Offboarding en IT: hoe problemen vermijden?

Een goede offboarding procedure is erg belangrijk, ook wat IT betreft. Vermijd problemen en boetes door de GDPR op te volgen en correct om te gaan met e-mailadressen en e-mailaccounts van werknemers die vertrekken.

Offboarding hoe het níet moet

Een kmo in de medische sector kreeg een administratieve boete van maar liefst € 15.000 die te maken had met offboarding. De reden? De gewezen gedelegeerd bestuurder had gevraagd om alle e-mailadressen en e-mailaccounts met betrekking tot hem, zijn vrouw, broer en vader binnen 7 dagen na zijn vertrek af te sluiten. Na inspectie (2,5 jaar na vertrek!) bleken de e-mailadressen nog steeds actief. Een duidelijke inbreuk op de principes van de GDPR.

Waarop letten bij e-mail?

Aurelium somt kort enkele richtlijnen voor je op om als bedrijf te voldoen aan belangrijke regels en principes over minimale gegevensverwerking, rechtmatigheid, opslagbeperking etc. bij offboarding:

• Laat het e-mailadres en de e-mailaccounts van de vertrekkende werknemer ten laatste op het moment van vertrek blokkeren door de IT-verantwoordelijke.
• Breng die werknemer daarvan ook op de hoogte.
• Stel een automatisch bericht in waarin men de geadresseerde laat weten dat die werknemer vertrokken is.
• Verwijder de mailbox van de ex-werknemer en dit automatisch bericht na ongeveer 1 maand. Later kan ook, maar best niet later dan 3 maanden. Zo’n verlenging moet gemotiveerd en meegedeeld worden aan de ex-werknemer.
• Recupereer cruciale e-mails die de goede werking van de onderneming verzekeren vóór het vertrek en in aanwezigheid van de werknemer in kwestie.

Het belang van een goede offboarding procedure

Een correcte offboarding procedure is belangrijk...

• voor het strikt opvolgen van de GDPR.
• om jouw gevoelige bedrijfsdata te beschermen.

Een data breach veroorzaakt door een ex-werknemer kan vermeden worden dankzij een goede offboarding policy. Als je een ex-werknemer de toegang ontzegt tot e-mailaccounts, VPN en cloudoplossingen vermijd je dat die persoon gevoelige bedrijfsinformatie of klantgegevens kan stelen.

Zoals vermeld is het correct afsluiten van het e-mailadres en de e-mailaccounts van een ex-werknemer essentieel. Een automatisch bericht dat de persoon in kwestie niet meer in jouw bedrijf werkt, is aangeraden. Om een goed overzicht te bewaren op belangrijke deadlines en lopende zaken combineer je dit best met een automatische reply van de e-mail naar de persoon die die zaken zal opvolgen.

Wil je meer weten over een correcte offboarding procedure die je eventuele problemen kan besparen? Neem dan contact op via onderstaand formulier.

Meer lezen:

• Hoe houd ik mijn agenda en e-mails onder controle? Tips voor time management met Microsoft Outlook