Isabelle De Nil en Catharina Lucas (EASYPAY GROUP): "Kmo’s laten soms voordelen aan hen voorbijgaan, omdat ze niet weten dat ze bestaan."

​Vind je dat een loonsverhoging voor jou als werkgever een flinke kostenpost is, terwijl je medewerker er nauwelijks iets van merkt? Ben je overweldigd door alles wat er op hr-gebied komt kijken? Weet je voor welke voordelen je in aanmerking komt? Isabelle De Nil en Catharina Lucas van EASYPAY GROUP geven de antwoorden op deze vragen aan KMOinsider en Netwerkers.be, en leggen uit hoe ze kmo's ondersteunen bij hun hr-management.

EASYPAY GROUP begon 45 jaar geleden als loonsoftware-ontwikkelaar en groeide uit tot een totaalpartner voor kmo's op het vlak van hr. Vandaag biedt de organisatie zowel software-only-oplossingen als een full-service-model, waarbij de volledige loonadministratie en hr-zorg wordt overgenomen. Isabelle en Catharina zijn verantwoordelijk voor hun regio’s en zien hun kantoren als ondernemingen op zich.

“We krijgen de ruimte om te ondernemen, zoals je dat voor je eigen bedrijf zou doen”, zegt Isabelle. Catharina voegt toe: “Het geeft ons vrijheid en verantwoordelijkheid. Je voelt dat je impact hebt op het kantoor en op je klanten.”

EASYPAY GROUP: een totaalpakket

Om in te spelen op de uiteenlopende noden van kmo’s biedt EASYPAY GROUP geen standaardpakket, maar verschillende formules. Sommige bedrijven willen hun loonadministratie volledig zelf beheren, anderen zoeken gerichte ondersteuning, en nog anderen kiezen voor totale ontzorging. Daarom ontwikkelde EASYPAY GROUP drie modellen:

1. Software-only: bedrijven gebruiken de loonsoftware zelfstandig zonder externe hulp.
   
2. Software met ondersteuning: bedrijven gebruiken de software, maar krijgen begeleiding bij specifieke taken, zoals de aangiften voor RSZ en bedrijfsvoorheffing.
   
3. Full-service: EASYPAY GROUP neemt de volledige loonadministratie en hr-taken over en begeleidt de werkgever van a tot z.

Ons full-service-model richt zich op kmo’s die een persoonlijke aanpak waarderen: digitaal als het moet, persoonlijk als het kan.

Daarnaast geeft EASYPAY GROUP als sociaal secretariaat, sociaal verzekeringsfonds en ondernemingsloket nog veel meer begeleiding: van het aanvragen van een ondernemingsnummer tot advies over het juiste statuut voor medewerkers en optimalisatie van de loonkosten. Zo helpt EASYPAY GROUP ook bij complexe regelgeving en uitzonderingen die kleine bedrijven vaak overweldigen.

Persoonlijk contact boven alles

EASYPAY GROUP steekt boven het maaiveld uit door de manier waarop het met klanten omgaat. Het persoonlijke contact staat hierbij centraal. Elke klant heeft een vast aanspreekpunt en wordt niet van het kastje naar de muur gestuurd door een callcenter of chatbot. Isabelle: “Bij ons heb je altijd direct contact met je dossierbeheerder, zodat we je vragen snel en persoonlijk kunnen beantwoorden.”

Catharina: “We zijn het eerste gezicht, maar niet het laatste. Geven we het dossier door aan een andere medewerker in ons team, dan maakt ook die zich bekend bij de klant.” Die persoonlijke aanpak is volgens hen het grootste verschil met andere spelers in de sector. Isabelle: “Veel collega’s werken anoniem en volgens standaardprocedures. Wij geloven dat je pas echt het verschil maakt door aandacht te hebben voor de mens achter de cijfers.”

Lokaal autonoom

Hoewel Isabelle en Catharina in loondienst werken, voelen ze zich eerder als ondernemers binnen hun eigen regionale kantoor. Iedere accountmanager is verantwoordelijk voor een bepaalde provincie of streek. Binnen Oost-Vlaanderen is Isabelle verantwoordelijk voor de regio Waasland, terwijl Catharina de regio Genk voor haar rekening neemt.

Isabelle: “We zien ons kantoor als onze eigen kleine onderneming. We zijn geen zaakvoerders, maar er stroomt wel ondernemersbloed door onze aderen. We dragen de verantwoordelijkheid om groei te realiseren, en daar krijgen we ook de ruimte voor.”

We beschouwen ons kantoor als onze eigen kleine onderneming. We delen het DNA van onze klanten.

Regio bepaalt aanpak

De autonomie vertaalt zich in een aanpak die aangepast is aan de noden van de regio. Catharina: “In Limburg zijn er bijvoorbeeld andere subsidies en steunmaatregelen zoals zuurstofpremies voor bedrijven in moeilijkheden. Dat soort dingen moet je lokaal oppikken, want in Oost-Vlaanderen speelt dat niet.”

Ook de sectorverdeling verschilt. In Limburg kwamen er de laatste jaren veel bakkers bij Catharina aankloppen, terwijl Isabelle meer beweging ziet in de bouwsector. “Elke regio heeft zijn eigen dynamiek”, legt Isabelle uit. “In het Waasland wordt er sterk geïnvesteerd in nieuwe industrieterreinen, en daar zijn we als lokaal kantoor natuurlijk aanwezig.”

Lokale vrijheid, gedeelde waarden

Hoewel elk kantoor zijn eigen accenten legt, blijven de kernwaarden van EASYPAY GROUP het kompas: streven naar resultaten, verandering omarmen, persoonlijke aanpak en zorgen voor mensen, zowel voor klanten als voor medewerkers, met passie en betrokkenheid.

Isabelle: “We werken binnen dezelfde richtlijnen, maar de manier waarop we die invullen, stemmen we af op onze regio. Dat geeft ons verantwoordelijkheid en autonomie, en tegelijk de kracht om iets te betekenen voor onze lokale ondernemers.”

Praktisch advies voor kmo’s

Isabelle en Catharina ervaren dat er heel wat kmo’s niet weten wat er allemaal mogelijk is op hr-gebied. Grote bedrijven hebben gespecialiseerde medewerkers in dienst, maar de kmo-ondernemer moet van alle markten thuis zijn. Een partner als EASYPAY GROUP compenseert dat gebrek aan kennis en ervaring. Wat kunnen Isabelle en Catharina ondernemers al concreet meegeven? Ze zetten een aantal dingen op een rijtje.

1. Optimaliseer je loonkosten
Veel kmo’s hebben geen weet van de mogelijkheden die er bestaan om hun loonkosten te verlagen. Denk aan subsidies, doelgroepkortingen of alternatieve verloningsvormen die fiscaal interessant zijn. Catharina geeft een voorbeeld: "Loonopslag is een grote kost voor de werkgever en een kleine baat voor de werknemer. Maar er zijn manieren om dat op te vangen.”

Veel kmo’s hebben geen weet van de mogelijkheden die er bestaan om hun loonkosten te verlagen.

2. Zet mensen centraal
Een loonstrook is maar een stukje papier, maar de manier waarop medewerkers worden behandeld, bepaalt hun motivatie. Isabelle: “Verlonen is wat je doet met cijfers, belonen is wat je doet met je hart. Samen geven ze betekenis aan werk.” Door medewerkers correct te behandelen en te waarderen, bouw je als kmo aan duurzame resultaten.

3. Kies bewust je sociaal secretariaat
Niet elk sociaal secretariaat werkt op dezelfde manier. Sommige opereren anoniem en met standaardformules, terwijl andere sterk inzetten op persoonlijke service. Catharina vergelijkt het met een aankoopbeslissing: “Zoals je met een auto eerst een proefritje doet voor je hem koopt, kan je ook testen welk sociaal secretariaat voor jou het meest geschikt is. Stel verschillende sociale secretariaten dezelfde vraag en vergelijk hoe ze erop reageren.”

Een andere kijk

Na jaren in de sector zijn Isabelle en Catharina niet meer dezelfde mensen als toen ze begonnen. Door hun werk bij EASYPAY GROUP deden niet alleen kennis en ervaring op, maar ook persoonlijke inzichten die hun manier van werken en kijken naar klanten hebben veranderd.

Isabelle werkt intussen meer dan vijfentwintig jaar in de loonadministratie. Ze begon als dossierbeheerder met stapels papieren en kleurpotloden om afwijkingen te coderen. “De systemen zijn veranderd, alles is digitaal en sneller. Maar wat hetzelfde bleef, is de nood aan nauwkeurigheid en menselijkheid. Ik heb geleerd dat achter elk dossier een ondernemer schuilgaat die vertrouwen in je stelt.”

Catharina groeide de voorbije jaren mee met haar klanten en ontdekte hoe belangrijk het is om te luisteren. “In het begin wilde ik soms te snel gaan. Nu weet ik dat je niet alles in één gesprek kan oplossen en dat sommige zaken tijd vragen. Ik ben veel geduldiger geworden, omdat ik geleerd heb dat vertrouwen en duurzame relaties stap voor stap groeien.”

Allebei geven ze aan dat hun werk hen veerkrachtiger heeft gemaakt. Ze moeten voortdurend inspelen op veranderende wetgeving, sectorale verschillen en onverwachte vragen van klanten. “De wereld rondom ons verandert razendsnel”, zegt Isabelle. “Ik heb geleerd om dat niet als een bedreiging te zien, maar als kans om mee te groeien.”

Ondernemen begint bij connecteren.
Neem deel aan Xtrat!me en netwerk doelgericht!

Op 14, 15 en 16 oktober 2025 verwelkomen Easyfairs en KMOinsider jou op een toonaangevend netwerkevent in Antwerp Expo. Tijdens deze driedaagse verwachten we meer dan 15.000 bezoekers. Jij komt toch ook? KMOinsider geeft de aftrap met een Business@Breakfast op dinsdag 14 oktober om 10 uur. Geniet van een inspirerend paneldebat en een heerlijk ontbijt om je beursbezoek goed te starten.

Wil je je netwerk vergroten? Neem plaats aan een van de 30 thematafels, geleid door 30 deskundige tafelmoderators. Isabelle en Catharina zijn er ook bij. Leg waardevolle contacten met meer dan 150 professionals in samenwerking met Netwerkers.be. Netwerken was zelden zo doelgericht en relevant.

👉 Wil je ook actief je netwerk uitbreiden?
Schrijf je dan hier in voor het Xtrat!me-netwerkevent, georganiseerd door KMOinsider en Netwerkers.be. Als deelnemer word je aaneensluitend met 3 van de 30 thematafels gematcht.