Wat als je een werknemer moet laten gaan. Do’s & don’ts bij mogelijk ontslag.

Mogelijke pistes om ontslag toch te vermijden

Er zijn verschillende alternatieven voor ontslag die het overwegen waard zijn. Uiteraard wordt de uiteindelijke keuze beïnvloed door het sociaal klimaat, de algemene en financiële situatie en de urgentie. Acerta geeft een overzicht van je opties wanneer je op kosten wil besparen of wanneer er gewoon niet genoeg werk is voor al je medewerkers.

Wil je kosten besparen?

1. Loonoptimalisaties

Probeer de lonen te optimaliseren. Vervang individueel of collectief en met akkoord indien nodig, (een deel van) het brutoloon dat over de barema’s is, door zaken die niet aan RSZ onderworpen zijn. Of je kan loonsverhogingen geven in de vorm van looncomponenten die fiscaal en qua RSZ interessanter zijn dan gewoon brutoloon. Denk maar aan maaltijdcheques, groepsverzekering, onkostenvergoedingen of een cafetariaplan. Zo krijg je een slim en uitgebalanceerd loonbeleid. Het resultaat? Het nettoloon blijft hetzelfde, maar de loonkost daalt.

2. Preventief ziekteverzuimbeleid

Veel afwezigheden door ziekte, met gewaarborgd loon, kost een bedrijf geld. Bovendien blijft het werk liggen (of je moet een vervanger zoeken). Dit probleem kan je aanpakken door een beleid rond ziekteverzuim op te zetten. Hiervoor ga je beter niet voor beloningen voor mensen die altijd aanwezig zijn, want dat kan als discriminerend beschouwd worden, maar zet in op een preventief verzuimbeleid met een focus op het welzijn van je medewerkers.

3. Reduceer overuren

Een andere, eenvoudige ingreep is het reduceren van overuren, en dus ook overloon. Dit kan door te schuiven met werkschema’s, om zo de dalen en pieken in het werk beter op te vangen. Een andere optie is om werknemers die het momenteel wat rustiger hebben, in te zetten om extra werk op te vangen.

4. Beëindig externe contracten

Het is een evidente, maar toch geen gemakkelijke oplossing: het beëindigen van externe contracten (freelancers, interim-werknemers). Op deze manier kan je je personeelskosten (tijdelijk) verminderen.

5. Reken op de collectieve goodwill van je medewerkers

Heeft je bedrijf het écht moeilijk? Communiceer daar dan open en transparant over, want dat creëert begrip bij je medewerkers. Je kan hen vragen om tijdelijk vrijwillig loon in te leveren (zonder onder de barema’s te gaan) of om bonussen af te staan, om de moeilijke periode te overbruggen. Dat vergt wel enorm veel goodwill bij je medewerkers.

Heb je onvoldoende werk voor al je medewerkers?

1. Speel met de arbeidsduur

Je kan met de arbeidsduur spelen door (tijdelijk) collectief de arbeidsduur te verminderen van bijvoorbeeld 38 naar 35 uur per week. Het loon wordt dan pro-rata aangepast. Het voordeel van deze oplossing is dat werknemers als voltijdse werknemers beschouwd blijven en ze niets van sociale bescherming verliezen. Je moet wel overleggen met de vakbonden en/of je werknemers en het arbeidsreglement moet aangepast worden.

Een alternatief is om op individueel niveau een al dan niet tijdelijke werkvermindering af te spreken. Voltijdse medewerkers tijdelijk deeltijds laten werken of deeltijdse werknemers minder uren per week laten presteren zijn mogelijke oplossingen. Dit moet wel in onderling overleg gebeuren. Het arbeidscontract moet aangepast worden (eventueel aan de hand van een bijlage).

2. Ouderschapsverlof / Tijdskrediet

Zijn er werknemers die recht hebben op ouderschapsverlof of tijdskrediet? Laat hen dit opnemen. Andere alternatieven zijn: vakantie opnemen, verlof zonder wedde…

 3. Talent heroriënteren

Je kan daarnaast ook met mensen gaan schuiven. Denk aan het invullen van interne openstaande vacatures door mensen binnen je bedrijf te heroriënteren of het delen van werknemers door hen tijdelijk bij bedrijven met een tekort aan werkkrachten te laten werken.

Download de Acerta whitepaper over het delen van werknemers.

4. Tijdelijke werkloosheid

Je kan ook beroep doen op tijdelijke werkloosheid wegens corona (overmacht). Deze maatregel wordt verlengd tot 31 augustus, wel onder strengere voorwaarden. Daarna kan dit eventueel overlopen in tijdelijke werkloosheid wegens economische redenen, dat momenteel nog aan meer regels gebonden is.

Ontslag: wat als je niet anders kan?

Soms is ontslag de enige optie. Zeker in deze tijden zijn corona-ontslagen niet altijd te vermijden. Hoe ga je dan best te werk? Breng eerst de situatie in kaart, maar hou ook de nodige formaliteiten in de gaten.

1. Breng de situatie in kaart

Je begint best met de situatie in kaart te brengen. Zijn er bepaalde functies overbodig geworden? Op welk niveau moet er op kosten bespaard worden? Misschien is het wel een optie om arbeidsovereenkomsten van bepaalde duur niet verder te verlengen? Je kan ook vrijwillige vertrek promoten door bijvoorbeeld een vertrekpremie aan te bieden of een bepaalde bonus. Of oudere werknemers kunnen opteren voor SWT (ook wel gekend als het vroegere brugpensioen).

2. Aandachtspunten bij ontslag

• Beschermde werknemers

Sommige werknemers zijn beschermd tegen ontslag, bijvoorbeeld wanneer ze ouderschapsverlof hebben of in zwangerschapsverlof zijn. Ontslag is dan wel nog mogelijk, maar het mag niet gelinkt zijn aan deze (of andere) ‘beschermde’ situaties. Duidelijke argumentatie en bewijsmateriaal is nodig.

Heb je langdurig zieken op de payroll? Als bij een re-integratietraject vastgesteld wordt dat zij definitief ongeschikt zijn en er geen aangepast werk mogelijk is, dan is kosteloze beëindiging mogelijk.

• Motivatie ontslag

Zorg ervoor dat je kunt aantonen dat het om ontslag om economische redenen gaat (a.d.h.v. dalende omzet, minder orders, functie overbodig...) of dat het ontslag te maken heeft met de (on)geschiktheid of het gedrag van je werknemer. Anders riskeer je dat het ontslag als een ‘kennelijk onredelijk ontslag’ beschouwd wordt en zal je een vergoeding moeten betalen van 3 tot 17 weken loon. Werknemers hebben trouwens het recht om naar deze motivatie te vragen.

• Collectief of meervoudig ontslag

Ontsla je binnen 60 dagen een bepaald aantal mensen? Dan kan het zijn dat je een specifieke procedure moet volgen en/of een extra collectieve ontslagvergoeding moet betalen. In sommige sectoren moet je bij meervoudig ontslag (=meerdere werknemers in één keer) ook een bepaalde procedure volgen of een vergoeding betalen.

Volg het webinar van Acerta over collectief ontslag en sluiting van een afdeling of onderneming.

• Modaliteiten ontslag

Als alles vastligt, en je rekening gehouden hebt met voorgaande punten, kan je aan de formaliteiten beginnen. Verzend de ontslagbrief tijdig en via een aangetekend schrijven. De opzeg gaat in vanaf de eerstvolgende maandag na ontvangst van de brief, of de derde werkdag na de verzending van het aangetekend schrijven.

Is er outplacement verschuldigd? Als aan de wettelijke voorwaarden voldaan wordt, moet je dit zeker geven. Acerta is trouwens een erkend outplacementbureau.

Nog een interessant weetje: Zijn de werknemers tijdelijk werkloos als je hen ontslaat? Er is net een nieuwe wettekst goedgekeurd die in voege treedt vanaf publicatie in het Staatsblad en die zegt dat hun opzegtermijn geschorst zal worden (en dus niet meer zal blijven doorlopen).

Wat na ontslag?

Geef de nodige aandacht aan een degelijk offboarding proces inclusief een exitgesprek. Een mooi en goed geregeld afscheid is altijd het beste en zo hou je de deur op een kier voor een mogelijke terugkomst later.

Een ontslag positief afronden is een hele uitdaging. Volg de online opleiding van Acerta over offboarding en maak ambassadeurs van je ex-medewerkers.

De juiste communicatie bij een ontslag is van cruciaal belang. Breng direct na een ontslag zélf de achterblijvers ook op de hoogte en duid het ontslag. Toon je eigen emoties en wees bij een onzekere situatie eerlijk, neem je werknemers in vertrouwen en bespreek de situatie en de toekomst. Zo verhoog je de betrokkenheid. Geef zeker ook aandacht aan wat goed gaat, dat geeft energie.

Moeten er bij jou misschien ook ontslagen vallen en heb je hier nog vragen over? Neem een kijkje op deze link of neem contact op met Acerta via onderstaand formulier!

Meer lezen:

• Je werknemers delen: een alternatief voor tijdelijke werkloosheid