Sam Jespers (Stream Software): "Douaneprocedures automatiseren is een werk van continue opvolging"

​Hoe automatiseer je workflows in een domein waar regelgeving voortdurend verandert en fouten grote gevolgen kunnen hebben? Sam Jespers gebruikt zijn ervaring in logistiek voor de commercialisering van softwaretools die het vervullen van douaneformaliteiten vereenvoudigen. KMOinsider en Netwerkers.be leerden hem kennen als gedreven salesmanager en CCO bij Stream Software.

Stream Software is een Antwerps familiebedrijf dat al meer dan 25 jaar actief is in softwareontwikkeling voor douane, industrie en logistiek. Het bedrijf werd opgericht door de broers Albert en Walter Palsterman en groeide uit tot een gespecialiseerde speler binnen de Benelux. Met tools zoals de Customs Streamliner® en de Integrated Logistics Streamliner®. automatiseert en vereenvoudigt het bedrijf douane- en logistieke processen en koppelt het die rechtstreeks aan ERP-systemen zoals SAP of andere bedrijfstoepassingen.

Softwareverkoper met logistieke achtergrond

Sam is niet geschoold als IT'er noch als verkoper. Dat is voor Stream Software ook niet belangrijk. Veel interessanter is zijn ervaring met de logistieke wereld, meer bepaald met freightforwarding en supplychain, waar douaneformaliteiten en internationaal transport dagelijkse realiteit zijn. “Mijn carrière is begonnen in de haven”, vertelt hij. “Daar heb ik mijn professionele hart verloren.”

Hij vulde operationele functies in zoals expediteur en kreeg later meer verantwoordelijkheid als teamleader en implementationmanager. “In die periode leerde ik hoe kritisch timing, correcte documenten en samenwerking zijn voor internationale goederenstromen”, verduidelijkt hij.

Je kan pas software ontwikkelen voor de douanesector als je begrijpt wat er mis kan lopen op de werkvloer.

“Dankzij die praktische achtergrond kan ik vandaag als commerciële en strategische verantwoordelijke binnen Stream Software de link leggen tussen de behoeften van de klant en de technologische antwoorden daarop.” Hij stuurt een team aan dat instaat voor sales, accountmanagement en marketing, maar blijft tegelijk dicht bij het werkveld.

Douane: strak maar altijd in beweging

De douanewetgeving evolueert voortdurend, interpretaties van de UCC-regelgeving veranderen en geopolitieke verschuivingen hebben een impact op hoe bedrijven hun goederenstromen moeten organiseren. “Daarom kun je je klanten niet loslaten na de oplevering”, zegt Sam. “Je moet je klant permanent opvolgen en hem helpen wanneer de situatie verandert.” Stream Software ziet klanten niet als gebruikers van een tool, maar als partners met wie ze een langetermijnsamenwerking aangaan.

Die aanpak is belangrijk in een sector waar elke klant andere systemen en workflows heeft. Sommige klanten zijn douaneagenten die aangiften doen voor derden, andere zijn logistieke dienstverleners die douane integreren in een breder dienstenpakket, en nog andere zijn industriële bedrijven die werken met ERP-integraties.

Douane is niet alleen een van de meest veranderlijke, maar ook een van de meest gereguleerde domeinen. “Dat betekent dat we ons platform voortdurend moeten bijwerken en afstemmen op nieuwe regelgeving én op de praktijk van onze klanten.” Daarbij gaat het niet alleen om standaardflows, maar ook om complexe situaties zoals opslag in douane-entrepots, actieve veredeling of exoneratieprocedures, waar foutloze en volledige administratie een must is.

Hoe complexer de situatie, hoe meer wij in ons element zijn.

BD Temse: de levering van medische producten verdraagt geen vertraging

Een voorbeeld van hoe Stream Software in de praktijk te werk gaat, is te zien in de samenwerking met Becton Dickinson in Temse. In een distributiecentrum van waaruit medische producten dagelijks hun weg vinden naar ziekenhuizen en labo’s in de hele EMEA-regio, is er geen ruimte voor vertraging of fouten in de douaneafhandeling.

Het distributiecentrum van Becton Dickinson in Temse is een centrale schakel in de wereldwijde medische keten. Vanuit deze hub vertrekken goederen naar de volledige EMEA-regio. Douaneformaliteiten zijn daarbij niet weg te denken. Omdat BD alle aangiften volledig inhouse beheert, zocht het bedrijf een systeem dat snelheid, compliance en flexibiliteit verenigt. Dat vond het in de Customs Streamliner® van Stream Software.

Door de nieuwe UCC-regelgeving, veranderende tarieven en geopolitieke onzekerheden moet BD kunnen rekenen op een systeem dat mee evolueert. De tools van Stream Software automatiseren douaneactiviteiten, verwerken wetswijzigingen en ondersteunen complexe uitzonderingssituaties.

De service van Stream Software beperkt zich niet tot de levering van een softwarepakket, maar ze volgen het volledige traject van dichtbij op. Ze installeren de tools en koppelen ze met de bestaande systemen, maar ook voor vragen over het dagelijkse gebruik en beslissingen op de lange termijn kunnen de BD-medewerkers bij hen terecht. Voor BD is dat doorslaggevend: een partner die niet alleen software levert, maar ook verantwoordelijkheid neemt.

Meerwaarde in een nichemarkt

De markt voor douane- en logistieke software is klein, maar bijzonder gespecialiseerd. In België zijn er slechts een handvol spelers actief, in Nederland iets meer. Het is een niche waarin kennis en praktijkervaring doorslaggevend zijn. Stream Software gaat altijd op zoek naar medewerkers die de sector begrijpen of willen begrijpen. “Commerciële vaardigheden zijn belangrijk,” zegt Sam, “maar kennis van het werkveld is dat in even grote mate.”

Op het vlak van douane evolueren wetgeving, systemen en interpretaties voortdurend. Daarnaast zijn de boetes voor foutieve aangiften en de mogelijke gevolgen van vertragingen niet min. Daarom laat Stream Software niets aan het toeval over. Hun platform verwerkt automatisch data uit ERP- en logistieke systemen in douaneaangiften. Zo worden fouten door handmatige ingave voorkomen en blijft de administratie consistent over verschillende landen en entiteiten heen.

Volgens Sam onderscheidt Stream Software zich omdat het bedrijf niet alleen aandacht heeft voor de douaneaangifte, maar ook voor alles wat errond gebeurt, bijvoorbeeld de facturatie en administratieve opvolging. Bovendien bouwen ze controlesystemen in. “Voor een klant die regelmatig foutieve aangiften indiende,” vertelt Sam, “hebben we onze Declarant Assist geïmplementeerd en is het probleem structureel opgelost.”

Benelux en verder

Stream Software werkt vandaag alleen voor klanten in de Benelux. Dat is een bewuste keuze. Europese douanewetgeving mag dan op papier uniform zijn, in de praktijk wordt ze in elke lidstaat anders geïnterpreteerd en toegepast. Daardoor is specifieke kennis nodig en moet je voor elke lidstaat op zoek naar een lokale partner om je service te verankeren.

Heeft Stream Software dan geen zin in uitbreiding? “We bekijken het voorzichtig”, antwoordt Sam. “Die vraag is al gesteld door klanten die zelf internationaal groeien en onze systemen willen meenemen. We overwegen om gecontroleerd met hen mee te groeien.” De toekomst van Stream Software ligt misschien in verdere internationalisering, maar altijd met behoud van hun niche-expertise.

We denken niet aan een generieke Europese tool op zich; we werken een oplossing uit voor onze klant die internationaal uitbreidt.

Douane uit de schaduw

Op het Xtrat!me-event wil Sam bedrijven bewust maken van wat er allemaal leeft in douane en compliance. De douanesector is in volle verandering. Nieuwe nationale systemen, Europese bijsturingen en evoluerende interpretaties van de regelgeving zorgen ervoor dat bedrijven voortdurend moeten schakelen. Wat vandaag nog werkt, kan morgen alweer verouderd zijn.

“Er komt enorm veel beweging in die systemen,” legt hij uit, “zowel op korte als op langere termijn.” De boardroom krijgt ook meer en meer interesse voor douane. De risico’s zijn groot en fouten in aangiften kunnen leiden tot zware boetes en operationele problemen. Daarom wordt de vraag naar controle en expertise bij bedrijven steeds groter.

Sam is ook benieuwd naar hoe bedrijven vandaag tegenover douane staan. “Hoeveel belang hechten ze eraan? Willen ze het zelf beheren of uitbesteden? Kijken ze daarvoor in de richting van een douaneagent of -consultant, of zoeken ze hun heil in gespecialiseerde software, zoals de onze?”

“En netwerken is belangrijk”, besluit hij. “Ik heb altijd energie en inspiratie gehaald uit overleg en samenwerking met mensen uit verschillende hoeken.”

Ondernemen begint bij connecteren.
Neem deel aan Xtrat!me en netwerk doelgericht!

Op 22 en 23 september 2026 verwelkomen Easyfairs en KMOinsider jou op een toonaangevend netwerkevent in Flanders Expo. Tijdens deze tweedaagse verwachten we meer dan 7.000 bezoekers. Jij komt toch ook? KMOinsider geeft de aftrap met een Business@Breakfast op dinsdag 22 september om 10 uur. Geniet van een inspirerend paneldebat en een heerlijk ontbijt om je beursbezoek goed te starten.

Wil je je netwerk vergroten? Neem plaats aan een van de 40 thematafels, geleid door 40 deskundige tafelmoderators. Sam Jespers is een van hen. Leg waardevolle contacten met meer dan 150 professionals in samenwerking met Netwerkers.be. Netwerken was zelden zo doelgericht en relevant.

👉 Wil je ook actief je netwerk uitbreiden?
Schrijf je dan hier in voor het Xtrat!me-netwerkevent, georganiseerd door KMOinsider en Netwerkers.be. Als deelnemer word je aaneensluitend met 3 van de 40 thematafels gematcht.

👉 Wil je ook tafelmoderator zijn en zelf een thema bepalen?
Vraag naar de beschikbaarheid bij Stijn van Netwerkers.be.