Wanneer een goedkoop ERP-project uiteindelijk de duurste keuze wordt

​Bij de keuze van een ERP-systeem kijken veel productiebedrijven in eerste instantie naar de prijs. Begrijpelijk, want een ERP-implementatie is vaak een van de grootste investeringen die een onderneming doet. Toch schuilt daar volgens Max Vandeputte, zaakvoerder van OBS Solutions, ook een belangrijk risico. Een lagere offerte betekent namelijk niet altijd een lagere totale kost.

"We horen regelmatig dat een concurrent goedkoper is", vertelt Vandeputte. "Dat is een logische afweging. Alleen vertelt het bedrag op een offerte niet het volledige verhaal."

Van goedkope offerte naar dure implementatie

Die vaststelling is gebaseerd op een praktijkvoorbeeld. Enkele jaren geleden werd OBS Solutions gecontacteerd door een productiebedrijf dat een ERP-traject wilde opstarten. Uiteindelijk koos het bedrijf voor een andere implementatiepartner, voornamelijk omdat die een aanzienlijk lagere prijs aanbood.

Tijdens de implementatie bleek echter dat steeds meer maatwerk nodig was om de bestaande werkwijze één op één in de software over te nemen. Op korte termijn leek dat een logische oplossing, maar naarmate het project vorderde, werd het systeem steeds complexer en moeilijker te onderhouden.

"Veel bedrijven vertrekken vanuit de reflex om hun huidige werking volledig te laten nabouwen in software", zegt Vandeputte. "Maar een ERP-project is net het ideale moment om bestaande processen kritisch te bekijken en waar mogelijk te vereenvoudigen."

Maatwerk is niet het probleem, overmatig maatwerk wel

De gevolgen lieten niet lang op zich wachten. Het project liep steeds verder uit, bijkomende ontwikkelingen volgden elkaar op en de totale investering liep uiteindelijk op tot meer dan 200.000 euro. Bovendien waren verschillende oorspronkelijke doelstellingen op dat moment nog altijd niet gerealiseerd.

Toen OBS Solutions later alsnog bij het project werd betrokken, bleek een grondige hertekening noodzakelijk. Een aanzienlijk deel van het bestaande maatwerk werd geschrapt en verschillende bedrijfsprocessen werden opnieuw opgebouwd op basis van standaardfunctionaliteiten binnen het ERP-systeem.

Volgens Vandeputte is dat een belangrijke les voor andere productiebedrijven.

"Maatwerk is op zich zeker niet verkeerd. Sommige ondernemingen hebben unieke processen waarvoor specifieke oplossingen nodig zijn. Het probleem ontstaat wanneer maatwerk een doel op zich wordt en niemand nog bewaakt of alle keuzes ook op lange termijn houdbaar blijven."

Niet elke offerte omvat hetzelfde project

Net daardoor zijn ERP-offertes volgens OBS Solutions vaak moeilijk met elkaar te vergelijken.

Twee implementatiepartners kunnen op papier een totaal andere prijs voorstellen, terwijl achter beide offertes een volledig andere aanpak schuilgaat.

"Je kunt twee prijzen naast elkaar leggen, maar daarom vergelijk je nog geen twee identieke projecten. De belangrijkste vraag is welke keuzes vandaag worden gemaakt zodat het systeem ook over vijf of tien jaar nog beheersbaar, uitbreidbaar en onderhoudsvriendelijk blijft."

Resultaat boven gepresteerde uren

OBS Solutions kiest daarom bewust voor vaste projectprijzen in plaats van een klassieke uurfacturatie. Volgens Vandeputte verandert dat de dynamiek van een implementatie fundamenteel.

"Wanneer een project langer duurt dan voorzien, is dat in eerste instantie ons probleem. Daardoor verschuift de focus automatisch van zoveel mogelijk uren presteren naar zo efficiënt mogelijk resultaat opleveren."

Die aanpak stimuleert volgens hem ook om vooraf de juiste keuzes te maken, processen kritisch te analyseren en onnodig maatwerk zoveel mogelijk te vermijden.

Een ERP-project is meer dan software

Volgens OBS Solutions tonen veel ERP-trajecten hetzelfde patroon. Niet de software vormt het grootste risico, maar de beslissingen die tijdens de implementatie worden genomen.

"Software is zelden het echte probleem. Veel vaker zijn het processen, verwachtingen en gemaakte keuzes die bepalen of een ERP-project uiteindelijk succesvol wordt."

Voor productiebedrijven die vandaag een nieuw ERP-systeem overwegen, heeft Vandeputte dan ook een duidelijke boodschap.

"Vergelijk niet alleen de prijs, maar kijk vooral naar de visie achter het project. Een ERP-systeem moet niet alleen vandaag werken, maar ook binnen vijf of tien jaar nog flexibel, beheersbaar en toekomstbestendig zijn."

Want wat op het eerste gezicht de goedkoopste oplossing lijkt, blijkt in de praktijk soms de duurste investering.