De voordelen van een Document Management Systeem
Orde scheppen in je digitale en fysieke documenten
Een Document Management Systeem, kortweg DMS, is een software waarmee je je digitale en fysieke documenten op een gestructureerde manier kan bewaren en beheren. Werken met een DMS biedt je tal van voordelen.
Voordeel 1: sneller vinden van documenten
Alle documenten worden centraal opgeslagen en bewaard. Je medewerkers vinden ze sneller terug. Ze hoeven niet te zoeken in dossierkasten, in kaften en mappen, tussen stapels papier, maar ook niet op dragers als CD-roms, USB-sticks, of in gedeelde netwerkmappen.
Voordeel 2: besparen op kosten
Je hoeft geen kosten meer te maken voor afdrukken en verzenden van je documenten, en je werknemers verliezen geen ‘kostbare’ tijd meer aan het fysiek zoeken naar documenten. Je bespaart ook op papier.
Voordeel 3: besparen op ruimte
Met een DMS heb je minder fysieke archiefruimte nodig om je documenten te bewaren.
Voordelen 4: goed voor het milieu
Door het gebruik van een DMS reduceer je je papierverbruik, maar ook je brandstof- en energieverbruik.
Voordeel 5: bewaren oudere versies
Met de module ‘versiebeheer’ van je DMS kan je oudere versies van een document steeds terughalen.
Voordeel 6: beter beschermd tegen ongelukken
Een papieren archief kan gestolen worden of gevandaliseerd, maar ook vernietigd worden door brand, overstroming,… Met een DMS kan je verschillende kopieën maken, die je op verschillende locaties kan bewaren.
Voordeel 7: in orde met de regelgeving
Met een DMS kan je je documenten veilig beheren en archiveren in overeenstemming met de regelgeving.
Stel een vraag
aan een specialist
Heeft u vragen? Wij helpen u graag verder.
Ook interessant
Interessante bedrijven
XsolveIT
