Verstandig delen rendeert!
Deze maand een beetje uitleg over de manier waarop we onze informatie bewaren. Het is al vaker aangehaald dat onze volumes aan data jaar na jaar aanzienlijk groeien. ‘Hoe meer informatie hoe beter we beslissingen kunnen nemen’ is bij velen nog altijd de leuze. Je moet natuurlijk die massa data de baas kunnen. Anders wordt deze chaos een bedreiging waarbij je door de bomen het bos niet meer ziet.
Welnu, ook hiervoor heeft Microsoft al jaren een degelijke oplossing in de markt staan: SharePoint. Hiermee stappen we af van de klassieke indeling van onze data in mappen en mappen onder mappen. Want hoe vaak gebeurt het niet dat je iets moet zoeken en je weet niet precies in welk jaar, of bij welke klant, of de juiste omschrijving van het onderwerp, … We verliezen gigantische hoeveelheden tijd, en dus geld, met ongestructureerd zoeken.
Het begint echter allemaal met de manier waarop je je informatie weg schrijft. Voorheen moest de plaats en naam van de map en de naam van het bestand duidelijk maken waarover het handelde. Binnen SharePoint kan die naam nog veelzeggend zijn. Maar je krijgt, naast de naam, de mogelijkheid om extra informatie toe te voegen: auteur, datum van creatie, onderwerp, klantnaam, type document, …. Wanneer je die informatie correct invoert, kun je nadien heel gericht gaan zoeken naar die bepaalde offerte in dat bepaald jaar bij die bepaalde klant. Of je zoekt liever over de jaren heen naar een offerte bij een klant. Of je zoekt over de klanten heen naar een offerte in een bepaald jaar. Of … De mogelijkheden zijn echt onbeperkt. Het vraagt alleen de discipline om bij het opslaan van het bestanden ook de bijkomende velden in te vullen.
Bovendien blijft er naast deze zoekmethode de mogelijkheid om ongestructureerd te werken op bepaalde trefwoorden. Je krijgt dan, net zoals bij het zoeken via een search engine op het internet, een opsomming van alle bestanden waarin de zoekterm voorkomt, volgens relevantie onder elkaar, aanklikbaar op je scherm. Het lijkt misschien ‘ver van mijn bed’. Maar het is door tijdig bepaalde strategische keuzes te maken dat je met je kmo het verschil kunt maken. Denk dus toch maar eens grondig na over de mogelijkheden die SharePoint ook voor jouw organisatie kan betekenen.
Mogen wij je daarbij helpen? Graag!
