leaderboard Desk Solutions 980w120.png

Rijksarchief is dringend op zoek naar 50 km archiefruimte

Documentbeheer

“De eerste taak van een archivaris bestaat erin op een verstandige manier te vernietigen”

In het digitale tijdperk van vandaag klinkt het op zijn minst vreemd in de oren. Het Rijksarchief is in Brussel dringend op zoek naar ruimte om 50 kilometer papieren archief in op te bergen. “We blijven nog steeds massaal archieven op papier of andere analoge dragers verwerven, en dat zien we ook in andere Europese landen”, stelt algemeen directeur Karel Velle. “In Duitsland bijvoorbeeld bouwt het Bundesarchiv momenteel een nieuw gebouw voor de opslag van papieren archieven.”

Digitalisering duurt langer dan verwacht

Een van de oorzaken hiervan is volgens de directeur te zoeken in het feit dat de transitieperiode van analoge naar digitale archieven veel langer duurt dan verwacht. “Maar ik ben trots dat we de laatste vijftien jaar er toch in geslaagd zijn een gigantische achterstand in te halen. De trend is dalend. Waar we de vorige jaren gemiddeld 13 km papieren archieven verwierven, was dat in 2017 nog ‘maar’ 8,7 km.” In de provincies is er nog wat marge, maar in Brussel kan het Rijksarchief flink wat extra opslagcapaciteit gebruiken.”

30 jaar bewaren

“Een andere oorzaak moeten we zoeken in de toepassing van de Archiefwet die stipuleert dat overheidsarchieven na 30 jaar verplicht moeten worden overgebracht naar het Rijksarchief. Grote archiefvormers zijn vooral Justitie, Financiën, maar ook Buitenlandse Zaken. Als gevolg van een memorandum of understanding dat we vorig jaar ondertekenden, zal het administratief, maar ook het diplomatiek archief van Congo naar het Rijksarchief komen, een slordige 20 km… Overigens, wat de Archiefwet betreft, zie ik op digitaal vlak een probleem. Als de diensten hun elektronische archieven ook dertig jaar zelf moeten  bewaren… Ik vrees dat we daar binnen 30 jaar bij wijze van spreken niets van terug zien. Op dat vlak moet de inhaalbeweging sneller gebeuren.” Op dat vlak moet de inhaalbeweging sneller gebeuren. Kijk naar onze noorderburen. Nederlands minister Arie Slob, bevoegd voor de archiefwet, gaf begin juni te kennen om de overbrengingstermijn naar 10 jaar aan te passen. Hij werkt aan een wetswijziging. In elk geval hoop ik dat ik op het einde van mijn professionele loopbaan – ik ben nu 59 jaar – kan zeggen dat het einde van het papieren tijdperk, althans wat de verwerving betreft, in zicht zal zijn. Op dit moment is dat nog lang niet het geval.”

Dure digitale scanners

Wereldwijd hebben de nationale archiefdiensten digitaliseringsprogramma’s lopen. De digitalisering gaat alsmaar sneller en professioneler en de machines worden alsmaar performanter.

Karel Velle: “De expertise is enorm gegroeid, ook op internationaal vlak. We wisselen ook kennis uit. Voor de digitalisering in 3D van onze collectie middeleeuwse zegels, met 32.000 afgietsels en originele zegels de tweede grootste na Parijs, zijn we bij in het buitenland en bij musea te rade gegaan. Er is een professionalisering tot stand gekomen in deze nieuwe niche, ook naar investeringen toe. Een scanner om in kleur documenten te scannen met het oog op een betere dienstverlening online en op permanente bewaring op lange termijn kost al snel tussen 25.000 en 35.000 euro. Ze hebben een levensduur van 5 tot 10 jaar,… Dan weet je wel wat archiefdiensten moeten ophoesten om de digitalisering te kunnen realiseren.”

Leeszalen minder dagen open

Karel Velle ziet in andere Europese landen het fysiek bezoek aan leeszalen verminderen. Leeszalen zijn er nog maar enkele dagen per week open. “Het is niet meer van deze tijd om naar een leeszaal te komen om een aantal documenten of een dossiertje in te kijken. We evolueren naar het Nederlands model waarbij mensen tegen een correcte prijs het digitaal beeld van een dossier na twee weken kunnen downloaden van het internet. Dit nieuwe business model is al ingeburgerd in een aantal belangrijke archiefdiensten in Nederland.”

Wat met digital born archives?

Een belangrijke uitdaging voor de archiefdiensten ziet de directeur in ‘digital born archives’, archieven die alleen in een digitale omgeving zijn ontstaan en opgeslagen. “Ik zeg wel eens dat de eerste rol van een archivaris is om op een verstandige manier te vernietigen. Wat bijvoorbeeld met e-mailarchivering? Er worden elke seconde miljoenen e-mails verstuurd. Een van onze opdrachten – en internationaal hebben we daar een goede reputatie – bestaat erin om te selecteren wat bewaard moet worden en wat niet. Dat selectieproces dient ook zo goed mogelijk gemonitord en gedocumenteerd worden zodat de volgende generaties weten om welke redenen men bijvoorbeeld 90% van bepaalde archieven heeft vernietigd en wat men precies heeft overgehouden. Je moet geen archivaris zijn om te beseffen dat als je het kadaster of de burgerlijke stand zou vernietigen, je een klein probleem creëert. Van de fameuze sepodossiers van parketten, daar wordt dan weer maar een fractie van bewaard.”

“Wat het emailverkeer van de administraties betreft, zorgen we voor opleidingen om de selecties bij hen zelf reeds in gang te zetten, en ambtenaren ertoe aan te zetten om b.v. een keer per jaar in hun mailbox te wieden en alleen de meest belangrijke mails over te houden. We moeten evolueren naar systemen zoals in het buitenland waarbij alleen de mailservers van de belangrijkste ambtenaren integraal bewaard worden. Wanneer ik een mail stuur naar 35 mensen, dan gaan we niet al die mails bijhouden.”

banner rec Desk Solutions V1.png

Stel een vraag
aan een specialist

Heeft u vragen? Wij helpen u graag verder.

Ook interessant

Interessante bedrijven