Halito website

9 tips om eventcommunicatie te verbeteren

Meeting & Event Facilities

Elke organisator van een event wil aandacht voor zijn initiatief en de juiste doelgroep aantrekken. Met gebruiksvriendelijke eventsoftware kan je de communicatie en registratie vereenvoudigen.

Er is meer nodig dan een bedrijfswebsite

Liefst lanceer je het event op de bedrijfswebsite, maar in de meeste gevallen is dit géén geschikt middel voor events. Waarom? Een inschrijfformulier op een bedrijfswebsite heeft beperkte mogelijkheden en je moet met een extra systeem werken om opvolgcommunicatie te versturen. Maar er bestaat gebruiksvriendelijke software die eventcommunicatie en registratie aanzienlijk vereenvoudigt.

Communicatie over je event kan vlotter

Een alles-in-één eventregistratie software is een handig instrument om je initiatief op een doeltreffende en professionele manier kenbaar te maken, de inschrijvingen te coördineren en het geheel op te volgen. Je event vanuit één plaats beheren, geeft interessante inzichten in eventdata waarop organisatoren hun verdere beslissingen en acties kunnen baseren.

Een vlekkeloos event, dat wil toch iedereen?

Eventsoftware zorgt ervoor dat de organisator met een gerust hart op een veilige, eenvoudige en professionele manier over het event kan communiceren.

  1. De vormgeving van de event website moet in lijn zijn met het concept van het event en/of de huisstijl van het bedrijf.
  2. Zorg voor een onderscheidende call to action. Mensen willen weten waarom ze jouw event niet mogen missen.
  3. De informatie moet op één plaats te vinden zijn. Niet alleen de praktische info zoals de datum (Google ICS), de locatie (Google Maps) en het tijdstip (save-the-date) zijn een must. Maak een duidelijke line-up van sprekers en/of de workshops. In het geval van een festival komt men toch echt voor de artiesten! Zijn er programmawijzigingen? Die kan je met een update versturen naar diegenen die zich reeds inschreven.
  4. Zorg dat event makkelijk te delen is via sociale media. Voor gesloten events is een tell-a-friend actie dan weer ideaal.
  5. Laat genodigden makkelijk contact nemen via een live chat, e-mail of telefonisch. Door de deelnemers op de juiste momenten te informeren, voorkom je een hoop vragen.
  6. Zorg voor persoonlijke communicatie: een directe link naar het inschrijfformulier van de deelnemer die zelf gemakkelijk gegevens kan wijzigen; het toegangsbewijs tot de eventlocatie met alle praktische info in één bijlage.
  7. De event website moet responsive zijn (mobiel, tablet en desktop) en best ook in meerdere talen.
  8. Het event moet na afloop meetbaar zijn. Vergelijk kosten met opbrengsten dankzij inzichten in kwantiteit en kwaliteit van de deelnemers. Een enquête kan extra kennis opleveren b.v. interesse van de deelnemers in jouw diensten, producten of toekomstige events.
  9. Loop geen security of privacy risico’s. Gebruik een https beveiligde event website. Check bij de leverancier welke maatregelen hij neemt zodat je zeker bent dat er secuur met persoonsgegevens wordt omgegaan.

Het ebook “Waarom je niet meer zonder event software kan” – dat je hier kunt downloaden – geeft inzicht in de voordelen van eventsoftware.

Tenslotte twee tips van een ervaringsdeskundige

Bart Van Zele, CEO van Halito!

  1. Inventariseer al jouw wensen voor jouw volgende event(s) zodat je een passende software kan vinden. Organiseer je een complex event? Kies dan een leverancier die je kan helpen met de inrichting van het event. Ervaren leveranciers onderscheiden zich op hun website door een aanbod van relevante content in de vorm van whitepapers, inhoudelijke artikels, best practices en kennissessies.
  2. Wees voorzichtig met gratis eventsoftware. Het kan zijn dat persoonsgegevens voor andere doeleinden gebruikt zullen worden. Let dus goed op de kleine lettertjes.

Lees ook: