Dany De Budt: "Digitalisering versterkt de concurrentiekracht van kmo's."

Digitalisering. Volgens veel experten hét wondermiddel om succes te boeken als onderneming. Sterker nog, wie de boot mist lijkt reddeloos verloren. Maar klopt dat wel? Is de nood aan automatisering even groot voor alle bedrijven en in alle sectoren? Hoe ga je te werk bij het implementeren van IT-oplossingen? En welke bedrijfssoftware voor kmo’s helpt je écht vooruit?

Wij vroegen het aan Dany De Budt van Priority Software. Met 43 jaar IT-ervaring op de teller is hij ongetwijfeld de juiste man om pertinente antwoorden te geven. Hij werkte onder meer als systeemprogrammeur, in internationale sales & marketing en uiteindelijk in managementfuncties. ‘Ik kijk altijd naar buiten, want daar gebeurt het. Daar zijn onze klanten en het zijn hun wensen en behoeften die ons aansturen.”

Een man met een missie

De voorbije twintig jaar stond Dany aan het hoofd van verschillende softwarebedrijven. “Telkens stelde ik vast dat het aan ons was om onze oplossing te integreren in een ERP-systeem. Terwijl het juist cruciaal is dat applicaties met elkaar kunnen communiceren, data uitwisselen.” In 2019 nam Priority de Optimize Group over. De ontwikkelaars binnen de groep bouwden ERP-producten voor uiteenlopende sectoren. Zowat een jaar geleden vroegen ze Dany om integratiemogelijkheden te bekijken. “Wat zijn de gemeenschappelijke factoren van de verschillende producten? Wie zijn de klanten en wat hebben zij nodig? Kunnen ze makkelijk overstappen van een systeem naar een ander? Dat zijn de vragen waarmee ik dagelijks in de weer ben. Ik vertrek steeds vanuit twee oogpunten. Enerzijds mijn technologisch inzicht. En anderzijds verdiep ik me steevast in de klanten, in de sector.”

Waarom is bedrijfssoftware voor kmo’s vandaag zo relevant?

“Ik vertel niets nieuws wanneer ik wijs op de talentschaarste,” zo zegt Dany. “Je hebt op korte termijn mensen nodig om je bedrijfsdoelstellingen te halen, maar ze zijn niet beschikbaar op de arbeidsmarkt. Dan ga je kijken of je sommige taken niet softwarematig kunt aanpakken, automatiseren. Bedrijven krijgen steeds meer te maken met administratieve verplichtingen. Telkens weer nieuwe medewerkers moeten zoeken is al niet evident. Als je hen bovendien moet inzetten voor taken die niet tot je kernactiviteiten behoren… Met de juiste bedrijfssoftware voor kmo’s kan je met andere woorden twee grote uitdagingen aangaan. De software van Priority is nooit een kant-en-klare oplossing. Elk vakgebied heeft zijn module(s). De oplossingen lenen zich voor kleine en grote kmo’s. In productieomgevingen en dienstverlenende organisaties. Als ondersteuning van sales, marketing, stockmanagement, boekhouding… Zo kan je stap voor stap werk maken van de digitalisering van je bedrijf en blijft alles behapbaar.”

Waar en hoe begin je met digitalisering en automatisering?

Volgens Dany betekent de automatisering van de bedrijfsprocessen altijd de eerste stap. “Dat houdt in dat de klant zijn bedrijfsprocessen ook goed kent. Zoiets lijkt misschien een evidentie, maar veel digitaliseringsprojecten lopen net spaak op dit aspect. Iedereen binnen het bedrijf heeft nu eenmaal zijn eigen interpretatie van het bedrijfsproces. Je mag er niet van uitgaan dat de automatisering de oplossing brengt voor het proces. Hou je processen dus goed tegen het licht en kijk wat je kan en moet automatiseren. Zodra dat duidelijk is, kunnen wij de klant een toolbox aanleveren. We stemmen de software af op de specifieke bedrijfsprocessen en voeren de aangepaste implementatie uit. Ook belangrijk: verlies de menselijke factor niet uit het oog. Maak duidelijk dat ze geen plaats moeten maken voor machines, maar net beter en aangenamer zullen kunnen werken.”

Welke technologische evoluties maakt bedrijfssoftware voor kmo’s door?

Zoals te verwachten viel, heeft Dany het eerst over AI: “De recente chatbots maken artificiële intelligentie heel toegankelijk, ook voor IT-leken. Ik vernoem enkele eenvoudige toepassingen. In plaats van de ‘ervaren rotten’ in het bedrijf steeds te overstelpen met vragen, kan een nieuwe medewerker zelf uitvlooien hoe iets werkt. Dat houdt meteen in dat je mensen breder inzetbaar zijn, ook bij opdrachten waarvoor ze niet specifiek opgeleid zijn. Vergeet ook niet dat jong talent tot de generatie van de digital natives behoort. Veel technologische innovaties zijn via apps op een smartphone te gebruiken. Voor hen kent die manier van werken geen geheimen. Anderzijds huiveren ze van stoffige kantoorruimtes met desktops en vaste monitors. Door in te zetten op de moderne systemen, maak je je bedrijf aantrekkelijk. Ook op deze manier helpen technologie en bedrijfssoftware voor kmo’s om waardevolle kandidaten aan te trekken en te behouden.”

Wat is de plaats van de cloud in dit verhaal?

Kleinere organisaties zien de cloud soms als een bedreiging. Die koudwatervrees is geheel ten onrechte volgens Dany. “Zodra je de cloud omarmt, vallen er een pak zorgen van je schouders. Investeren in aankoop en onderhoud van servers? Niet langer nodig. Wat als de server uitvalt? Geen probleem. Backups en updates? Laat dat maar over aan je provider. En dan vergeet ik nog dat je iemand met de nodige technische kennis moet aanwerven. Wat als die op zeker moment het bedrijf verlaat? Als je langere tijd met verouderde software op je eigen servers werkt, mis je bovendien updates. Uiteindelijk komt er een moment dat vernieuwing zich opdringt en… kom je tot de vaststelling dat het je massa’s tijd en geld zal kosten om alles up-to-date te brengen.”

Hoe draagt bedrijfssoftware voor kmo’s bij aan groei?

Dany: “Alle stakeholders van je bedrijf hechten in toenemende mate belang aan een vlotte uitwisseling van data. Papieren documenten faxen is echt niet meer van deze tijd. Dus stelt zich de vraag: hoe kunnen we informatie door een bepaalde software laten verwerken en vervolgens foutloos doorsturen naar andere software? Kijk bijvoorbeeld naar de nieuwe regelgeving rond facturen. Die zullen we heel binnenkort allemaal digitaal moeten uitwisselen. Los daarvan maakt bedrijfssoftware voor kmo’s interne data in real time beschikbaar. En dat is van vitaal belang om inzicht te verkrijgen in je processen en onderbouwde beslissingen te nemen. In die zin klopt het dat wie nu geen werk maakt van zijn digitale transitie, hopeloos achteroploopt tegenover zijn concurrenten.”

Digitaliseren: hoe begin je eraan?

“Het is superbelangrijk om voor je kmo eerst een duidelijk pad en een tijdslijn uit te stippelen. Waar staan we nu? Waar willen we naartoe? En hoe kunnen dat bereiken? Vanuit die 360°-visie kan je stap voor stap te werk gaan. Het hoeft zeker niet allemaal in een keer. Zo lang je maar het overzicht behoudt. Sommigen beginnen met een eerste proces, dan een tweede en nog later een derde… om dan vast te stellen dat alle systemen op zich wel goed werken, maar los van elkaar draaien. Dus levert de ERP-integratie opnieuw onnodig tijdverlies en extra kosten op. Wanneer je evenwel een vooropgesteld traject volgt, zal je snel de voordelen plukken van de digitalisering. Dat is goed voor de concurrentiekracht en de toekomstbestendigheid van de kmo.”

Is je kmo klaar voor de digitale transitie? Verneem je graag welke bedrijfssoftware voor kmo’s je competitiviteit en productiviteit kan boosten? Heb je nog vragen over ERP-oplossingen? Aarzel dan niet en neem contact op met onze specialisten.