Documanagement: combineer scanners met software
Scannen is niet alleen gewoon papieren documenten omzetten naar digitale bestanden. Scanners kunnen technisch geavanceerde hardware met krachtige gebundelde software combineren. Zo worden document workflows op maat gecreëerd.
Met documanagement tools is archiveren en opzoeken kinderspel
Als je je papieren documenten hebt gescand kan je nadien je digitale documenten met een drag ’n drop-applicatie verzamelen en centraliseren. Dit maakt de integratie van je digitale documenten in je eigen CRM, ERP, BI-tool of SharePoint mogelijk.
Alles wordt geordend opgeslagen en alle waardevolle informatie automatisch gelezen. Die apps hebben ook een zoekfunctie. Vergelijk het dus met je eigen kleine Google om documenten gemakkelijk terug te vinden. Zoeken kan op inhoud, type, bestandsnaam, datum, enz.
Veiligheidsrisico’s zijn beperkt
Gegevensbescherming is een alsmaar belangrijkere factor in het bedrijfsleven, zeker sinds de invoering van de Europese GDRP-wetgeving. Met een digitaal documanagement systeem kan je voor ieder document een gedetailleerde log bijhouden. Je bepaalt daarbij zelf welke levenscyclus een document(type) krijgt en wie er toegang toe heeft.
Hoe workflows creëren?
Alle documenten worden bewaard in een centraal archief dat open is voor iedere ERP, CRM of andere applicatie. Op die manier stel je workflows in waarbij documenten automatisch worden herkend en naar gebruikers gestuurd ter controle, aanvulling of goedkeuring.
Uiteraard kan een specialist in documentenbeheer je hierbij adviseren.
Stel een vraag
aan een specialist
Heeft u vragen? Wij helpen u graag verder.
Ook interessant
Interessante bedrijven
XsolveIT
