Bedrijfsgevoelige informatie beschermen? Dat betekent ook je prints beveiligen

Afdrukveiligheid blijkt blinde vlek

Terwijl bedrijven wél investeren in IT toepassingen om gegevensverlies te vermijden, wordt afdrukbeveiliging nog vaak over het hoofd gezien. Nochtans zijn de risico’s reëel en is er een strikte wetgeving om na te leven. Je kan de afdrukbeveiliging van jouw bedrijf verhogen door gelijktijdig in te zetten op printer- en gegevensbeveiliging.

Printerbeveiliging

• Geautorizeerde gebruikers, geschikte locatie.

De gemiddelde werknemer laat jaarlijks naar schatting 6000 documenten achter bij de printer. Zorg er dus voor dat je printer nooit opgesteld staat in een zone waar onbeperkte toegang is, zoals je receptie bijvoorbeeld.

• Authenticatie en afdrukfuncties

Zorg er ook voor dat je medewerkers zich steeds moeten authenticeren alvorens ze kunnen afdrukken. Dit kan door een PIN code, een sleutelkaart of een goed gekozen paswoord. Op basis van deze authenticatie weet je steeds wie afdrukt en wanneer en kan je gemakkelijk de toegang tot specifieke printerfuncties en -instellingen beheren.

Gegevensbeveiliging

• Beveilig documenten en scans

Vertrouwelijke documenten beveilig je best door ze veranderen in met PIN beveiligde PDF’s. Ook scans kan je op dezelfde manier beveiligen. Door te scannen naar een Secure File Transfer Protocol (SFTP) kan je de gescande gegevens op de normale manier maar met een extra veiligheid naar jezelf, je medewerkers of je klant verzenden.

• Identificeer en personaliseer

Om de oorsprong en bestemming van je documenten te beschermen geef je ze simpelweg een watermerk of voeg je een gepersonaliseerd afdruk-ID toe. Dit laatste kan je doen door op elke pagina in kop- of voettekst datum, tijd en identificatiegegevens toe te voegen.

Wil je meer weten over je afdrukbeveiliging? Doe dan vandaag nog beroep op de expertise van Brother via onderstaand formulier.

Lees ook

• De werkplek in 2025: in 7 stappen van kantoor naar ecosysteem
• Krëfel kiest voor afdrukbeheer met Brother Managed Print Services