Vakantieperiode: tips voor een goede organisatie

Hoe zorg je ervoor dat je zaak tijdens de vakantieperiode vlot blijft draaien? Deze tips zorgen ervoor dat zelfs in afwezigheid van (ervaren) medewerkers je organisatie gesmeerd verloopt.

Tip 1. Zoek naar een redelijke overeenkomst voor het opnemen van vakantie

Tip 2. Sluit een vervangingsovereenkomst af

Tip 3. Studenten

Tip 4. Laat je medewerker meer werken vóór of na zijn vakantieperiode

Tip 5. Schakel een uitzendkantoor in

Tip 1. Zoek naar een redelijke overeenkomst voor het opnemen van vakantie

Er is een overeenkomst nodig voor het opnemen van vakantie. Hetzij een collectieve overeenkomst, hetzij een individuele overeenkomst tussen werkgever en medewerkers. Jouw akkoord als werkgever is dus vereist. Om alles goed te laten verlopen, is het advies om dit op te nemen in je arbeidsreglement. Zijn er bijvoorbeeld periodes waarin het omwille van de aard van het werk niet mogelijk is om vakantie op te nemen, dan kan je deze hierin opsommen. Daarnaast kan je de minimale termijn voor het aanvragen van vakantie best opnemen in je arbeidsreglement.

Let op: je moet bepaalde regels voor de vakantieperiode respecteren. Zo moeten in principe alle vakantiedagen vóór 31 december worden opgenomen. Je moet je medewerker tussen 1 mei en 31 oktober minstens twee ononderbroken weken vakantie verzekeren. Lees ook: Jaarlijkse vakantie vastleggen: de spelregels

Tip 2. Sluit een vervangingsovereenkomst af

Je kan als werkgever een afwezige medewerker tijdens de vakantieperiode vervangen door iemand met een vervangingsovereenkomst. Wanneer dergelijke overeenkomst wordt afgesloten voor een onbepaalde duur, dan geeft die de mogelijkheid om een kortere opzeggingstermijn te voorzien dan wat verplicht is bij een gewone arbeidsovereenkomst voor onbepaalde duur. Zo kan de vervangingsovereenkomst bepalen dat ze eindigt als de te vervangen medewerker het werk hervat of wanneer zijn arbeidsovereenkomst wordt beëindigd. Denk aan ontslag door de werkgever.

In geval van ontslag

In dit geval is de gewone opzeggingstermijn van toepassing. Tevens zal deze termijn van toepassing zijn wanneer de vervangingsovereenkomst een einde neemt om een reden die vreemd is aan het einde van de vervanging. Denk daarbij aan de houding van de vervanger of door economische redenen.

Nadelen aan de overeenkomst

1. De te vervangen werknemer en de vervanger mogen niet gelijktijdig in de onderneming aanwezig zijn. Hierdoor kan de werknemer wiens overeenkomst wordt geschorst zijn vervanger niet opleiden.
2. Bij afloop belet de vervangingsovereenkomst dat de vervanger zijn taken overdraagt aan de vervangen werknemer. Ze mogen namelijk nooit gelijktijdig aanwezig zijn.

Eventueel kan dit verholpen worden door het sluiten van een overeenkomst voor bepaalde duur, voorafgaand of volgend op de vervanging.

Wat zijn de verplichte vermeldingen?

Er zijn enkele verplichte vermeldingen:

• De reden van vervanging
• De identiteit van de vervangen werknemer
• De arbeidsvoorwaarden (loon, uurrooster, opzeggingstermijn...)

De bestraffing voor het niet-naleven van de vormvereisten is de omzetting naar een overeenkomst van onbepaalde duur met onder meer gewone opzeggingstermijnen.

Een vervangingsovereenkomst is uiterlijk vereist op het moment van de indiensttreding.

Tip 3. Studenten

Een derde tip om ervoor te zorgen dat je organisatie goed verloopt tijdens de vakantieperiode is door studenten in te schakelen. Het voordeel is dat dergelijke arbeid onder bepaalde voorwaarden goedkoper is. Je bent als werkgever alleen solidariteitsbijdrage verschuldigd van 8,13%.

Wat zijn hiervoor de voorwaarden?

De voorwaarden om van deze voordelige solidariteitsbijdrage en de vrijstelling van bedrijfsvoorheffing te genieten, zijn:

• De student is tewerkgesteld met een schriftelijke arbeidsovereenkomst voor studenten met verplichte vermeldingen
• De student kan tijdens een volledig kalenderjaar niet meer dan 475 uren (vrij te kiezen) werken
• De tewerkstelling moet gebeuren tijdens de periodes van niet-verplichte aanwezigheid in de onderwijsinstelling
• De werkgever heeft tijdig een Dimona-aangifte uitgevoerd

Lees ook: Wat je moet weten voor je jobstudenten aanneemt

Tip 4. Laat je medewerker meer werken vóór of na zijn vakantieperiode

Verplichte overuren

Je kan, indien daar een akkoord voor is, je werknemer 120 vrijwillige overuren per jaar laten presteren. Opgenomen in een sectorale collectieve arbeidsovereenkomst (cao), kan dit zelfs tot maximaal 360 uren per jaar bedragen. Zo kan je werknemer vóór of na zijn vakantie een tandje bijsteken. Het is niet verplicht de toestemming van een intern of extern orgaan voor de overuren te verkrijgen, noch is het vereist om over een reden te beschikken die deze overuren rechtvaardigt.

Vóór de prestatie van de overuren

De werkgever moet vóór de prestatie van de overuren een schriftelijke overeenkomst met de werknemer afsluiten. Daarin moet onder meer het vrijwillige karakter van deze overuren benadrukt worden. Om de zes maanden moet deze overeenkomst worden vernieuwd.

Let op: in geen geval mag je als werkgever je medewerker meer dan 11 uren per dag of 50 uren per week laten presteren. Bovendien heeft hij op het einde van de loonperiode recht op een overloon: 50% of 100% naargelang de overuren tijdens de week of op zon- of feestdagen werden gepresteerd.

Wekelijkse arbeidsuren

Deze overuren worden niet meegerekend voor de wekelijkse arbeidsduur die gemiddeld moet worden nageleefd. Bijgevolg is er geen recht op inhaalrust voor de gepresteerde overuren.

De interne grens

Voor de interne grens tellen de eerste 25 vrijwillige overuren in de referteperiode niet mee. Enkel de daaropvolgende uren komen in aanmerking. Het aantal kan op maximum 60 uren worden gebracht door een collectieve arbeidsovereenkomst (cao) gesloten in jouw sector.

Daarenboven zijn deze overuren onderworpen aan een fiscaal gunstig regime.

Bijkomende uren bij deeltijdse werknemers

Op vraag van zijn werkgever heeft een deeltijdse werknemer de mogelijkheid om bijkomende uren te presteren. Met een bijkomend uur bedoelen we elke prestatie die door een deeltijdse werknemer buiten zijn werkrooster wordt geleverd. Dergelijke uren moeten genoteerd worden in het controledocument voor deeltijdse werknemers.

Vaste arbeidsregeling

In principe geven bijkomende uren recht op overloon. Echter bestaat er een krediet aan bijkomende uren die zonder overloon kunnen worden gepresteerd. Als een medewerker in een vaste arbeidsregeling wordt tewerkgesteld, is de werkgever niet verplicht om overloon te betalen voor de eerste 12 bijkomende uren per maand. Overloon is verschuldigd vanaf het 13de bijkomende uur.

Flexibele arbeidsregeling

Een werknemer met een variabel uurrooster presteert in een flexibele arbeidsregeling de overeengekomen gemiddelde wekelijkse arbeidsuur per referteperiode. Vaak bedraagt een referteperiode een kwartaal, maar er zijn afwijkingen mogelijk.

In een flexibele arbeidsregeling moet geen overloon betaald worden. Dat, voor maximaal 3u14 aan bijkomende uren, vermenigvuldigd met het aantal weken in de referteperiode. Het resultaat van dat product mag maximaal 168 uren bedragen wanneer de referteperiode op een jaar is bepaald.

Indien er een akkoord is van de deeltijdse werknemer, zou je als werkgever ook - mits het afsluiten van een bijlage aan de arbeidsovereenkomst - de contractuele arbeidsduur tijdelijk kunnen verhogen.

Tip 5. Schakel een uitzendkantoor in

Wil je een vaste medewerker vervangen van wie de arbeidsovereenkomst is geschorst? Dan kan je een uitzendkantoor inschakelen. Als je medewerker op vakantie is, kan je een uitzendkracht inzetten.

Lees meer artikels in de rubriek Personeel