Aankopen van Diensten – balanceren tussen waarde en kosten

De aankoop van diensten vertegenwoordigt gemiddeld 40% van uw totale inkoopuitgaven. Deze indirecte inkoop zit vaak verspreid over de hele organisatie en betreft een zeer grote verscheidenheid aan diensten, van facility services, fleet management, logistieke diensten, IT, marketing tot professionele HR services.

U kan dus enorme besparingen realiseren door een betere transparantie en controle van de verschillende segmenten, en een specifieke aankoopstrategie per deelsegment. De grote verscheidenheid maakt het tot een complex geheel. En elke dienstensoort vereist een specifieke aanpak.

Bovendien moet u bij het aankopen van diensten balanceren tussen een goede mix van kosten en kwaliteit. De interne klant is zeer persoonlijk betrokken partij bij de dienstverlening, en de weerstand bij eventuele veranderingen is veel groter. U moet dus op een creatieve manier kostenefficiënt aankopen en tegelijkertijd zorgen dat de waarde en kwaliteit voor uw interne klanten optimaal is en blijft. Een goede pre-kwalificatie van de dienstverlener is cruciaal, want onvoorzien falen is onherstelbaar. Deze pre-kwalificatie richt zich voornamelijk op de organisatie, de bedrijfsprocessen, expertise en capaciteiten van het ingezette personeel, en kan bestaan uit het zorgvuldig checken van referenties en ervaringen van andere klanten. Bij onderhandelingen met leveranciers mag de focus niet alleen liggen op “wat” er moet geleverd worden (de inhoud van de diensten), maar vooral ook over “hoe” de dienst moet uitgevoerd worden. Er moeten duidelijke kwaliteitsnormen (Service Level Agreements) vastgelegd worden, evenals prestatie-indicatoren om deze normen te meten, te evalueren en eventueel bij te stellen.