Kan ik de mailbox van mijn (ex-)werknemer bekijken?

In bepaalde situaties wens je als werkgever de mailbox van je (ex-)werknemer te bekijken. Denk aan de opvolging van de klanten waarvoor een ex-medewerker verantwoordelijk was. De vraag is of dat privacygewijs wel is toegestaan. Heeft de (ex-)werknemer hier ook zijn zegje in? Wat als hij zijn toestemming ervoor intrekt?

Mailbox bekijken

Internet en e-mailpolicy

Meelezen en ontslag

Zakelijke en privé e-mail

Out of office reply

Ontslag

Mailbox bekijken

Het persoonlijk leven, inclusief de mailbox, van je medewerker wordt beschermd door het recht op privacy. Je mag in principe niet rondsnuffelen in andermans mailbox zonder toestemming van die persoon. Of je hierop inbreuk mag maken, hangt af van de situatie.

Je wil als werkgever de continuïteit van je onderneming garanderen, zelfs wanneer er medewerkers ziek of afwezig zijn. Je zal geneigd zijn om hun professionele mailbox te openen en ongelezen e-mails te behandelen.

Wanneer het te rechtvaardigen valt in het belang van je bedrijf, denk aan het voorkomen dat er communicatie verloren gaat en met name een zekere continuïteit van je diensten, mag je als werkgever zakelijke e-mails controleren. Houd rekening met zijn privacy.

Ex-werknemer

Waaraan moet ik me houden als werkgever?

Je moet je houden aan volgende zaken voor je de mailbox van je ex-werknemer bekijkt:

1. Verwittig je ex-werknemer voor je zijn mailbox inkijkt. In het bedrijfsbelang van je onderneming mag je nagaan of er mogelijke professionele e-mails zijn toegekomen. Het bedrijfsbelang weegt niet op tegen het recht op privacy.
2. Voeg een korte motivering toe en deel effectief mee waarom het belangrijk is dat je zijn e-mailaccount inkijkt. Als er professionele e-mails toekomen, dan is het toch van belang dat je daar opvolging aan geeft?
3. Doe het nodige om je klanten te informeren dat het e-mailaccount nog een korte termijn gelezen zal worden. Dit betreft een beperkte termijn na ontslag.
4. Het inkijken van zijn (mogelijke) privé e-mails is absoluut uit den boze.

Werknemer

Als je medewerker ziek of afwezig is, en het betreft een absolute noodzaak voor de belangen van je onderneming, mag je de mailbox van je werknemer bekijken. Verwittig hem voordien en geef daarvoor een korte motivering mee. Bekijk enkel zakelijke e-mails.

Internet en e-mailpolicy

Hoewel het niet verplicht is, is het aangeraden om een internet en e-mailpolicy op te stellen voor je medewerkers. In deze policy geef je aan in welke situaties je hun mailbox kan bekijken en met welk doel. Zo kan je problemen bij langdurige ziekte of ontslag voorkomen. Licht hen bij ziekte of vakantie vooraf in dat je hun mailbox kan bekijken.

Let op: de regels moeten bekend zijn bij je medewerkers vóórdat zij de cao ondertekenen.

Meelezen en ontslag

Wanneer je de e-mail van een medewerker leest, kan je als werkgever botsen op een gegronde reden voor ontslag. Denk hierbij aan fraude of het schaden van je bedrijf.

Het is belangrijk dat deze gegevens rechtmatig verzameld zijn. Indien dat niet zo is, kan je ex-medewerker daar gebruik van maken wanneer hij een eventuele rechtzaak tegen jou aanspant om zijn ontslag aan te vechten.

De bevoegde rechter gaat na of het al dan niet schending van zijn privacy betreft. Stelt hij dat de gegevens onrechtmatig verkregen zijn, kan hij dat als bewijsmateriaal weigeren.

Zakelijke en privé e-mail

Strikt genomen mag je enkel de zakelijke mails van je medewerker bekijken. Wanneer je denkt dat een mail zakelijk is en toch persoonlijk blijkt, moet je deze meteen sluiten.

Hoewel het raadzaam is zo min mogelijk privé mails via een zakelijk account te sturen, doen sommige medewerkers het toch. Je kan als werkgever vragen de onbehandelde, zakelijke, mails door te sturen.

Indien dat niet kan, kan een vertrouwenspersoon worden ingeschakeld die privé en zakelijke mails van elkaar filtert.

Out of office reply

Bij geplande afwezigheid, kan hij de ‘out of office reply’ instellen. Is de afwezigheid onvoorzien, dan kan de vertrouwenspersoon deze ‘out of office reply’ activeren.

Volgende zaken staan in zo’n automatisch antwoord:

• duur van de afwezigheid,
• wie er waarneemt, en
• hoe deze persoon te bereiken is.

Ontslag

Bij ontslag moet het mailaccount zo spoedig mogelijk worden geblokkeerd. Voorzie voor een maand een automatisch antwoord, waarin je vermeldt dat deze persoon niet langer werkzaam is in je bedrijf.

Blijf je dat mailadres toch gebruiken? Weet dat dat onder naamvervalsing of -verduistering valt, wat strafbaar is. Tip voor de werknemer: regel indien mogelijk het sluiten van de mailbox voor het definitieve vertrek.

Lees ook: Mobiel werken en privacy