Je personeelskosten budgetteren: een noodzakelijke oefening voor elke kmo

“In veel kmo’s zijn de personeelskosten een substantieel deel van de totale uitgaven. Vaak vertegenwoordigen ze zowat de helft van wat er aan geld buitengaat, soms zelfs meer”, steekt Filip van wal. “Daarom is het zo belangrijk zicht te hebben op hoeveel geld ernaartoe gaat. Dat cijfer kun je dan afzetten tegen de verwachte omzet van het volgende jaar wanneer je strategische beslissingen gaat maken.”

3 belangrijke parameters in je budgetoefening

Volgens Filip kijken (te) veel bedrijven naar hun loonkosten van het afgelopen jaar en tellen ze er 2 procent bij, als buffer voor de index. “In dat geval hou je geen rekening met wijzigingen in tewerkstelling, zoals de aanwerving van extra werknemers of afwezigheden. Schommelingen in je personeelsbestand kunnen er dan ook voor zorgen dat het kostenplaatje er helemaal anders uitziet op het einde van de rit.”

Wil je werk maken van een goeie budgettering, dan neem je de volgende 3 parameters het best ook mee in je berekening:

• Loonevolutie

Filip: “Kijk eerst en vooral naar de evolutie van de lonen in de markt. Cao’s en indexaanpassingen hebben een impact op het brutoloon en mag je dus niet vergeten in je berekening. Ook de anciënniteit – loonsverhoging op basis van aantal jaren dienst – neem je mee in je prognose. Ga vervolgens na of je aanspraak maakt op bepaalde RSZ-verminderingen of omgekeerd, welke kortingen wegvallen." Dat kan een serieuze slok op een borrel schelen, zeker bij kmo’s met een beperkt aantal werknemers. De impact is daar groter: soms scheelt het bijna een volledige VTE.

• Groeiverwachtingen

“Een andere parameter om bij stil te staan, zijn je groeiverwachtingen en de impact daarvan op het aantal werknemers in dienst. Wanneer je extra krachten nodig hebt, moet je die kosten al meenemen in je forecast”, aldus Filip. Een bijkomend aandachtspunt is dat de maand waarin je nieuwe medewerker aan de slag gaat, invloed heeft op hoeveel hij of zij je dat jaar zal kosten. Iemand die in september start, zal je minder kosten dan iemand die al in maart aan de slag gaat.

• Afwezigheden en vertrekkende werknemers

Het gebeurt ook dat medewerkers het volgende jaar minder werken, bijvoorbeeld door een zwangerschap. Filip: “Je doet er goed aan de impact van die afwezigheid in de mate van het mogelijke in te schatten. Misschien moet je wel op zoek naar een eventuele vervanger, wat naast loonkosten ook middelen voor de aanwerving inhoudt. Werknemers waarvan het contract afloopt, budgetteer je dan weer enkel voor de maanden waarin ze nog voor je werken. Ook mensen die omschakelen van voltijds naar deeltijds - of omgekeerd – doen de totale kostenpost toe- dan wel afnemen.”

Klop aan bij een expert

Wil je (een beter) zicht krijgen op je personeelskosten? Dan kun je zelf aan de slag met de aandachtspunten hierboven. Als expert ter zake raadt Filip aan om bij de minste twijfel de budgettering over te laten aan specialisten. “Als je zelf gaat simuleren, zul je er wel wat tijd aan besteden. Je sociaal secretariaat daarentegen beschikt over de nodige tools en ervaring om de berekening voor jou te doen. Want het wordt nog complexer: voorlopig hebben we het nog niet gehad over de kosten voor het vakantiegeld en de eindejaarspremies, bonussen, commissies en andere extralegale voordelen.”

Kortom, SD Worx heeft de nodige expertise in huis om ook voor jouw bedrijf een correcte prognose van de personeelskosten op te stellen. Door je uitgaven op een slimme manier in kaart te brengen, maak je de juiste strategische beslissingen.

Lees ook

• Telewerken: waarom je er ook als kmo baat bij hebt
• Je eerste werknemer aanwerven: wat moet je weten?
• Uitbreiden buiten de landsgrenzen en internationale tewerkstelling: enkele aandachtspunten voor je kmo