Voorkom ‘thuis-ruis’: in 5 stappen naar een productieve thuiswerkplek

Wat is thuis-ruis?

Werknemers die thuiswerken, ruilen het ergonomische bureau op kantoor vaak in voor een keukentafel met de verkeerde bladhoogte, met rugklachten tot gevolg. Hun documenten zijn wellicht niet zo goed toegankelijk vanaf hun mobiele device en de internetfaciliteiten niet altijd zo goed als op kantoor. En achtergrondgeluiden zoals spelende kinderen in de tuin kunnen er tijdens een call voor zorgen dat werknemers moeilijk te verstaan zijn.

1. Visie op telewerken en flexibel werkgeverschap

Stel een multifunctioneel team samen om een gedeelde visie op flexibel werkgeverschap en een strategie te ontwikkelen, met daarin business- en technologieoplossingen voor een werkplek met minder hinder en meer comfort. Stel jezelf de vraag hoe je werknemers zich beter kunnen focussen en productiever kunnen werken. Het is hierbij belangrijk om met verschillende afdelingen, zoals IT en HR, te luisteren naar de pijnpunten van werknemers.

2. Luister naar werknemers en leer van hen

Wil je weten welke hinder of afleiding je werknemers ervaren? Vraag het hun gewoon! Je werknemers vormen immers de kern van je organisatie, en als je begrijpt hoe ze zich voelen, ben je al een stap dichter bij een optimale werkomgeving.  Daarnaast kunnen je werknemers je essentiële informatie geven waar je zelf wellicht nog niet aan gedacht had. Bijvoorbeeld over welke systemen en devices zij of hun klanten gebruiken. Je kunt daar je oplossingen op aanpassen.

3. Zoek passende technologische oplossingen

Sommige oplossingen liggen voor de hand: werknemers die last van licht in hun ogen hebben, kun je bijvoorbeeld vragen om – indien mogelijk – met de rug naar het raam te gaan zitten en zo het knijpen met de ogen en de hoofdpijn als gevolg daarvan te helpen voorkomen. Maar niet iedere veroorzaker van ruis kun je even eenvoudig ‘elimineren’. Wie bijvoorbeeld niet over een aparte werkruimte beschikt, kan last hebben van andere gezinsleden of huisgenoten. Zij kunnen veel baat hebben bij een noise cancelling-headset. Denk ook eens aan plug-and-play USB-videobars of videoconferencing-oplossingen met speaker tracking, geluidsonderdrukking en content-sharing-toepassingen voor hen die wel de beschikking hebben over een kleine (werk)ruimte. Zo wordt thuiswerken en communiceren een stuk aangenamer.

4. Bied trainingen aan

Trainingen zijn essentieel om het maximale uit je investeringen te halen. Laat werknemers zien hoe ze ergonomische hulpmiddelen moeten instellen en hoe ze met voldoende afwisseling in houding en beweging al een wereld van verschil kunnen maken. Toon werknemers hoe ze audio- en videovergaderingen kunnen organiseren met mensen die zich zowel binnen als buiten het kantoor bevinden en leer managers hoe ze het beste een virtuele meeting leiden.

5. Doe tevredenheidsenquêtes

Hoewel een holistische aanpak wordt geadviseerd, kleeft daar ook een nadeel aan: de ROI ervan is lastig te bepalen. Een oplossing kan zijn om metrics rond verschillende aspecten van je bedrijf te integreren in je meetmethode. Vraag in interne tevredenheidsenquêtes bijvoorbeeld feedback over zaken zoals (thuis)werkplekken en beschikbare technologieën.

Bron artikel : Paul Clark, Senior Vice President EMEA bij Poly