Lookout it’s outlook!
Outlook is wereldwijd het meest gebruikte mailprogramma, maar hoe gebruik je Outlook nu het best en meest efficiënt?
De bestseller van David Allen: “Getting Things Done” steunt op de bekende 4 D’s (do, delegate, defer & delete), wij zijn van mening dat als we deze gaan gebruiken in Outlook dat we dan zeer goed en productief kunnen werken. Hieronder onze invulling:
Do It: Als de inkomende mail direct kan beantwoordt worden, beantwoordt hem dan ook meteen, stel het niet uit naar een later moment, het inplannen naar een later moment duurt soms even lang als hem direct te beantwoorden.
Delegate It: Als de inkomende mail niet voor jou bestemd is of als de mail even goed of beter kan beantwoordt worden door iemand anders laat hen dit dan ook beantwoorden. De forward-functie is daarvoor gemaakt.
Defer It: Als de inkomende mail niet direct kan beantwoordt worden en jij bent de (enige) persoon die hierop moet antwoorden, laat dit dan ook weten aan de verzender en maak een taak (via Taken in Outlook) aan om dit te beantwoorden op een later moment waarop je de mail kan beantwoorden.
Delete It: Als de inkomende mail onbelangrijk is, verwijder deze dan ook meteen, we denken hier vooral aan spam en diverse reclame die niets te maken heeft met jouw bedrijf.
Een laatste tip: In de nieuwe versie van Outlook zit een zeer uitgebreide zoekfunctie, verspil dus geen tijd met duizend en één mappen aan te maken.
Maak een map "behandeld" en "nog in behandeling", meer heb je tegenwoordig niet meer nodig in Outlook.
Wij hopen alvast dat deze tips je goed kunnen verder helpen in je dagelijkse werking!
