KMOinsider breakfast Douane/Expeditie – Import/Export

De UCC is een reuzestap in de goede richting

De Union Customs Code (UCC) trad op 1 mei 2016 in voege. Hoewel de wetgeving en onderliggende regels definitief zijn, blijft de concrete toepassing in de praktijk nog onduidelijk. De initiële onrust en bedrijvigheid om binnen het wettelijke kader te opereren, werden relatief snel getemperd toen bleek dat niet alle wetten meteen rechtskracht hadden en dat er een overgangsperiode van drie jaar werd voorzien. In principe dienen de IT-projecten die in het kader van de UCC werden gedefinieerd in het zogenaamde Work Programme in 2020 gerealiseerd te zijn. Recent werd echter een voorstel ingediend om de realisatie van bepaalde projecten tot 2025 uit te stellen.  

Alle tafelgenoten zijn het erover eens dat de UCC een grote stap in de goede richting is, maar dat er nog veel struikelblokken op het pad liggen.
Jef benoemt er twee: “Veel bedrijven, vooral de kleinere, hebben niet de knowhow en de tools om hun data correct te verzamelen, te beheren en door te geven. Hun taak zou al veel eenvoudiger zijn als ze zich alleen op het inhoudelijke moeten focussen en niet op het vormelijke. Maar daar knelt de schoen ook: in België zijn er maar liefst 27 nationale systemen op aangifteniveau. De overheid moet dus ook mee om het de bedrijven eenvoudiger te maken.”

Werner is door zijn functie bij de  federale overheid goed geplaatst om te oordelen of zijn werkgever al dan niet meewil. “Er is wel degelijk  veel bereidwilligheid van overheidswege. Maar willen is kunnen gaat in dit geval niet op: het feit dat Europa geen coherent geheel vormt, maakt het allemaal  complex. Er wordt hard gewerkt aan een goede oplossing, ook binnen heel Europa, maar die is niet voor morgen.”

Ronald ziet de kans  rijp om zijn ‘pijnpunt’ aan te halen: “De onduidelijkheid over de timing en de verdeeldheid binnen de ‘Unie’ zorgen voor moeilijkheden. In België gaat men omzichtig én voorzichtig te werk, maar sommige lidstaten kiezen voor de vlucht vooruit en bieden nu al ‘diensten’ aan die nog niet verplicht zijn. Sommige bedrijven kiezen eieren voor hun geld en verlaten België voor goedkopere en meer opportunistische lidstaten.”

Luc kan dat vanuit zijn rol bij KGH, als neutrale en onafhankelijke douanevertegenwoordiging, alleen maar beamen. “De UCC is een reuzenstap in de goede richting op het vlak van stroomlijnen, vereenvoudigen en digitaliseren van het hele proces. Dé uitdaging is het element van communicatie en partnerships tussen enerzijds de verschillende belangengroepen en anderzijds de diverse lidstaten. Op dit moment zijn er nog te veel individuele IT- systemen en is de wetgeving het voorwerp van interpretatie binnen de diverse staten. Een samenwerking tussen alle betrokken partijen én landen is essentieel voor een succesvolle en toekomstgerichte transitie.”

Communicatie en cocreatie: de sleutelwoorden voor een geslaagde toekomst

Kristin knikt enthousiast. Luc kwam dan ook op ‘haar’ domein, want het is haar taak om overheden en privé met elkaar te verbinden. “Wij brengen de diverse partijen rond de tafel. De insteek van die partijen is verschillend: terwijl bedrijven een vlotte stroom van goederen willen, is het de taak van de douane om een kwalitatieve controle uit te oefenen. Maar eigenlijk zijn alle spelers schakels in dezelfde supply chain: wij proberen ervoor te zorgen  dat de diverse groepen naar elkaar luisteren, begrip tonen en elkaars werkwijze en insteek  begrijpen. Vaak is het water bij het begin van onze ‘bemiddeling’ nog heel diep, maar beseffen de diverse partijen dat het wel degelijk zinvol is om met elkaar in zee te gaan.”

Werner sluit de eerste ronde af: “Onwetendheid over ligt aan de basis van aversie voor de andere partij. Kristin verricht daar nuttig en fantastisch werk. Er bestaat in België zelfs een Nationaal Forum, dat gestart is met uitwisselings- en inleefstages: mensen van bedrijven komen bij de douane kijken en omgekeerd. Op die manier ontstaan kennis en begrip en wordt de kiem gezaaid voor cocreatie en multidisciplinair overleg. Boeiend, maar complex: bij doorgedreven dialoog gaat het niet alleen over privébelangen en douaneformaliteiten, maar komen ook topics als BTW, voedselveiligheid en duurzaamheid aan bod.”

De UCC in de praktijk: over bescheiden bedrijvigheid en een no-go voor de doorsnee kmo

De diverse disgenoten zijn het erover eens: er is heel wat te doen rond de nieuwe wetgeving, maar er wordt veel minder gedaan. 

“Op dit moment is er inderdaad nog heel veel werk aan de winkel”, weet Luc. “Minder dan de helft van de import- en exportbedrijven is  mee met de nieuwe wetgeving. In die categorie zijn het vooral de multinationals die klaar zijn om de transitie te maken. Kmo’s beschikken niet altijd over gekwalificeerd personeel of de nodige middelen om aan te sluiten bij de nieuwe dynamiek: initiatieven om te informeren en te sensibiliseren zijn daarom erg belangrijk.”

Jan ziet het toch rooskleurig en merkt dat er op korte tijd veel ten goede  veranderd is. Voor 2012 was douane een verplicht nummer, maar na overleg met alle stakeholders werd door de minister van financiën  een douanebeleidsplan gelanceerd dat meer en meer vruchten afwerpt.

Werner wil even ingaan op de struikelblokken: “Bij de ontwikkeling van de UCC was er onder invloed van de handelspartners een grote politieke bereidheid om de wetgeving zo liberaal mogelijk te maken. De golf van terreur én van fraude heeft deze dynamiek gestuit. Om de veiligheid op diverse vlakken te  garanderen, is de liberalisering afgeremd en blijven er heel wat regels en controle.”

Willy kan als onafhankelijk expediteur goed oordelen over de praktijk en zijn rapport is zeer positief: “Voor ons gaat alles veel vlotter. Vroeger hadden  klanten een dag de tijd om goederen de EU binnen te krijgen of om op de douaneafhandeling te wachten , nu staan ze bijna op hun achterste poten als dat niet binnen twee uur is afgehandeld. Handelen binnen de EU gaat op dit moment echt wel heel vlot.”

Werner benadrukt dat de EU niet gewoon goed is, maar zelfs wereldtop. In veel landen buiten de EU is de doorlooptijd ook veranderd, maar daar spreekt men vaak van een verkorting van bijvoorbeeld  2 weken naar 2 dagen. Een gemiddelde van 2 dagen: dergelijke praktijken zijn hier ondenkbaar.”

Ronald is het daar roerend mee eens, met één kanttekening: “Hoe sneller het gaat, hoe veeleisender de klant wordt. Vroeger waren klanten gewoon om even te moeten wachten, terwijl ze nu op hun wenken willen bediend  worden. Als het dan toch eens trager gaat, is er vaak onbegrip: omdat klanten niet weten wat er allemaal kan ‘mislopen’, tonen ze geen begrip als dat daadwerkelijk gebeurt. We verliezen soms ‘trouwe’ klanten na één vertraging. Vergelijk het met pakjesdiensten: pijlsnel is niet snel genoeg meer.”

Volgens Kristin is het belangrijk om transparant over het systeem te communiceren: klanten zouden moeten beseffen dat de vraag niet is of ze gecontroleerd zullen worden, maar wanneer. Als die controle plaatsvindt, moet de procedure transparant zijn. Die controles zijn nodig om de veiligheid te bewaken, net zoals de klant nood heeft aan kennis van zaken. ”

De Brexit: case study of worst case scenario?

De slagkracht én de slaagkans van het nieuwe systeem en van de EU zullen door de nakende Brexit flink op de proef gesteld worden. In België alleen zijn er duizend bedrijven die uitsluitend met Groot-Brittannië handel drijven. Bij de douane vreest men het ergste, maar men is er -nog- niet op voorbereid.

Het is Werner die als eerste ingaat op de onvermijdelijke overgang. “Het feit dat het wat trager gaat, creëert valse ademruimte. Het zijn vooral de kleine bedrijven die afwachtend achteroverleunen. Er is één zekerheid: uitstel betekent geen afstel én het zal alle hens aan dek worden. Voor de douane wacht een enorme uitdaging, omdat er een gigantische grens bijkomt. Wij bereiden ons voor op een worst case scenario tegen april 2019. Onze voorziene eerste werving moet tegen dan operationeel zijn.  Samenwerken zou de positie van de EU versterken, maar we ervaren  moeilijkheden om bedrijven te bereiken. Op de website van de overheid staan heel wat pagina’s over de Brexit, maar die wekken nauwelijks interesse.”

Wake-up call voor kmo’s

Kristin wil geen paniekvoetbal spelen, maar ook zij beseft dat het tijd is voor actie. Veel bedrijven zijn ervan overtuigd dat het allemaal niet zo’n vaart zal lopen, maar ook volgens haar wordt de Brexit een harde noot om te kraken.  Als er niets verandert, zullen kmo’s in de hoek staan waar de klappen vallen. Binnen kmo’s die uitsluitend binnen de EU handelen is er voorlopig immers weinig kennis over douaneformaliteiten en de grote bedrijven reageren sneller en kapen de expertise weg. 

An heeft tot nu toe geluisterd, maar op dit vlak kan ze de vinger op de wonde leggen: “Bij FIT zijn we ons bijzonder bewust van de immense uitdagingen waarmee kmo’s zullen geconfronteerd worden. We hebben de kennis om kmo’s te helpen, maar we worden wettelijke beperkt in onze bewegingsvrijheid: wij moeten er als overheisdienst over waken niet in het vaarwater van private spelers te komen.”

Kristin gaat daar nog even op in: “Ook wij worden geconfronteerd met  heel wat restricties. Onze neutrale rol in het informeren van bedrijven, moet een stimulans zijn om resoluut te delegeren: we moeten de rol van multiplicator optimaal uitspelen en mensen doorverwijzen naar de juiste organisaties.”

Lees het volledige verslag van de KMOinsider breakfast in het mei-nummer van KMOinsider