Volgend jaar is Peppol verplicht. Is jouw kmo er klaar voor?

Als je zakendoet met de Belgische overheid (B2G – Business to Government) moet je als Belgisch bedrijf nu al e-facturen gebruiken. Vanaf 1 januari van volgend jaar is e-facturatie via Peppol verplicht voor B2B-facturen in België. Die deadline nadert snel. Als je er nu mee aan de slag gaat, kom je later niet in tijdsnood.

Fred Breedland is de EDI B2B-expert van Descartes. Hij geeft tekst en uitleg bij de nieuwe regelgeving rond e-facturatie in België. In 2026 is Peppol namelijk verplicht voor B2B-facturen. Een verwittigde kmo…

Wat is Peppol en waarom voert de overheid dit systeem in?

“Peppol is zowat de verzamelnaam voor alles wat met elektronisch factureren te maken heeft,” aldus Fred. “Let wel, dan heb ik het niet over een pdf als e-mailbijlage. Onder een e-factuur verstaan we een datastream die bedrijven langs het Peppol-netwerk uitwisselen. De Europese Unie voert het systeem in om een algemeen kader met vaste normen te creëren en om de ‘btw-kloof te dichten’. Dit moet de administratie voor alle ondernemingen eenvoudiger maken en de betalingen versnellen. Zoals gebruikelijk voeren de verschillende lidstaten e-invoicing op verschillende momenten en met eigen aanpassingen in. België integreerde vrijwel de volledige standaard en is daarmee een schoolvoorbeeld van hoe het moet. Samen met Italië, Spanje en Polen neemt ons land het voortouw. Bij ons is Peppol verplicht vanaf volgend jaar voor wat B2B-facturen betreft.

Wat verandert er zodra Peppol verplicht is voor B2B-facturen?

Europa bepaalde dus de norm, de criteria waaraan e-facturen moeten voldoen. Daarnaast creëerde de Europese Unie het netwerk om die e-facturen te versturen en ontvangen. Vervolgens verkregen bepaalde organisaties een erkenning als gecertificeerd Peppol Access Point. “Descartes heeft zo’n erkenning,” vervolgt Fred. “Dat houdt in dat wij de facturen van onze klanten ontvangen en softwarematig valideren. In andere woorden: bevestigen dat ze voldoen aan de Peppol-norm. Iedere onderneming die e-facturen wil versturen of ontvangen moet bijvoorbeeld over een Peppol-ID beschikken. Kmo’s kunnen bij Descartes advies inwinnen over de vertaalslag naar een Peppol-factuur. Wij zetten de facturen om nar het Peppol-formaat en verzekeren de validering, juistheid en volledigheid.” Na B2G vormt B2B de tweede stap van het traject. Over enkele jaren zal Peppol wellicht verplicht zijn voor B2C. Wat er ook nog zit aan te komen is de verplichte rapportering van de e-facturatie, maar ook dat is nog niet voor meteen.

Wat moeten kmo’s doen om zich voor te bereiden op Peppol?

Fred maakt een onderscheid tussen handelsfacturen en kostenfacturen. De eerste zijn vandaag meestal reeds e-facturen. De tweede betreffen eenmalige aankopen, die nu nog vaak als pdf-factuur de deur uitgaan. “Als je kostenfacturen in pdf-formaat wil blijven ontvangen, kan Descartes ze naar dit formaat vertalen. Zo blijven je huidige processen werken. Voor kleinschalige kmo’s met een beperkt volume aan facturen, bestaan er ook Peppol Access Points. Als je ervoor zorgt dat de facturen overeenstemmen met het juiste formaat, kan je hier gratis gebruik van maken.” 1 januari lijkt nog veraf, maar kmo’s kunnen zich best nu al voorbereiden, om bottlenecks tegen het eind van het jaar te vermijden. “Begin met je goed te informeren en advies in te winnen,” adviseert Fred. “Vervolgens stel je een actieplan met tijdlijn op. Eenmaal de investering achter de rug ligt, verloopt alles eenvoudiger. En is je kmo klaar voor de volgende Peppol-fase.”

Wil je graag meer vernemen over e-facturatie? Wil je je organisatie klaarstomen voor wanneer Peppol verplicht zal zijn voor B2B-facturen? Ben je nog op zoek naar een Peppol Access Point? Neem dan zeker contact op met de specialisten van Descartes.