Tips voor een efficiënt en overzichtelijk documentbeheer

Tip 1: duidelijke naamgeving

Alles staat of valt met een duidelijke documentnaam. Geef je document een naam die betekenis voor je heeft en denk daarbij op lange termijn. Je kan bijvoorbeeld starten met de datum, eventueel alleen de maand en het jaar. Begin in dat geval met het jaartal. Dat sorteert overzichtelijker. Daarna kan je eventueel verwijzen naar het medium waarvoor je tekst bestemd is: de website, de blog, Facebook, LinkedIn, je printmedium,… Zijn er meerdere redacteurs actief in je bedrijf? Dan is het handig om ook je initialen in je documentnaam te verwerken. De verschillende componenten van de documentnaam kan je van elkaar scheiden, b.v. door een underscore.

Tip 2: overzichtelijke mappenstructuur

Eens je document een naam heeft, kan het bewaard worden in de juiste map. Creëer een logische structuur en geef je mappen op hun beurt een betekenisvolle naam. Maak je veel documenten op voor verschillende toepassingen of bestemmingen? Zorg dan ook voor voldoende submappen. Gaat je mappenstructuur diep en zijn er mappen bij die je regelmatig nodig hebt, zet deze dan bij je favorieten. Dan ben je maar een muisklik verwijderd van de documenten die je vaak nodig hebt.

Tip 3: hoe verschillende documentversies beheren?

Is het nodig dat je verschillende versies van één document bewaart? In dat geval dien je ook daar goede afspraken rond te maken. De datum in de naam kan dit misschien voor een stuk opvangen, of achter de naam kan je bijvoorbeeld een cijfer zetten. Oude versies archiveer je best meteen om te voorkomen dat je een oude tarieflijst naar een nieuwe klant doorstuurt.

Tip 4: samenwerken aan documenten

Dien je samen met een of meerdere collega’s aan één document te werken? Dan biedt een documentbibliotheek uitkomst. Dat is een veilige plek waar je je documenten kan opslaan en waartoe je collega’s ook toegang hebben. Je kan daarvoor bijvoorbeeld een site in SharePoint Online gebruiken. Ga je aan zo’n document werken? Check het dan eerst uit. Wanneer je klaar bent met je wijzigingen, check je je document terug in. Zo voorkom je dat je wijzigingen worden overschreven door je collega’s.