Waarop letten als je een vergadering wil organiseren in coronatijden?

Fysiek vergaderen, voor bepaalde besprekingen is het toch nog steeds aangewezen. Tijdens een brainstorm waarbij je met z’n allen in één ruimte zit, wissel je eenvoudiger ideeën uit, bijvoorbeeld. Ook voor gevoelige besprekingen blijft een fysieke vergadering de betere optie. Zo kun je namelijk echt oogcontact maken met je gesprekspartner(s), waardoor je makkelijker aanvoelt of je argumenten overkomen en of er geen twijfel blijft hangen.

Wil je vandaag een goede professionele ontmoeting organiseren en daarbij de veiligheid van alle deelnemers waarborgen, dan kies je maar best een locatie die voldoet aan een aantal voorwaarden.

1. Kies voor een veilige omgeving waar de officiële richtlijnen gevolgd worden

Aanbieders van vergaderruimten moeten strikte regels naleven om de gezondheid van huurders te garanderen. Om zeker te zijn dat al die richtlijnen worden opgevolgd, check je het best even de volgende zaken:  

• Er moet aparte in- en uitgangen zijn;
• Aan de ingang moet er desinfecterende handgel ter beschikking staan;
• Ook onthaalmedewerkers moeten 1,5 meter afstand bewaren;
• De aanmelding verloopt het best contactloos, dat wil zeggen dat je je bij het binnenkomen niet moet registreren via een touchscreen;
• De vergaderzalen moeten zo worden opgesteld dat de deelnemers altijd de afstandsregels kunnen respecteren;
• De lokalen, inclusief alle audiovisueel materiaal zoals microfoons, afstandsbediening voor projectiemateriaal en dergelijke, moeten na elk gebruik grondig worden schoongemaakt.

2. Vraag of het cateringaanbod zowel aan de nieuwe veiligheids- als de gebruikelijke kwaliteitsnormen voldoet

De catering is vaak een belangrijk deel van een succesvolle vergadering. De veiligheidsvoorschriften vragen vandaag een volledig nieuwe aanpak die vergaderlocaties ertoe verplicht nog meer creativiteit aan de dag te leggen.  

Individueel verpakte maaltijden of voedsel zal de norm worden, maar boet daarom niet in op het vlak van kwaliteit of respect voor de natuur.

3. Ga voor een locatie die de mogelijkheid biedt om fysieke meetings te combineren met online tools

Het respecteren van de afstand van 1,5 meter tussen deelnemers zal in eerste instantie een belangrijk gevolg hebben op het aantal deelnemers dat je kunt uitnodigen. Hoe kun je als organisator de investering in een bijeenkomst goedmaken als er maar een beperkt aantal aanwezigen mag zijn? Door slim gebruik te maken van technologie. Voor kleinere bijeenkomsten kun je via teleconferentiesoftware inzetten en op die manier meer mensen betrekken dan enkel de aanwezigen in de zaal zelf. Voor grotere bijeenkomsten en congressen is een online streamingplatform dan weer de perfecte oplossing.

BluePoint, meeting- en netwerklocaties met alles in huis

De vergaderlocaties van BluePoint voldoen aan alle veiligheidsvoorschriften, beschikken over de recentste technologie en liggen op strategische locaties in België (Antwerpen, Brussel en Luik).

Wil je een professionele meeting of succesvol event organiseren en daarbij zorgen dat de veiligheid te allen tijde gegarandeerd blijft? Mail naar marketing@bluepoint.be of vul het onderstaande formulier in en ontdek de verschillende opties van BluePoint.