Waarom e-invoicing jouw onderneming winst oplevert

Vlaanderen leverde enorme inspanningen op het vlak van e-invoicing. De Vlaamse overheid stimuleert elektronische facturatie (e-facturatie) tussen bedrijven. Dankzij het Peppol-model is het Vlaamse e-facturatiebeleid uitgegroeid tot een best practice binnen de Europese Unie. Tegelijk kunnen vrijwel alle boekhoudpakketten op de Belgische markt probleemloos Peppol-facturen ontvangen. Welke voordelen levert e-invoicing en hoe kan software jou hierbij ondersteunen?

Het belang van elektronische facturatie

Elekronische facturatie, e-facturatie of e-invoicing is sinds 2017 de standaard voor overheidsopdrachten van de Vlaamse overheid. Dit betekent dat je als leverancier verplicht bent om je facturen elektronisch te verzenden. De overheid aanvaardt papieren facturen of pdf-bestanden dus niet langer.

Voor eenmanszaken en andere, kleinere partijen maakt ze voorlopig nog een uitzondering. Ook voor declaraties en schuldvorderingen kan je nog op de klassieke manier verzenden.

Welke voordelen biedt e-invoicing?

E-invoicing levert de verzender en ontvanger interessante voordelen op. We sommen ze even voor je op:

1. Aanzienlijke efficiëntiewinst
2. Kostenbesparing door eenvoudiger factuurbeheer en minder administratie
3. Snellere verwerking en betaling van facturen.
4. Kortingen voor leveranciers die elektronische facturatie op een gestandaardiseerde manier aanpakken.

Het Peppol-model en e-invoicing

Je hebt waarschijnlijk al gehoord van Peppol, de standaard in elektronische facturatie van de Vlaamse Overheid. Peppol staat voor ‘Pan-European Public Procurement Online’.

Door te werken met zogenaamde ‘Access Points’ – die de rol van dienstverlener op zich nemen – kunnen verzenders en ontvangers e-facturen uitwisselen via een gestandaardiseerd kader. Hierdoor zien Peppol-facturen er altijd hetzelfde uit en wordt maatwerk dus overbodig.

Een bijkomend voordeel is dat je dit model vlot kunt integreren met je eigen ERP-systeem, wat je bijkomende efficiëntie- en tijdswinst oplevert.

Het Mercurius-platform

Voor de verzending van je e-facturen moet je het Mercurius-platform van de Belgische overheid gebruiken. Via dit platform ontvangen en verwerken Belgische overheidsdiensten e-facturen en andere documenten in UBL-formaat (= Universal Business Language).

Het platform is verbonden met een Peppol ‘Access Point’. Om een factuur te versturen naar een Belgische overheidsdienst, moet je die dus versturen vanaf je eigen Peppol Access Point naar het Access Point waarmee het Mercurius-platform verbonden is.

E-invoicing en No hands Accounting van Exact

Een correcte en vlotte verwerking van financiële administratie is cruciaal voor elke ondernemer. Je boekhouding handmatig opvolgen, is niet alleen tijdrovend en duur, maar vergroot ook de kans op fouten. Met No hands Accounting van Exact ga je voor slimme en automatische factuurverwerking. Zo kan je je kostbare tijd optimaal besteden aan je core business.

Met Scan & Herken worden je facturen in Exact Online Boekhouden automatisch herkend en verwerkt in je administratie. Bovendien bouw je er automatisch een digitaal archief mee op. Via het Peppol-netwerk kan je snel en veilig je e-facturen uitwisselen. En zoals gezegd, worden ze ook sneller betaald omdat de ontvanger er minder werk aan heeft.

Ben je helemaal te vinden voor e-invoicing? Heb je vragen over No hands Accounting van Exact of wil je ermee aan de slag? Laat van je horen via onderstaand invulformulier!

Lees ook:

Software voor debiteurenbeheer: grip op cashflow en inningen

Software voor debiteurenbeheer, perfect voor kmo’s