Liesa Boghaert, advocaat time.lex

Bedrijfsfeestjes in aantocht voor eindejaar? Let op met foto’s

Organisatie events

“Een kerstkiekje van je werknemer of zakenrelatie deel je niet zomaar”

Met de eindejaarsperiode in aantocht, organiseer je vast een of meerdere feestjes of recepties voor je werknemers en/of je zakenrelaties. Vraag je ook een fotograaf en wil je foto’s van deze bijeenkomsten op je website, op je sociale media of in je bedrijfskrantje plaatsen? Dan dien je rekening te houden met drie dingen: het recht op afbeelding, de verplichtingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), beter gekend als GDPR, en het auteursrecht van de fotograaf.

Iedereen heeft portretrecht

“Wat het nemen van foto’s van de aanwezigen op bedrijfsevenementen betreft, is het zo dat ieder van ons een recht op afbeelding of portretrecht heeft. Er is met andere woorden toestemming vereist van de afgebeelde persoon. Van zodra een fotograaf op een bedrijfsevent een foto wil nemen, moet deze persoon zijn toestemming geven. Deze regel geldt echter alleen wanneer het gaat om een gericht beeld, waarop de gefotografeerde persoon herkenbaar is. Neemt de fotograaf een sfeerbeeld zonder al te veel focus, dan is geen toestemming van de personen op de foto vereist”, stelt advocaat Liesa Boghaert van nichekantoor time.lex, gespecialiseerd in technologie, intellectuele eigendom, media en e-business.

Toestemming van de gefotografeerde persoon

Wil je foto’s (her)gebruiken, dan is daartoe de toestemming van de afgebeelde personen nodig. Uitzondering vormen de foto’s noodzakelijk voor de bedrijfsvoering, zoals een pasfoto voor een toegangsbadge. In de andere gevallen dien je voor (her)gebruik de gefotografeerde persoon bovendien voldoende te informeren onder meer over het doel waarvoor de foto’s genomen worden, de periode waarin ze bewaard worden, het recht om de foto’s te laten wissen.

Auteursrecht van de bedrijfsfotograaf

Liesa Boghaert: “Verlies ook het auteursrecht van de bedrijfsfotograaf niet uit het oog. Zie erop toe dat hij zijn toestemming gaf voor het gebruik van de foto’s en voorzie een licentievergoeding waar nodig. Ook niet-beroepsmatige fotografen genieten auteursrechten op hun beelden.”

Klagen bij de gegevensbeschermingsautoriteit

De regels van het recht op afbeelding bestonden reeds voor de invoering van de AVG.

Liesa Boghaert: “Maar door de AVG zijn er meer rechten toegekend aan de betrokkenen, zoals het recht op gegevenswissing. Je hebt ook meer inzage in de data die verwerkt worden en er zijn strengere voorwaarden voor de toestemming gekomen. Net omdat er vandaag zoveel (her)gebruik wordt gemaakt van gegevens gaat men veel sterker handhaven. De gegevensbeschermingsautoriteiten zijn ook actiever geworden. Als geportretteerde is het heel makkelijk geworden om op de website gegevensbeschermingsautoriteit.be een klacht in te dienen, mochten je gegevens gebruikt worden voor iets waarvoor je niet hebt toegestemd.”

Impliciete toestemming is niet voldoende

Liesa Boghaert: “Of het volstaat om aan de ingang van je event te afficheren dat er foto’s worden genomen, die (her)gebruikt worden? Dan gaat het om een impliciete toestemming en dat is in het kader van de GDPR niet voldoende, een werkgever moet immers kunnen aantonen dat de aanwezigen toestemming gaven. Het is moeilijk om uit te hangen wat er allemaal met de foto’s gaat gebeuren. Een impliciete toestemming moet de uitzondering zijn. Wij zouden niet aanraden om zo te handelen.”

Iemand vragen opzij te gaan staan voor de foto?

Liesa Boghaert: “Ik ken het voorbeeld van een bedrijf dat heel secuur omgaat met de AVG-regels en voorafgaandelijk de toestemming vraagt om foto’s te nemen. Wie zijn toestemming niet geeft, krijgt een sticker op de kledij, waardoor de fotograaf weet dat hij die mensen niet mag fotograferen. Of dat, in het geval het om werknemers gaat, niet stigmatiserend werkt? Een werkgever mag nooit enig gevolg koppelen aan het feit of een van zijn werknemers niet op de foto wil. De toestemming moet echt vrij zijn.”

Toch nog leuke feestjes op de werkvloer

Liesa Boghaert: “Natuurlijk gaan er nog leuke feestjes op de werkvloer kunnen plaatsvinden. Als werkgever dien je alleen op voorhand goed na te denken over hoe deze in overeenstemming te brengen met de regels van de AVG. Ideaal is om je genodigden in de uitnodiging per mail te informeren en te vragen of ze akkoord gaan met het feit dat foto’s van hen genomen worden en dat deze foto’s verder gebruikt kunnen worden voor bepaalde doeleinden. Je kan dat makkelijk organiseren door je genodigden een vakje in de mail te laten aanvinken en de nodige informatie over de verwerking toe te voegen.” 

Checklist voor fotografie op bedrijfsfeestjes:

  • Is er toestemming voor het nemen van de foto?
  • Is er toestemming voor het gebruik van de foto?
  • Is de informatieplicht van de AVG nageleefd?
  • Is er toestemming van de fotograaf voor het gebruik van zijn foto?

Stel een vraag
aan een specialist

Heeft u vragen? Wij helpen u graag verder.

Ook interessant

Interessante bedrijven