Personeelsplanning in kmo’s: reken op tools en een goed netwerk

Wendbaarheid is cruciaal voor organisaties in deze uitdagende tijden. Om voldoende wendbaar te zijn, is flexibiliteit op het vlak van talent de sleutel. Wat een medewerker voor je zaak doet, is immers belangrijker dan zijn statuut. Hoe goed zijn flexibele krachten ingeburgerd bij de Vlaamse kmo’s? En wat kun je verder doen om je personeelsplanning op punt te zetten?

In juni 2020 vroegen we 3000 bedrijven in 11 Europese landen naar hun prioriteiten op het vlak van personeelszaken in deze vreemde tijden. Een van de topics die we in ons onderzoek aansnijden is de personeelsplanning, een aspect waar kmo’s geregeld mee worstelen.

COVID-19 heeft veel ondernemingen voor uitdagingen gezet als het daarop aankomt. Lessen die we leerden: om succesvol te zijn, moet je zinvolle investeringen doen in tools en talent, en een flexibel personeelsbestand uitbouwen.

Het juiste talent op het juiste moment

De evenwichtsoefening bestaat erin de kosten onder controle te houden en tegelijk voldoende medewerkers ter beschikking te hebben om je vaste personeelsbestand te versterken wanneer dat nodig is.

Enerzijds houdt dit in dat je de juiste arbeidsomstandigheden voorziet voor je vaste medewerkers, bijvoorbeeld door een beleid voor telewerk uit te rollen en werk te maken van leer- en ontwikkelingsplannen.

Anderzijds betekent het creatief zijn met arbeidskrachten die niet op de payroll staan, je zogenaamde ‘flexibele schil’. Freelancers, uitzendkrachten en flexi-jobbers, allemaal kunnen ze waarde toevoegen aan je bedrijf. Zo’n 25% van de ondervraagde Belgische ondernemingen geeft aan flexwerkers in te zetten.

“Een goede personeelsplanning rust niet op overuren”

Robin Beens, directeur kmo bij SD Worx, spoort ondernemingen aan werk te maken van een netwerk: “In kmo’s zien we vooral dat werkgevers hun eigen medewerkers sneller overuren laten draaien dan een tijdelijke kracht in te schakelen. Dat is een goed idee als het maar heel sporadisch is. Merk je dat je vaker op dure overuren moet terugvallen, dan is het toch aangewezen een interimkracht of freelancer in te schakelen. Voor personeelsadministratie kun je daarvoor ook op een hr-partner als SD Worx terugvallen.”

Stuur je personeelsplanning met data en tools

Een andere voorwaarde om niet in de problemen te komen met je personeelsplanning, is dat je op elk moment een goed en realtime zicht hebt op zaken zoals vakantie van je medewerkers, nog op te nemen overuren, de tijd die nodig is om een bepaald project af te ronden ...

Bart Verrelst, Manager Outsourcing Services bij SD Worx die al veel optimalisatietrajecten bij kmo’s begeleidde: “Om bezetting en werk altijd goed op elkaar af te stemmen, heb je goede tools nodig die je in één oogopslag die informatie geven. Vaak ontbreekt het kmo’s daaraan, en jongleren ze nog vaak met verschillende Excel-bestanden naast elkaar. Wil je je personeelsplanning optimaliseren, dan is digitalisering absoluut aan de orde.”

Zet je personeel efficiënt in...

... met SD Worx. Het is een hr-partner die je de nodige tools en ondersteuning biedt zodat jij je op je zaak kunt focussen. Neem contact op via de website of het formulier hieronder.

Dit artikel is deel van een reeks waarin we van dichterbij bekijken hoe Europese ondernemingen de belangrijkste hr-uitdagingen aanpakken. De complete onderzoeksresultaten ontdek je in onze whitepaper ‘HR, Fluid as Hula-Hoop Shaking’.

Lees ook:

• Loonbeleid in de Vlaamse kmo: “Maak eerst werk van structuur, dan van flexibel verlonen”
• Payroll optimaliseren? Digitalisering en hr-outsourcing bieden kansen