The Assistant heeft tonnen ervaring in documentbeheer

Selfmade woman

Op 21-jarige leeftijd startte Babs Van den Lemmer als administratief-commerciële kracht in een consultancy omgeving waar ze vele kansen kreeg én ook greep. Gedurende meer dan 20 jaar groeide haar ervaring in administratie, office management, organisatie van events en sales & marketing. Babs werkte eveneens voor twee netwerkorganisaties: de Personnel Managers Club en het Vlaams Centrum voor Kwaliteitszorg. Met deze combinatie en haar liefde voor creativiteit en ‘alles-op-zijn-plaats’ kan je haar vandaag een echt manusje-van-alles noemen, iets wat veel bedrijven en zelfstandigen goed kunnen gebruiken.

Ondernemend?

Al die jaren bleef Babs wel op zoek naar een missing link die uiteindelijk ‘ondernemerschap’ bleek te zijn. De honger om te ondernemen zat er van kleinsaf al in en met de jaren ervaring en een uitgebreid netwerk startte zij in 2015 The Assistant. Ondertussen is haar initiatief uitgegroeid tot een vennootschap met een team van freelance ‘vliegende’ assistentes op wie bedrijven en zelfstandigen een beroep op kunnen doen.

The Assistant snelt kmo’s en zelfstandigen tot hulp

Samen met haar vijfkoppig team biedt Babs de volgende diensten: administratieve ondersteuning & office management, graphic design, home & office organising, party & event management en graphic recording.

“We nemen o.a. de administratie en de papierstapels over die dikwijls blijven liggen en dit vanaf enkele uurtjes per maand tot meerdere dagen of zelfs vaste opdrachten voor langere periodes.  We (re-)organiseren werkplek, winkel of magazijn, … om het werken gemakkelijker en aantrekkelijker te maken. We digitaliseren, archiveren en denken vooral ook mee met onze klant. We zorgen ervoor dat wat steeds blijft liggen, afgewerkt wordt”, zegt Babs.

Dikwijls ontbreekt ook een CRM-systeem of is het systeem verouderd. Samen met de klant zoekt The Assistant uit met welke oplossing hij gebaat is en helpt die mee implementeren. En dat kan gaan van heel basic tot meer doorgedreven op maat toepassingen.

Niet alleen kmo’s en zelfstandige ondernemers zijn gebaat met die administratieve ondersteuning. Babs stelt geregeld vast dat ook grotere bedrijven soms nog ‘vintage’ werken o.w.v. gebrek aan tijd en inzichten.

Begrijpen wat de klant nodig heeft

Naast het administratieve en commerciële gedeelte, biedt The Assistant eveneens ondersteuning bij het organiseren van je party, event of seminar.

Babs Van de Lemmer: “Met ons polyvalent team kunnen we kleinschalige events van A tot Z invullen en verzorgen tot in de puntjes. We vinden het belangrijk om te weten wat onze klant nodig heeft. Het begint dikwijls met een kleine opdracht waardoor de klant na verloop van tijd kennis maakt met alle mogelijkheden die The Assistant te bieden heeft en al snel creëren we samen met de klant een pakket. We denken mee, we voeren uit, we schaven bij om het bedrijf mee te doen groeien. Niet dat we alles zelf voor mekaar kunnen brengen, maar we reiken onze klant oplossingen aan, staan in voor de coördinatie en de uitvoering en wij doen er de strik rond.”

Weten wat je van een softwaresysteem mag verwachten

Het team van The Assistant heeft veel ervaring met allerlei databanken en CRM-systemen. “Uit ervaring weten wij hoe je te werk moet gaan om te vermijden dat je de verkeerde keuze maakt want er zijn heel wat systemen beschikbaar. Er bestaan echt wel goede standaardpakketten die kunnen meegroeien met het bedrijf.

Voor sommige bedrijven wordt er beter een systeem op maat geschreven. Ook hier ondersteunt The Assistant de klant bij het maken van de juiste keuze, ondersteunt tijdens de opstart en leert de klant ermee te werken. Overstappen naar een nieuw systeem vraagt veel tijd en energie, een groot stuk hiervan kan The Assistant van de klant overnemen zodat hij zich kan bezighouden met zijn core business”, licht Babs toe.

Voor haar eigen bedrijf heeft Babs een CRM-systeem gekozen dat interessant is voor commerciële opvolging, opmaken en opvolgen van offertes en facturatie en meteen ook gelinkt is aan het extern boekhoudkantoor en incassobureau. The Assistant werkt zoveel mogelijk digitaal en volgt eveneens facturatie en betalingen van haar klanten op. “Uiteraard is het belangrijk dat je dan zelf ook met een goed opvolgsysteem werkt waar je volledig achter staat.”

In het digitale tijdperk blijft ‘de mens’ belangrijk

The Assistant werkt met een timetracking systeem waarin wordt bijgehouden hoeveel tijd aan een bepaalde opdracht voor een klant wordt besteed.

“Vertrouwen en transparantie zijn voor ons van zeer groot belang. Onze klanten leggen uiteindelijk een belangrijk en vertrouwelijk deel van zichzelf en hun bedrijf in handen van The Assistant. Wij nemen hun mailbox over om op te volgen, beheren hun social media, behandelen de facturatie en de boekhouding, enz. Er mogen nog zoveel digitale mogelijkheden en systemen zijn om alles sneller en beter te doen werken, de persoonlijke aanpak van The Assistant valt niet te vervangen”, besluit Babs.