Jan Sprengers (Wings Software): “Gebruiksvriendelijke boekhoudsoftware kan groeiversneller zijn voor kmo’s”

​Hoe intuïtieve tools het verschil maken in een digitale wereld

​Boekhouden voelt voor veel ondernemers nog altijd als een noodzakelijk kwaad. Toch kan het anders. Met gebruiksvriendelijke boekhoudsoftware maak je van administratie een bron van inzicht en efficiëntie. “Wat automatisch kan, moet automatisch gaan. Zo krijg je als bedrijfsleider weer tijd voor je kernactiviteiten,” zegt Jan Sprengers, software engineer en medeoprichter van Wings Software.

Toen Jan in 1986 bij Wings Software begon, stond de automatisering van boekhouding nog in de kinderschoenen. “Mijn broer, zelf boekhouder, zag de nood. Bedrijven waren op zoek naar manieren om hun administratie sneller en correcter te beheren. Voor ons was het uitgangspunt duidelijk: alles wat je kan automatiseren, moet je automatiseren.”

In de beginjaren ging het vooral om btw-codes en eenvoudige facturatie. “Vandaag lijkt dat vanzelfsprekend, maar toen was het revolutionair. We maakten processen eenvoudiger en haalden repetitief werk weg bij de boekhouder. Dat gaf meteen meerwaarde.”

Grote omwentelingen: internet en AI

De eerste echte doorbraak kwam er met internet. “Het maakte samenwerking tussen kmo en boekhouder veel makkelijker. Vroeger moest je diskettes afgeven aan de bank of accountant. Dankzij internet konden we facturatie en betalingen veel sneller en veiliger integreren. Ineens waren koppelingen met andere software mogelijk, en dat heeft de sector fundamenteel veranderd.”

Vandaag ziet Jan een gelijkaardige golfbeweging dankzij artificiële intelligentie. “AI zal niet alles oplossen, maar het helpt wel om boekingen beter te voorspellen en onzekerheden te signaleren. Daardoor kan de boekhouder focussen op dossiers die extra aandacht vragen. De rest verloopt automatisch.”

Voor Wings Software was het uitgangspunt duidelijk: alles wat je kan automatiseren, moet je automatiseren

UBL en Peppol: integratie met gebruiksvriendelijke boekhoudsoftware

Een belangrijke motor achter de evolutie is de invoering van UBL en Peppol. “UBL is het standaardformaat voor elektronische facturatie, Peppol het netwerk waarlangs bedrijven B2B-facturen versturen. Vanaf 2026 wordt dit verplicht in België. Dat betekent een enorme versnelling in automatisering. Geen pdf’s meer die je moet interpreteren, maar gestandaardiseerde data die rechtstreeks in de software komt.”

Volgens Jan zorgt dat voor een nieuw niveau van efficiëntie. “De input van facturen, die vroeger zoveel tijd vroeg, gebeurt nu vrijwel volledig digitaal. Gebruiksvriendelijke boekhoudsoftware maakt daar een kracht van: je hoeft als ondernemer geen technische kennis te hebben, de software doet het voor jou. Dit weerspiegelt zich ook in de vernieuwde user-interface die we vorig jaar uitbrachten. Daarin staat een dashboard met o.a. de ontvangen documenten centraal.”

Veiligheid als constante uitdaging voor gebruiksvriendelijke boekhoudsoftware

Digitalisering brengt ook nieuwe risico’s met zich mee. “Cybersecurity vormt een permanent aandachtspunt,” benadrukt Jan. “Je kan nooit zeggen dat het probleem opgelost is. De bedreigingen evolueren voortdurend, dus ook onze software en processen moeten constant meegroeien. Sinds 2023 werken we samen binnen de ConXion-groep om extra expertise rond AI en security in huis te halen. Zo garanderen we onze klanten een veilige omgeving.”

Onderscheidend vermogen: eenvoud en gebruiksgemak

Waarom zou een kmo kiezen voor Wings en niet voor een andere aanbieder? Jan is duidelijk: “Onze software is gebruiksvriendelijk in de echte betekenis van het woord. Bij ons is het geen holle slogan. Bedrijfsleiders en medewerkers zijn er meteen mee weg. De interface voelt intuïtief aan, zowel vanuit boekhoudkundig oogpunt als vanuit de dagelijkse praktijk van een kmo. Daardoor verloopt de leercurve veel sneller.”

Wings zet bovendien sterk in op opleiding. “We voorzien zowel individuele als groepsopleidingen. Maar de meeste gebruikers voelen zich na een enkele sessie al voldoende vertrouwd om zelfstandig te werken. Dat is de kracht van gebruiksvriendelijke boekhoudsoftware: je haalt er snel rendement uit.”

Concreet voorbeeld uit de praktijk

Wat betekent dat in de realiteit? Jan schetst een voorbeeld: “Een familiale kmo die wij begeleiden, had vroeger drie medewerkers die voltijds bezig waren met facturen overtypen en betalingen opvolgen. Sinds de overstap naar onze software zijn ze met dezelfde ploeg in staat om dubbel zoveel werk te verzetten. Eén medewerker kan nu rapportering en klantopvolging doen, in plaats van facturen tikken. Dat is pas echte winst.”

Het voordeel zit niet alleen in tijd. “Door minder manuele input vermijd je ook fouten. Facturen worden correct verwerkt, betalingen verlopen sneller en het overzicht is altijd actueel. Dat geeft ondernemers vertrouwen om sneller beslissingen te nemen.”

De input van facturen, die vroeger zoveel tijd vroeg, gebeurt straks volledig digitaal

Gebruiksvriendelijke boekhoudsoftware als brug tussen kmo en boekhouder

De rol van boekhouders verandert drastisch. “Het klassieke inputwerk verdwijnt steeds meer,” legt Jan uit. “De focus verschuift naar advies en fiscaliteit. Voor kmo’s is dat een enorme meerwaarde: de boekhouder krijgt meer tijd om inzichten te delen in plaats van cijfers over te tikken.”

Ook de manier van samenwerken is fundamenteel veranderd. “Vroeger bracht je als ondernemer een schoendoos met facturen naar de boekhouder. Nu kan je elk moment zelf je cijfers raadplegen. Je hoeft niet te wachten op een balans van twee maanden oud. Dat real-time inzicht helpt je om betere beslissingen te nemen.”

Opleiding en ondersteuning als succesfactor

Niet elke kmo beschikt over een intern financieel team. Daarom is begeleiding cruciaal. “Wij merken dat ondernemers vaak aarzelen bij de overstap. Maar zodra ze zien hoe snel ze ermee weg zijn, valt die drempel weg. Onze opleidingen zijn praktisch en gericht op de dagelijkse realiteit. We laten je zelf klikken en ontdekken, in plaats van eindeloos theorie te geven.”

Daarnaast heeft Wings een sterke support. “Problemen krijgen snel een oplossing en bij vragen staat er altijd iemand klaar. Dat persoonlijke contact is essentieel. Ondernemers willen geen anonieme helpdesk, ze willen iemand die hun situatie begrijpt.”

Gebruiksvriendelijke boekhoudsoftware biedt inzichten voor kmo’s

Die nauwere samenwerking vertaalt zich in concrete tools. “We bouwen steeds meer rapporteringsmogelijkheden in onze gebruiksvriendelijke boekhoudsoftware,” zegt Jan. “Niet alleen koude cijfers, maar ook inzichten in duidelijke taal. Een kmo-zaakvoerder moet in één oogopslag begrijpen waar hij staat. Daarom ontwikkelen we dashboards die complexe data eenvoudig visualiseren. Zo evolueert de boekhouding tot een instrument om vooruit te kijken, niet alleen terug te blikken.”

Impact van wetgeving en trends

Nieuwe regels versnellen de adoptie van digitale tools. “De verplichte digitale B2B-facturatie vanaf 2026 is een kantelpunt,” aldus Jan. “Daarnaast zie je thema’s als duurzaamheid opkomen. Bedrijven zullen meer rapportering moeten doen over hun ecologische impact, en dat vraagt opnieuw digitale ondersteuning. Software kan die gegevens automatisch verzamelen en structureren. Ook daar speelt gebruiksvriendelijke boekhoudsoftware een sleutelrol.”

Volgens hem is de boodschap duidelijk: “Wacht niet tot de regelgeving je verplicht. Bedrijven die nu al digitaliseren, hebben straks een voorsprong.”

Van administratie naar strategisch voordeel

Voor veel ondernemers voelt boekhouding als ballast. Toch kan gebruiksvriendelijke boekhoudsoftware het verschil maken. “Door repetitieve taken te automatiseren, komt er ruimte vrij voor groei,” zegt Jan. “Je krijgt als bedrijfsleider meer tijd om met klanten bezig te zijn, met innovatie of met personeel. Tegelijk heb je sneller inzicht in je financiële situatie. Dat maakt je bedrijf wendbaarder.”

Boekhoudkantoren in transitie

Niet alleen kmo’s staan voor verandering, ook boekhoudkantoren zelf. “Veel kleine kantoren zijn de laatste jaren opgegaan in grotere groepen. Tegelijk zie je nieuwe samenwerkingsverbanden ontstaan, waar kantoren hun krachten bundelen maar toch kmo blijven. Zij onderscheiden zich door een persoonlijke aanpak. Voor kmo’s is dat vaak aantrekkelijker dan de anonimiteit van een groot kantoor. Gebruiksvriendelijke boekhoudsoftware ondersteunt die aanpak: het maakt samenwerking eenvoudig, transparant en efficiënt.”

De boekhouding evolueert tot een instrument om vooruit te kijken, niet alleen terug te blikken.

De toekomst: meer automatisering, meer advies

Waar gaat dit naartoe? Jan ziet een duidelijke trend. “Binnen enkele jaren zijn alle facturen digitaal en gestandaardiseerd. De boekhouding zelf vraagt dan nauwelijks nog manuele input. De échte meerwaarde zit in advies en inzicht. Software moet rapportering automatiseren, zodat de boekhouder zich kan richten op begeleiding.”

Die evolutie opent ook nieuwe mogelijkheden. “Denk aan automatische cashflowprognoses, CO₂-rapportering of sectorvergelijkingen. Gebruiksvriendelijke boekhoudsoftware zal steeds meer functioneren als cockpit voor ondernemers. Het is een shift die nu al begonnen is.”

Gebruiksvriendelijke boekhoudsoftware: van last naar kans

Jan besluit: “Boekhouding mag geen last zijn, maar een kans. Met gebruiksvriendelijke boekhoudsoftware krijg je tijd terug, inzicht in je cijfers en ondersteuning op maat. Voor kmo’s is dit hét moment om de stap te zetten. De technologie is klaar. De vraag is: ben jij er klaar voor?” De experts van Wings Software kunnen de vraag voor je beantwoorden.