Outsourcen van HR met Bouchra Hashassi van Washville en Helen Van Uffel van SD Worx

Welkom bij Tendens in Business, de podcast van KMO Insider. Tijdens onze afleveringen gaan we op bezoek bij mensen uit verschillende branches en bespreken een topic dat hen nauw aan het hart ligt. Vandaag zit ik bij SD Worx tegenover Helen Van Uffel en Bouchra Hashassi. Helen, Bouchra, welkom in de podcast. Hoe gaat het met jullie?

Goed, dankjewel. Met mij ook goed.

Fijn. Helen, jij werkt voor SD Worx, maar kan je even kort zeggen wat jij dan juist doet?

Ik ben regiodirecteur bij SD Worx, het KMO-segment. Ik ben verantwoordelijk voor klanten met 20 tot 100 medewerkers. Samen met het team van payrollconsulenten beantwoorden we allemaal vragen rond payroll en HR. Ik heb regelmatig contact met onze klanten en probeer dan ook meer te begeleiden met hun algemeen personeelsbeleid. Ik ga kijken waar we kunnen helpen in het optimaliseren en automatiseren van hun processen.

En je doet dat voor een bepaalde regio?

Ja, in de regio Mechelen-Lier, samen met mijn collega Dave, en hij is verantwoordelijk voor de kleinere KMO-klanten. Dus hij heeft dezelfde rol eigenlijk, maar meer focus op de KMO-klanten met één tot twintig medewerkers. We hebben interen echt die opsplitsing gemaakt omdat we merken dat we verschillende soorten vragen krijgen van een grotere KMO, dan van een kleinere KMO. En we kunnen onze service daar dan beter op afstemmen.

Bouchra, jij bent een van de klanten van SD Worx. Je bent de founder van Washville. Wat doen jullie juist?

Dat is een truc wash en wij wassen alles wat niet door een gewoon kar wash kan. Je mag het zo breed zien van een bestelwagen, mobilhome, trekkers, trekker opleggers, graafmachines, kranen, dat wordt allemaal gewassen bij ons.

En hoe groot moet ik Washville voorstellen.

Wij hebben drie vestigingen, Antwerpen, Zwijndrecht en in Gent en ongeveer aan een dertigtal medewerkers die door Helen en haar team toch wel geholpen worden bij ons.

Helen, als we even terugkeren naar SD Worx, welke vragen krijg je gelijk het vaakst van Kmo’s?

Veel vragen over de payroll-berekening, hoe dat juist die lonen moeten berekenend worden. Er gaat dan over vragen over welk loon ik juist inzetten bij een nieuwe medewerker. Welke voordelen kunnen wij toekennen? Kunnen we helpen met de indexopvolging, maar ook van een bedrijfswagen welke effect heeft dat op mijn loonberekening en dan uiteindelijk op die nettolonen? Daarnaast kijken we ook van hoe we helpen met speciale berekeningen, zoals eindejaarspremies, vakantiegeld en ook op cruciale momenten, zoals bij een ontslag, geven juridisch advies en helpen we ook met heel de administratie daarrond. Een nieuw regeerakkoord, zoals dit jaar ook bij ons, zal er uiteindelijk doorkomen, zorgt voor veel nieuwe wetgevingen.

En ook veel nieuwe vragen.

En veel nieuwe vragen, dus daar is het ook belangrijk om onze systemen daarop aan te passen en daar ook duidelijk over te communiceren naar onze klanten en dat doen we dan via nieuwsbrieven, een persoonlijke sessie of onze gratis webinars.

Bouchra, hoe en waarom zijn jullie bij SD Worx terechtgekomen?

Heel eerlijk, onze boekhouder was gesloten of werkte samen met SD Worx. Toen werd ons bedrijf toen opgericht. Zo zijn we daar terechtgekomen, nooit vragen bijgesteld. En altijd klant geweest en klant gebleven.

Wat is het trigger voor jou geweest om die zaken te gaan outsourcen en niet te zeggen, kan dat even zelf doen?

Ik deed dat eerst allemaal zelf. En voor mij was dat verschrikkelijk. Ik had een hekel aan het einde en begin van de maand, omdat ik wist dat ik payroll moest doen. We hebben een redelijk groot team, maar er zit ook een groot team studenten. Vaste studenten die allemaal dag-contractjes hebben, hebben we een aantal flexi jobbers. Natuurlijk voor de vaste medewerkers was dat iets makkelijker. Maar ook weer, ja, die heeft eens verlof, of die nam eens een Adv-dag of een kindje is ziek, klein verlet, ziekte, whatever. Dat moest allemaal door mij gedaan worden. En ik vond dat eigenlijk echt niet leuk. Ik heb een podcast opname hier gehad met Helen. Ik vertel hoe verschrikkelijk ik het vind om payroll te doen. Ik kijk daar zo hard tegenop, het duurt ook heel lang bij mij. En toen zei ze, kijk, ik kan dat ook outsourcen. Wij kunnen nu een vaste consulente geven die volledig de payroll van u overneemt. Wij werken met strobo, dus alles is toch geregistreerd. Alle tiklokken zitten daarin, de contracten zitten daarin. Dimona's worden automatisch gevraagd. Dus nu doe ik dat niet meer.

Helen en bij SD Worx zitten de mensen die het wel allemaal graag doen.

Ja, tuurlijk. Wij hebben onze experten die onze klanten helpen ofwel van op afstand ofwel ter plaatse bij de klanten. Dus er zijn nog vaste contactpersonen, aanspreekpunten, die de hele payroll admin overnemen en ook met Bouchra afstemmen, zodat je ook altijd wel mee in beeld bent. Het zijn experten die doen dat heel snel en efficiënt en die worden ook vervangen. Moesten zij ook zelf tijdelijk afwezig zijn of op vakantie zijn door een gelijkwaardige collega.

Dus continuïteit.

Maar vooral ook, het is een geruststelling. Ik kan maar doen wat ik denk dat juist is en wat ik denk van, dit hoort zo. Maar ik ken de wetgeving niet. Soms kan het zijn dat je niet verkeerd doet, maar dat weet je niet. Nu ben ik wel gerustgesteld. Nu weet ik, als er overuren zijn, dat zal aan de juiste tarieven zijn, of het zal juist berekenend worden, of de vragen die medewerkers hebben, kunnen ze ook rechtstreeks aan haar stellen. Ik zit daar voor niets meer tussen. Ik ben gewoon zeker gerustgesteld dat wat payroll betreft en heel het HR gebeuren, dat dat zowel wettelijk in orde is als de mensen correct betaald worden. En als ze vragen hebben, kunnen ze daarbij terecht en dan wordt dat dan ook weer recht gezet. En dat stelt mij vooral gerust.

Is dat voor jou het grootste voordeel?

Dat is het grootste voordeel dat ik zeker weet dat het zeer correct is. Want als ondernemer, ja, ik ben geen expert in HR. Ik ben zeker geen expert in payroll. En je doet maar voor zover dat je kennis rijdt. En voor zover dat je denkt dat het moet gebeuren, of zoals je aanleert van, oké, je geeft de uren zo in en dan stuur je het door en SD Worx berekenend te hebben. Is dat allemaal juist? Nu ben ik zeker dat dat allemaal juist is.

Ellen, we hebben het al gehad over efficiëntie, continuïteit. Zijn er nog andere voordelen, nog andere meerwaarde die jullie bieden voor kmo’s?

Ja, zeker, maar dat is ook vaak klant afhankelijk. Sommige klanten willen de juiste info krijgen, bijvoorbeeld naar aanleiding van een regeerakkoord. En die info gaan we hen bezorgen en gaan ze naar een zelf verder mee aan de slag. En andere klanten willen echt een totaal begeleiding van A tot Z. Dus voor ons is vooral de grootste troef om goed te luisteren wat de klanten willen, die behoefte te detecteren en dan de juiste oplossingen aan te bieden. Daarnaast zorgen we natuurlijk ook voor een correcte loonberekening, maar we zien ook dat de medewerkers anders verloond willen worden dan vele jaren geleden wat flexibeler. En daar kunnen we naar weer kijken met een legal consultant van is er mogelijkheid om wat budgetvrij te maken om toch dat loon flexibeler toe te kennen aan die medewerkers, zodat ze extra voordelen hebben, extra voordeel zoals een fiets of een computer of extra vakantie dagen. Wat wij ook heel sterk zijn, is onze digitale tools. Wij hebben een platform waar ook onze medewerkers zelf in, afwezigheden en zo kunnen registreren, ook hun onkosten of overuren, waardoor dat allemaal geautomatiseerd wordt en er is dan ook minder kans op fouten. En het gaat ook sneller. Dus door één druk op de knop eigenlijk staat alles in het payrollpakket. Dat zijn verschillende zaken die wel een klant enorm ontlasten.

Bouchra misschien even naar de praktijk. We hebben wel concrete dingen hier aangehaald. Zijn daar zaken? Die heeft SD Worx voor ons wel opgelost, opgevangen.

Natuurlijk, net zoals ik net zeg, het feit al dat ik het niet meer moet doen, ik deed daar vier dagen over en ik ben altijd verbaasd, onze consulente noemt Axel, dat hij dat op een halve dag of op een uur, denk ik, zelfs gedaan heeft, waarvan ik denk hoe efficiënt was dat. Dus ik heb mijn vrijheid helemaal herwonnen. Maar ik heb ook mijn vrijheid als CEO herwonnen, omdat ik nu zit er iemand anders tussen. Mijn medewerkers, als ze vragen hebben, dat moet niet meer bij mij terechtkomen. En ik vind dat ook wel veel comfortabeler, want sommige antwoorden willen ze niet krijgen, of willen ze niet horen, of is ambetant, of je kunt eens een keer zeggen, maar ja, die vakantiedagen zijn op, dat is aan iemand anders die dat dan zegt, en dan kan je nog zeggen, je kunt nu onbetaald verlof nemen, of wat dan ook, we zijn redelijk flexibel, maar het hoeft niet allemaal bij mij te zijn. Dus dat vind ik wel heel comfortabel. Wat ik ook comfortabel vind, is gewoon ook de privacy. Het is iemand extern die payroll doet van alle medewerkers. Daar ben ik wel gerust in, dat de privacy van elkaar wel gerespecteerd is. Het is niet iemand intern die nu weet dat hij heeft zoveel, en dat is daar, en die heeft die voordelen bij, en die heeft die nadelen bij. Dat dat wel, dat geeft mij ook wel een zeker comfortabeler gevoel om te weten dat is echt iets en alle mensen hun privacy kan wel beschermd worden. Stel nu voor, er is iemand met loonbeslag, niemand hoeft dat te weten. Bijvoorbeeld, en nu is er iemand extern, dus niemand in mijn bedrijf hoeft dat te weten.

Heb je zo'n probleem of pijnpunten meegemaakt of werknemers die meer verloning willen, maar op een andere manier dat jullie inderdaad zich van, oké, SD Works heeft dat perfect voor ons opgelost.

Dat laatste nu niet per se, want daar zijn wij wel... Ja, dat ligt gewoon vast, dat hangt van uw functie af. En dan is dat uw pakket. Dus dat is eigenlijk... dat is wel oké. Maar ik denk dat ze vooral in hebben opgelost... Nu had ik wel, even tussendoor, voordat we een consulent hadden, voordat ik in dat rijk was gestapt, dan belde we gewoon naar het kantoor. We hebben altijd wel die ondersteuning gehad. Iedere vraag kon ik stellen. En als zij mij niet konden helpen, dan werd de vraag aan legal gesteld en dan werd ik daar ook in geholpen. Dus het is niet per se, omdat we nu een consulente, wat dat zij van mij heeft weggenomen, is mijn arbeid. Ik weet nog heel goed, als ik aan het Helen, ik wil dat hebben, dan zei ze, maar dat kost geld. En dan zei ik, weet je wat ik kost? En de uren, dat kijk ik daar aan uit, aan het besteed. Dus ja, dat is echt een investering die ik heel graag doe, want dat brengt onmiddellijk op, omdat die tijd kan ik nu spenderen aan strategie bij wijzen van spreken of iets anders. Maar ik heb altijd mijn vragen kunnen stellen. Ik ben altijd wel bij hen terecht kunnen gaan. En het fijne was, dat was ook een opmerking die ik maakte, dat ik heel tof vond, want dat was een klein kantoor, ik weet het toch niet, lier. En ik zei, weet je wat ik tof vind? Die horen direct aan mijn stem, wie ik ben. Hoe naïef da ik ook was. En dan zei Helen, die zien je aan het nummer. Dat jij dat bent. Ik had van "Maar neen laat mij in mijn illusie dat die gewoon allemaal weten wie ik ben".

Na een tijdje wisten die wel wie je was, denk ik wel.

Helen, hoe die aanpak van bij Washville, wat u daar concreet gedaan en is dat zeer herkenbaar ook voor andere ondernemers.

Ja, dat klopt. Wij spreken vaak over onze klanten samen met onze payroll consulenten. Wij zien welke klanten heeft moeilijke vragen gesteld of welke klant iets meer ontevreden. Onze payroll consulenten beseffen heel goed wat er leeft bij onze klanten. En ook bij Bouchra was dat zo. We voelden wel wat frustratie tijdens de verwerking van de lonen, tijdens die loonpiek. En dan hebben we echt gekeken wat we daar kunnen doen. Ik denk dat we in eerste instantie een strobo hebben voorgesteld om een stukje automatisatie te doen. Strobo zorgt voor tijdsregistratie van kortlopende contracten waarin we al zorgen voor heel wat tijdswinst. Wat dan merkte we toch nog een stap verder kunnen gaan. En dan hebben we echt gezorgd voor die totale ontlasting in een collega-experte ingeschakeld die daar nu van op afstand de volledige payrollverwerking doet, waar iedereen met zijn vragen terecht kan en die ook snel en efficiënt werkt en die continuïteit kan garanderen.

En dan om af te sluiten, jullie willen echt wel de klemtonen liggen op partnerships. Hoe doen jullie dat dan concreet?

Ja, we willen echt heel graag een HR-partner zijn. Dat is iets waar we echt ambiëren. We hebben ook alles in huis om dat te realiseren. Voor ons is het eigenlijk belangrijk om op de juiste momenten of de juiste manier onze klanten te adviseren en te ondersteunen zodat we ook kunnen zien dat zij kunnen groeien en echt focus kunnen hebben op hun eigen business. We hebben doorgaans een fijne, continue samenwerkingen met onze klanten, waardoor wij ook strategisch kunnen meedenken. We hebben ook veel data in ons bezit. Dan kijken we of dat we dashboarden kunnen aanbieden, dashboarden ook op maat van de klanten, zoals we zelf ook wat kunnen opvolgen. Hoe gaat het met onze cijfers? Waar kunnen we in investeren? Zijn er bepaalde afdelingen waarop er wat extra aandacht voor nodig is waar we extra groei kunnen realiseren? En daarnaast hebben wij zelf ook een heel groot netwerk waarmee wij onze klanten dan ook met andere partners in contact kunnen brengen.

Bouchra, kan je dat bevestigen?

Ja, 100% absoluut.

Helen, Bouchra, ik wil je van harte bedanken voor de uitleg. En ik zou zich nog heel veel succes in de toekomst. En ik bedank natuurlijk ook onze luisteraars nog. Ben je benieuwd naar meer tendensen in business? Abonneer je dan alvast op je favoriete podcastkanaal. En missen zo geen enkelen aflevering.