoveel mogelijk te weten komen over kandidaten

Werkgevers of de HR-adviesbureaus waarop ze een beroep doen, schuimen vaak het internet af om interessante weetjes en informatie over sollicitanten te vinden. Hoever kunnen ze hierin gaan?

Mag de kandidaat privéinformatie die niet relevant is om de functie uit te oefenen voor zichzelf houden?

Artikel 13 van de CAO nr. 38 van 6 december 1983 betreffende de werving en de selectie van werknemers bepaalt: ‘De sollicitant is ertoe gehouden om te goeder trouw aan de selectieprocedure mee te werken en alle noodzakelijke gegevens over beroeps- en studieverleden te verschaffen, wanneer deze betrekking hebben op de aard en de uitoefeningsvoorwaarden van de functie’.

Wendy Denoodt: “Dit impliceert enerzijds dat een sollicitant niet mag weigeren een geoorloofde vraag waarheidsgetrouw te beantwoorden. Bovendien wordt algemeen aanvaard dat hij zelfs uit eigen beweging bepaalde gegevens dient mede te delen aan de werkgever, in zoverre hij ervan uit mag gaan dat ze van belang zijn voor de functie waarvoor hij solliciteert. Dit is de zogenaamde ‘spreekplicht’. Anderzijds impliceert artikel 13 dat de sollicitant niet verplicht is te antwoorden op vragen die ongeoorloofd zijn – dat is zijn ‘zwijgrecht’ – en dat hij in deze omstandigheden zelfs mag liegen. Van dit zwijg- of zelfs liegrecht kan de sollicitant gebruik maken indien vragen worden gesteld die duidelijk behoren tot de private levenssfeer waarmee de werkgever geen uitstaans heeft. Dit geldt ook voor vragen over etnische afkomst, levensovertuiging, religie…en dit om de kans op discriminatie te verkleinen.”

Liegrecht versus spreekplicht

Voornoemd liegrecht dient in de praktijk altijd te worden afgewogen tegen de spreekplicht, wat soms een moeilijke evenwichtsoefening is.
“Zo is de vraag naar een eventuele zwangerschap in principe ongeoorloofd en kan een sollicitante dit verzwijgen en er zelfs over liegen, tenzij de functie waarvoor wordt gesolliciteerd specifieke gezondheidsrisico’s kan inhouden voor iemand die zwanger is”, verduidelijkt Mr. Denoodt.
Ook de vraag naar politieke opvatting of religieuze overtuiging is in principe ongeoorloofd. “Tenzij het zou gaan om een aanwervingsprocedure gevoerd door een vereniging die werkzaam is binnen de politiek, een vakbond of een ziekenfonds, of als het gaat om een religieuze of levensbeschouwelijke instelling”, gaat Wendy Denoodt verder.

Het social mediaprofiel van een sollicitant screenen: kan dat?

Een werkgever kan kandidaat-sollicitanten googelen en een kijkje nemen op hun sociale mediaprofielen. Als de kandidaat-sollicitant zijn profiel publiek is, kan de werkgever dit raadplegen om te weten te komen of: de kandidaat vaak op foto’s staat waar drank rijkelijk vloeit, of hij bedenkelijke meningen ‘Liket’, enz.

Maar mag de werkgever een dossier aanleggen, online of op papier, met gegevens die hij op social mediakanalen heeft gevonden?
Wendy Denoodt: “Hoewel de meeste werkgevers en recruiters zich hier inderdaad schuldig aan maken is dit eigenlijk niet toegestaan. De Artikel 29-werkgroep, het onafhankelijke advies- en overlegorgaan van de Europese privacy toezichthouders, dat vervangen is door de European Data Protection Board (EDPB), verduidelijkt dit in haar advies van 8 juni 2017: werkgevers mogen de sociale mediaprofielen van werknemers enkel raadplegen (en verwerken) indien dat noodzakelijk en relevant is voor de functie waarvoor wordt gesolliciteerd.”

Kandidaten kunnen beter voorzichtig zijn met gegevens online te zetten

Het raadplegen van een LinkedIn- of Twitterprofiel is aanvaardbaar. De werkgever kan argumenteren dit profiel te raadplegen om zich een beeld te vormen van de competenties van de sollicitant. Dit is in het algemeen niet het geval voor een Facebookprofiel, zelfs indien dit openbaar is!
“In de praktijk is het onmogelijk om te controleren of een (potentiële) werkgever niet snel een sollicitant door de zoekmachine heeft gehaald. Bovendien zal een sollicitant in de meeste gevallen niet kunnen bewijzen dat een niet-aanwerving het gevolg is van het feit dat de werkgever bepaalde informatie over hem via sociale media heeft bekomen. Daarom raad ik sollicitanten aan dat zij zelf eens checken wat er over hen online beschikbaar is en ervoor zorgen dat er geen bezwarende zaken te vinden zijn…”, zegt Wendy Denoodt.

GDPR-wetgeving is van toepassing

Sollicitatiegegevens zijn persoonsgegevens en vallen onder de GDPR-wetgeving. De werkgever mag enkel gegevens verwerken/bewaren die relevant zijn voor het doel waarvoor ze worden gebruikt, dus met het oog op de sollicitatie, en alleen als de werkgever dit vooraf aan de sollicitant heeft gemeld.
Meester Denoodt: “Alle gegevens die worden verzameld tijdens het selectieproces dienen onmiddellijk te worden verwijderd zodra de jobaanbieding niet wordt aanvaard of de kandidaat afgewezen wordt. Wel kan een sollicitant toestemming geven om zijn gegevens langer te bewaren voor het geval er later een passende functie voor de sollicitant komt. Een bijkomende termijn van 1 jaar lijkt redelijk.”

Wat doe je met een vriendschapsverzoek?

Het gebeurt dat potentiële werkgevers een vriendschapsverzoek sturen naar een sollicitant om toegang te krijgen tot zijn profiel. Kan dat?
“Vraag is: over welk profiel gaat het? Bij een LinkedInprofiel is er in principe geen bezwaar, aangezien LinkedIn aanzien wordt als een professioneel netwerk. Indien het gaat over een Facebookprofiel, liggen de zaken enigszins anders. Door de band genomen wordt Facebook eerder voor privédoeleinden gebruikt. In principe kan een vriendschapsverzoek in dit geval niet door de beugel. We moeten ervan uitgaan dat een sollicitant die een vriendschapsverzoek ontvangt van een (potentiële) werkgever dit misschien niet durft weigeren. Het is dan ook niet correct dat een werkgever zich zou kunnen beroepen op de informatie die hij aantreft op het Facebookprofiel van de kandidaat”, besluit Mr. Wendy Denoodt.