Aanmaning versturen? Tips voor een effectieve herinnering

Iedere zaakvoerder heeft er wel eens mee te maken: een openstaande factuur wordt maar niet voldaan door de klant. Niet alleen vervelend, maar het brengt ook je cashflow in gevaar. Er zit dan niks anders op dan een aanmaning te sturen. Specialist in credit management Atradius lijstte 5 tips op voor kordate, maar professionele herinneringen.

1. Bouw je aanmaning logisch op

Voorzie je herinnering van een gepaste aanspreking. Vervolgens deel je mee dat je, na controle van je boekhouding, de betaling voor de factuur nog niet ontving. Je kan de boodschap wat verzachten door te vermelden dat je uitgaat van een vergetelheid, niet iedereen betaalt immers moedwillig te laat.

Voeg in het middenstuk van je aanmaning factuurnummer, bedrag en vervaldag ter verduidelijking toe. Afsluiten doe je met een oproep tot actie: verzoek vriendelijk om de factuur te betalen en geef een nieuwe uiterste betaaldatum op. Eventuele gevolgen bij het niet uitvoeren van de betalingen geef je hier ook mee vanaf een tweede aanmaning.

2. Formuleer concrete data

Het laatste wat je met een aanmaning wilt bereiken, is dat er (opnieuw) ruimte is voor interpretatie. In plaats van ‘dringend’ of ‘binnen 8 dagen’ geef je beter een concrete datum op.

Schrijf niet “We ontvangen de betaling graag binnen 8 dagen”, maar wel “We ontvangen de betaling graag ten laatste op 23 maart”.

3. Zet het voordeel van een snelle betaling in de kijker

Bestraffen is niet altijd de beste optie. Focus daarom zeker in je eerste aanmaning op de eventuele goede relatie en de wil om die verder te zetten.

“Wanneer de betaling tijdig gebeurt, kunnen we verdere bestellingen blijven leveren” klinkt veel positiever dan “Betaal nu of we gaan over tot gerechtelijke stappen”.

4. Durf creatief te zijn met je aanmaning

Bij slecht betalende klanten werkt een standaardbrief niet altijd, waarschijnlijk belandt deze op de grote stapel. Zorg er dus voor dat je bij deze groep opvalt met een creatieve aanpak. Zet bijvoorbeeld een positieve kreet op de envelop of in de onderwerpregel van je mail ("Maak snel open, en maak kans op een goede zakelijke relatie").

5. Hou het bij 3 aanmaningen

Het helpt ook niet om aanmaningen te blijven sturen, een derde herinnering is over het algemeen ook de laatste. In die laatste aanmaning mag je best een kordatere toon aannemen. Verwijs naar je algemene voorwaarden en vermeld welke schadevergoeding bovenop het initiële factuurbedrag komt.

Geen antwoord? Vermoedelijk ben je dan niet de enige die op z’n geld wacht. Neem contact op met een advocaat en/of incassobureau en leg een volledig dossier aan.

Gratis whitepaper met tips om je cashflow onder controle te houden

De experts van Atradius verzamelden 50 praktische tips en tricks rond credit management in een whitepaper. Download hem snel en zorg voor een gezonde cashflow in je bedrijf!

Nood aan ondersteuning van een expert op het vlak van credit management? Neem contact op met Atradius via de website of via onderstaand formulier.