10 tips voor tijds- en plaatsonafhankelijk werken (TPOW)

TPWO: een win-win voor medewerker en organisatie

Met TPOW hebben medewerkers meer flexibiliteit, kunnen ze werk en privé beter op mekaar afstemmen, zijn ze meer gemotiveerd, ... TPOW kan – op termijn – een kostenbesparend effect hebben, vooral dan op vlak van kantoorruimte en reiskosten. Maar er zijn ook heel wat investeringen nodig, o.m. in ICT-tools, ondersteuning en opleiding.

Wat zijn de aandachtspunten?

1. Maak de keuze voor TPOW helder
   Communiceer transparant naar alle medewerkers. Zorg dat er geen misverstanden ontstaan. 
   Waak erover dat dienstverlening en klantgerichtheid gegarandeerd blijven.
2. Werk integraal en multidisciplinair
   De invoering van TPOW is meer dan een ICT-verhaal. Laat verschillende mensen/diensten met verschillende expertises van bij de start samenwerken.
3. TPOW vraagt een aangepaste manier van leidinggeven, gesteund door de top
   De betrokkenheid en steun van de top is een must.
   Investeer in de opleiding en ondersteuning van leidinggevenden.
4. Wil je snel gaan, ga dan alleen; wil je ver gaan, ga dan samen  
   Werk met een werkgroep, ambassadeurs en intervisiegroepen.
   Zorg dat ‘achterblijvers’ op kantoor niet extra belast worden en slachtoffer worden van de vrijheid van collega’s.
5. De invoering van TPOW vraagt blijvende aandacht
   Collega’s zien elkaar minder, plan werkoverleg daarom beter en eventueel frequenter.
   Aanwezigheid op een vergadering gaat voor op een dag thuiswerk.
6. TPOW vraagt maatwerk
   Durf te differentiëren: niet alles hoeft te gelden voor elke afdeling en medewerker.
   Giet niet alles in regeltjes en procedures.
   Zorg voor een duidelijk kader en laat de rest over aan teams/units zelf.
   Waak erover dat de verschillen ook niet te groot worden.
7. Zorg voor een aangename werkplek en degelijke werkmiddelen
   Houd bij kantoorinrichting vooral welzijn en comfort in het oog; design en gezelligheid zijn ondergeschikt.
   Zorg voor werkplekken waar men in alle rust kan werken.
8. Goede afspraken maken goede vrienden
   Zorg dat medewerkers (in principe) geen vaste thuiswerkdag gaan claimen.
   Maak van tele-/thuiswerk geen verplichting, wel een gunst.
9. Het Nieuwe Werken kan niet zonder het Nieuwe Organiseren
   Ga na hoe het werk precies is georganiseerd, hoe er precies wordt (samen)gewerkt.
    Afspraken, systemen en ondersteuning hoeven niet voor alle teams of diensten dezelfde te zijn.
10. Zet in op autonomie, vertrouwen en resultaatgericht werken
    Zorg als leidinggevende voor duidelijke individuele en teamdoelstellingen.
    Bespreek prestaties en werkbelasting, zowel individueel als in team.
    Afschaffing van de prikklok betekent niet dat er niets meer kan/moet worden geregistreerd.

Gebruiksvriendelijke software voor tijdregistratie en human resources

Voor KMO’s die TPOW aan hun werknemers aanbieden is een modern time management systeem via SaaS (Software as a Service) aanbevolen.

Niet alleen kan tijd geregistreerd worden in het systeem, maar ook afspraken, reservaties, pauzes, overuren of vakantiedagen. Die geregistreerde data kunnen binnen het bedrijf bovendien gekoppeld worden aan een aantal extra applicaties zoals de ideeënbus of de mogelijkheid om interne opiniepeilingen te organiseren.

Werknemers kunnen de data buitenhuis in real time consulteren op hun tablet of smartphone. Ook de mensen die op de baan zijn kunnen zo in contact blijven met het bedrijf.

Meer te weten komen over dit soort systemen?

Bron: white paper ‘Flex met Flex’ van AMS, Expertisecentrum Next Generation Work en Expertisecentrum Smart Mobility